(5)檔案各級分類編號內應預留若幹空檔，以備將來組織擴大或業務增多時隨時增補之用。 第六條檔號編寫 (1)檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔號並予以同號編列； (2)檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號；
(3)對於新檔案，應編製“檔案分類編號表”，查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號；
(4)檔號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫於右上角。 第七條檔案整理 (1)歸檔文件應依目次號順序，以活頁方式裝訂於相關類別的檔夾內，並視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱；
(2)檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。
第八條保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定以外，依下列規定辦理：
(一)一年保存
結案後無長期保存必要的。
(二)五年保存
(1)期滿或已解除之合約；
(2)其他經核定保存5年的文書。
(三)十年保存
(1)會計憑證；
(2)事業計劃資料；
(3)預算、決算書類；
(4)其他經核定需保存10年的文書。
(四)永久保存
(1)公司章程；
(2)股東名冊；
(3)財務報表；
(4)組織規程及辦事細則；
(5)董事會及股東會紀錄；
(6)工程設計圖；
(7)政府機關核準文件；
(8)不動產所有權及其他債權憑證；
(9)其他經核定需永久保存的文書。
(五)各種規章由規章管理部門永久保存，使用部門則視其有效期間 予以保存
第九條檔案的清理
(1)檔案管理人員應隨時擦拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐 蝕。每年更換時，依規定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀，銷毀前 應造冊呈總經理核準，並於目錄表附注欄內注明銷毀日期。
(2)保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值的，檔 案管理人員應將“收(發)文登記單”第五聯附注在其保留文件上，並 在第五聯上注明部分銷毀的日期。
第十條調卷程序
(1)各部門經辦人員因業務需要調閱檔案時，應填寫“調卷單”，經 其部門經理核準後向檔案管理人員調閱。
(2)檔案管理人員接到“調卷單”，經核查後取出該項檔案，並於 “調卷單”上填注借出日期，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則按歸還 日期先後整理，以備催還。
(3)在檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。
(4)歸還檔案時，經檔案管理人員核查無誤後，檔案即歸入檔夾。
“調卷單”由檔案管理人員留存備查。
第十一條調卷管理
(1)調卷人員對於所調檔案，不得抽換增損，如有拆開需要時，必須報明原因，請檔案管理人員負責處理。
(2)調卷人員調閱檔案，應於規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應變更調卷登記，不得私自轉授。
(3)“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形應延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。
(4)調閱檔案限與經辦業務有關，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。
八、重要文件保管處理製度
重要文件保管處理製度
第一條範圍
本公司所有重要文件的收藏、保管與處理，一律按本規定擬明事項執行。
第二條種類
重要文件分為以下四種，分別處理：
(1)一般重要文件(日常用)；
(2)一般重要文件(非日常用)；
(3)最重要文件(日常用)；
(4)最重要文件(非日常用)。
第三條保管場所
在緊急情況下，重要文件的收藏、保管場所應按照以下規定加以保管，但根據文件的性質、數量及處理方法的不同也可作適當變更。
(1)各業務部門保險櫃存放各部、室的最重要文件。
(2)地下室內貴重物品庫應存放對於公司而言特別重要的材料。
(3)地下室倉庫存放以上文件之外的最重要文件和一般重要文件中
日常用部分。
(4)各分公司保險櫃存放最重要文件、一般重要文件中的日常用部分。
(5)現場保管(在各部、室的辦公地點以適當的方法整理保管)。上級對現場保管有特別指示的時候，保管人員應根據上級指示采用相應的保管方法。
第四條分類保管期限
各種重要文件的分類保管期限及保管場所，可另行規定。對前項文件進行保管時，同一內容的係統文件必須按地區予以區分，最重要文件更應如此。
第五條重要文件的另行保管
重要的票證或文件，在沒有其他材料可以替代時，需將其作出特別標記，辦理另置安全場所保管的有關手續。
第六條保管的主管部門
重要文件的搬出及收藏，由各業務主管部門負責實施；倉庫內文件的整理保管，由總務部門承擔。各業務主管部門應對各自保管的文件內容及保管位置加以記錄，並提交總務部門。總務部在安置文件時，應考慮其平時的使用頻率，合理保管。
第七條搬運、收藏時間
將各業務主管部門文件搬出加以收藏時，需按以下規定執行：
(1)正常情況下文件處理完結時；
(2)在特別緊急危險時；
(3)在發表緊急狀態宣言時。
第八條倉庫內的保管位置
收藏文件倉庫的位置，由總務部門決定。在搬運、收藏時，要準確無誤地將文件置於各自位置。當確認文件數量大、保管場所不足時，應預先與總務部協商，要求其增加或變更保管場所。
第九條銷毀處理
對於保管期滿的文件，總務部門在征求業務主管部門領導意見後予以銷毀。
第十條向公司外轉移
對於重要文件，在公司沒有特別命令時，原則上不允許攜帶、搬運至公司以外。分公司及工廠的文件，在無特別命令時，除第三條之外可參照以上條款執行，並將期滿文件處理方案呈報本公司總務部門。
如何管理檔案
一、檔案的收集
按照歸檔製度，接收其內部各部門移交來的文件是企業檔案部門收集工作的基本形式。企業檔案部門應采用多種收集方法，全麵、有效地開展收集工作。比如收集手段，以接收歸檔為核心，以征集、征購、購買、代存、實測補製等為補充；又如收集形式，應將收集工作與計劃管理相結合、接收歸檔與現場收集相結合、隨時收集和集中收集相結合、收集工作與服務工作相結合。
通常，企業檔案的收集方法主要有：
(1)本企業業務職能部門移交文件歸檔；
(2)外企業轉讓或移交；
(3)企業人員非職務活動中形成的檔案寄存、捐贈或轉讓企業人員 在非職務活動中形成的一些資料，特別是一些科技發明，雖然是個人的檔 案．但對本企業的生產、經營活動也有一定的價值；
(4)麵向社會收集、征集相關材料。
二、檔案內容登記表
三、檔案的整理
所謂檔案的整理工作，就是將零散的和需要進一步條理化的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體係的過程。檔案整理是檔案管理工作中一個相對獨立的組成部分。
檔案整理工作的主要內容包括：區分全宗、全宗內檔案的分類、編立保管單位(一般是立卷)、案卷的排列和案卷目錄的編製。
(一)區分全宗
企業檔案全宗，是特定的企業在進行生產經營及其他各項活動的曆史過程中形成、積累下來，由各種原始記錄所構成的、不可分割的有機體係，其成分包括特定企業的各種門類、各種形式的檔案材料。確定一個企業的檔案能否構成全宗，主要應研究它在行政上、財務上和人事上是否具有一定的獨立性，即是否具備以下條件：
(1)該組織可以獨立行使職權並能以自己的名義單獨對外行文；
(2)該組織是一個預算會議機構或獨立經濟核算機構，自己可以編製預算或財務計劃；
(3)該組織設有管理人事的機構或人員，並有一定的人事任免權。
(二)全宗內檔案的分類
企業檔案分類，是指根據企業檔案的內容、性質、形成規律及相互聯係，遵循統一的原則和要求，采用科學、適用的方法，對企業檔案進行分門別類，從而使企業的全部檔案成為一個條理化的、具有一定從屬關係和平行關係的庫藏係統。
分類是企業檔案整理工作的核心內容，是管理企業檔案的基本手段。它包括選擇分類方法、製定分類方案、為檔案材料分類(文件的歸類)和案卷排列等具體內容。
(三)編立保管單位(立卷)
案卷按照一定的主題、內部特征和外部特征編立而成，是具有密切聯係的若幹文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數量統計和一般檢索的基本單位之一，是組成全宗的基本單位。 (四)案卷排列 案卷排列，是指根據一定的方法，確定每類案卷的先後次序和存放位置，保持案卷與案卷之間的聯係。其排列方法主要包括以下幾種：
(1)按照案卷所反映的工作上的聯係排列；
(2)按照案卷所屬起止日期(時間)來排列；
(3)按文件的作者、收發文的單位以及文件內容所涉及的地區排列；
(4)按照案卷內容所反映的一定問題排列；
(5)人事檔案或監察、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫、漢語拚音字母順序或四角號碼等方法排列。 (五)編製案卷目錄 案卷目錄，即案卷的名冊，是著錄案卷內容和成分並按一定次序編排的一覽表。設置案卷目錄的原則是：必須按照全宗來編製，一個全宗編一本，也可以編幾本案卷目錄。因此，案卷目錄的類型基本上有兩種：以全宗為單位編製的綜合目錄、以全宗內各種門類為單位編製的分冊目錄。