四、檔案的保管
(一)檔案保管的內容 企業檔案保管的具體內容，主要包括以下幾個方麵：
(1)日常性的保管與保護工作：主要包括溫濕度的觀察監測、庫房清潔、庫房的安全保衛和企業檔案的入櫃上架整理等；
(2)搶救性的保管與保護工作：主要指對破損或載體變質的企業檔案進行修補、複製等；
(3)條件性的保管與保護工作：主要指庫房的規劃建設與使用、企業檔案裝具的挑選及設備的購置與維護等；
(4)預防性的保管與保護工作：主要指針對企業檔案的防火、防潮、防高溫、防盜等采取的維護措施。
(二)檔案存放地備查用表
(三)文件保管備查表
五、檔案的安全檢查
定期和不定期地對檔案進行檢查，是企業檔案管理的一項重要工作。隻有細致地檢查，才能確切地了解檔案保管的安全程度，從而采取有效措施，改善保管條件，杜絕檔案被損壞。
檔案的定期檢查，可根據本部門的具體情況而定；不定期的檢查，應在下列情況下進行：
(1)發現檔案遺失或被盜竊後；
(2)水災、火災之後；
(3)對某些檔案(如利用頻繁的部分)是否遺失發生懷疑時；
(4)發生蟲害、黴爛、潮濕等現象時。
檢查時必須有檢查記錄，記錄應以全宗為單位進行，最後應根據記錄做出檢查報告。檢查工作完畢後，對檢查出的問題應進行仔細研究並認真處理，必要時對某些製度做適當的修改。
六、檔案的檢索
企業檔案檢索包括兩個互為聯係的過程：企業檔案信息的貯存和企業檔案信息的查找。在整個企業檔案檢索體係中，檢索工具一方麵是貯存結果的最終體現，直接反映貯存的質量和水平；另一方麵又是檢索活動的必要條件，對檢索效率具有重要的甚至是決定性的影響。
(一)案卷目錄
是以企業檔案案卷為單位，依據企業檔案的整理結果和庫藏排架順序編製而成的目錄。案卷目錄一般采用書本式，其作用主要是固定企業檔案的整理過程與排架的順序，作為日常保管和統計的依據。它通常包括以下四個基本目錄：
企業檔案案卷總目錄 它是企業檔案的總登記賬，主要記錄保存企業檔案的數量，揭示不同檔案的成分。它一般包括總順序號、歸檔時間、案卷題名、檔號、編製單位、編製日期、密級、保管期限、份數、頁數、備注等項目。
2．企業檔案案卷分類目錄 分類目錄與總目錄的排列順序不同。分類目錄依據案卷的排架順序進行流水登記；總目錄則按案卷收進時間的先後進行流水登記。其項目除了分類順序號外，與總目錄基本相同。
3．底圖目錄 底圖需要單獨平放或卷放，但不能組卷，因此必須建立一套與此相適應的檢索目錄，便於科學保管和查詢利用。底圖目錄的項目主要包括：序號、歸檔時間、檔號、底圖號、圖底名稱、幅麵張數、編製單位、編製日期、備注等。
4．新型載體檔案目錄 為了便於管理和利用，應編製新型檔案載體目錄。編製新型載體檔案目錄，視各種不同載體檔案的數量而定，既可以綜合建立一個統一目錄，也可以按不同載體分別建立目錄。其項目主要包括：序號、歸檔時間、案卷題名、編製單位、編製日期、載體類型、編號、數量、密級、保管期限、備注等。
(二)案卷文件目錄 又稱“綜合目錄”、“全引目錄”，是在案卷目錄的基礎上將卷內文件目錄與之綜合而成的目錄。
(三)分類目錄 分類目錄是按照分類法的體係，反映企業檔案主題內容的分類號為檢索標識，突破全宗界限和庫藏排架順序編製而成的目錄。
(四)主題目錄 主題目錄是按照主題詞的字序，以反映企業檔案主題內容，以主題詞為檢索標識編製而成的目錄。
(五)專題目錄 專題目錄的主要作用與分類目錄基本一致，但揭示企業檔案信息的內容範圍可適當窄些，深度可適當專些。
(六)人名目錄 人名目錄是揭示庫藏企業檔案所涉及人名及其簡要情況的目錄，包括全部人名及其簡要情況的綜合性人名目錄，如任免、獎懲等部分的人員及其簡要情況的專題性人名目錄。
(七)人名索引 人名索引揭示庫藏檔案涉及的人名，包括人名所在案卷的檔號、頁數等出處。
(八)指南
指南主要包括以下三種：
1．用來介紹企業檔案全宗指南
主要包括立檔單位概況(如企業名稱、隸屬關係、任務等)、全宗檔案的情況(如檔案的形成、數量及管理等)、全宗檔案的內容與成分。
用來介紹企業檔案中某個專題的指南 主要包括專題檔案的介紹(如該專題檔案的有關內容、價值、數量等)、附錄(包括該專題檔案的來源、人名索引等)。
3．用來介紹企業檔案館檔案情況的指南 主要包括企業檔案館的概況(如企業檔案館的曆史沿革、檢索工具的種類、館藏企業檔案情況等)、館藏企業檔案的介紹(如一個檔案類別的名稱、檔案數量、起止日期等)。
七、檔案目錄卡
八、檔案索引表
九、檔案的合理利用
檔案的利用，是指采用多種有效的方式，直接提供企業檔案及其信息加工材料，及時、準確地滿足用戶對企業檔案的利用需求。
檔案部門應根據本企業檔案工作的實際情況，針對現實工作對企業檔案多層次、多角度的利用需要，確定應采用哪些服務類型，再選用與用戶特點及檔案特色相適應的服務方式，以充分發揮檔案的價值。常見的服務方式主要包括：
(一)閱覽
由於檔案和檔案用戶的數量較多，一般都應設置閱覽室，開展閱覽服務。也可以不設置專門的閱覽室，而在辦公室開辟一角，供使用者查閱相關檔案。
對那些經常被利用、機密程度不高的企業檔案，可以實行開架閱覽；對那些超出閱覽允許密級範圍的企業檔案，實行有條件的閉架閱覽，但隻有那些有查閱秘密檔案資格的人員才能夠得到這樣的服務；對那些脆化、易損的檔案和特別珍貴的檔案，一般隻提供複印件。
檔案外借 檔案外借是指檔案部門按照一定的規定，將有關檔案材料借給使用者。企業必須建立、健全出借檔案的規章製度，明確出借手續，並配備相應的接待人員，調出用戶所需檔案。材料的借出和歸還都應進行登記，並催還借期已滿的檔案，把歸還的檔案放回原處。
(三)信息公布 信息公布，是指企業檔案部門通過向企業、社會公布檔案及其加工材料信息，實現為用戶服務的方式。信息公布可以通過展覽、陳列、印刷出版、媒體報道、內部打印分發、目錄交流等方式公布有關信息，這樣有利於增強凝聚力，擴大社會影響，提高知名度，提高企業檔案部門的聲譽。
(四)谘詢服務 谘詢服務是指企業檔案人員以檔案信息為依據，以口頭或書麵形式，為用戶解答有關企業檔案狀況或有關企業生產技術、管理狀況的一種服務方式。谘詢服務主要包括：
(1)為用戶解答有關企業檔案貯存及檢索方麵的問題；
(2)為用戶解答有關具體項目、活動形式和利用檔案的情況；
(3)為用戶解答有關具體項目的技術性問題和具體活動的細節問題；
(4)按用戶要求，提出書麵報告，形成谘詢檔案。
(五)製發檔案證明服務
製發檔案證明服務，是指企業檔案部門根據用戶的詢問和申請，為核查某種事實在檔案中有無記載、如何記載而摘抄編寫的書麵證明材料。製發檔案證明服務應滿足以下幾點要求：
(1)不應列入其他材料；
(2)需要加蓋印章後才可使用；
(3)應注明有關材料的出處及編寫方法；
(4)事先應審核用戶的要求是否合理。
(5)需根據企業檔案原件、副本或抄本編寫檔案證明，若沒有原件、副本、抄本，也可根據草稿、草案、草圖來編寫；
(6)文字準確、客觀、明了，不得根據主觀認識擅自解釋有關的檔案內容。
十、辦理檔案借閱的工作流程
十一、調卷單
十二、檔案調閱單
十三、檔案借閱管理製度
檔案借閱管理製度
第一條借閱檔案(包括文件、資料)必須先登記後借閱。秘密級以上的檔案文件，必須經過經理級領導批準方能借閱。
第二條案卷不許借出，隻供在檔案室查閱，未歸檔的文件及資料可以借出。
第三條借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續。
第四條借閱檔案的人員必須愛護檔案，要保護檔案的安全，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、複印、攝影、轉借或損壞，否則按《保密法》追究當事人責任。
第五條借閱的檔案交還時，必須當麵點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告部門經理。
第六條外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，並經總經理批準後方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。
第七條外單位摘抄卷內檔案，應經總經理同意，對摘抄的材料要進行審查、簽章。
十四、歸還檔案的工作流程
十五、歸檔案卷目錄卡
十六、檔案的銷毀
對超過保管期限的檔案，由綜合檔案室定期列出清冊，提出銷毀申請，經鑒定小組通過、公司主管領導批準後方可進行，並應報請保衛部門人員參加監毀。
(一)銷毀檔案的工作流程
(二)檔案銷毀清單