第七章檔案管理
檔案管理工作的專業性很強，屬於企業管理工作的重要組成部分。
本章主要介紹檔案管理所涉及的內容．包括檔案管理工作流程、檔案的安全檢查及使用、檔案的借閱手續以及檔案的歸檔與銷毀等諸多方麵，行政經理對每個環節都要加以重視。
第一節 檔案管理概述
一、什麼是檔案管理
檔案管理是指對文書、科技、經濟、音像等各類檔案的統一管理和監督、檢查工作，是企業有效管理的組成部分，是企業生產建設、經營管理及領導決策的必要條件。企業行政管理的一項重要內容，就是搞好檔案管理工作，充分發揮檔案的作用，使其更好地為企業各項工作服務。
檔案管理既是專業性很強的業務管理體係，也是以服務性為主的日常管理工作。為保證檔案管理工作的順利進行，在管理過程中應遵循以下幾項管理原則：
(一)集中統一原則
企業生產活動中產生的各種檔案，均應由檔案管理機構集中統一管理，實行歸口管理和統一領導，而不能分散保管。作為個人，無權將企業檔案占為己有，在沒有規定和批準手續時，個人也無權任意轉移或銷毀企業檔案。
(二)完整原則
維護檔案的完整性，包括數量和質量兩個方麵。在數量上，要保證檔案的齊全，應歸口的檔案與實際保存的檔案要相符，不能殘缺不全；在質量上，要維護檔案材料之間的有機聯係和曆史麵目，不能人為分散、塗改而致使檔案失真。
(三)安全原則
檔案的安全維護主要包括：一是從物質上力求檔案不受損害；二是嚴防盜竊、丟失、泄密，確保檔案的安全。
(四)服務工作原則
檔案管理各項業務的開展，都是為企業生產建設、經營管理及領導決策等各項工作服務，因此應遵循為企業服務的原則，便於企業和社會對企業檔案的有效利用。
二、檔案管理準則
檔案管理準則
第一條檔案管理員每天對欲存檔的資料進行清理歸檔，以免資料堆積，要熟悉自己管理的檔案，了解各部門的歸檔製度。
第二條檔案每年清理一次，檔案管理員要準確地做好文件索引，以便查找。
第三條歸檔要注意整潔，歸檔前先對資料進行分類，再把材料按類別分組裝入一個待辦卷宗，避免盲目查找。
第四條立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批複放在一起，卷內頁號一律在右角，案卷目錄打印4份，卷內目錄打印5份。
第五條案卷厚度一般在1．5—2 cm為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查工作，如對破損或褪色的材料，應當進行修補和複製；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙麵過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊；對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件。案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用毛筆或鋼筆書寫，字跡端正。
第六條根據卷內文件之間的聯係，進行係統排列、編組號、擬寫案卷標題、填寫案卷封麵、確定保管期限、裝訂案卷排列、編製案卷目錄等，檔案目錄主要由封麵、卷宗說明、案卷目錄、卷內目錄組合而成。
第七條案卷按年代、機構排列，永久與長、短期案卷分開保管，編上順序號，注明存放案卷年號與卷號。
第八條注意做好保密工作，檔案室的門窗要堅固，加強防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
第九條每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題應及時采取補救措施，確保檔案的安全。
第十條對於已失去作用的檔案，要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，送主管審批後銷毀。
第十一條銷毀檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。
三、綜合檔案的歸檔管理
(一)歸檔範圍
1．產品生產方麵
有產品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件，原材料檢驗、產品生產過程和生產調度工作過程中形成的各種文件材料等。
2．經營銷售方麵
有企業經營決策和經營管理的各種記錄、文件、合同、協議等文件材料，市場經濟信息、廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。
3．設備儀器方麵
有設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝、調試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄，設備改進、改裝和報廢的文件材料等。
4．技術管理方麵
有質量管理、技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環保、科技情報等所形成的各種文件材料。
5．科技研究方麵
有科技研究準備、研究實驗、總結鑒定、成果獎勵、推廣應用等各階段工作形成的計劃、紀錄、報告及技術性往來文件資料等。
6．物資供應方麵
有物資、原材料外協件采購、供應和工具管理中形成的各種文件材料。
7．人事勞資方麵
有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、安全生產、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。
教育培訓方麵 有幹部、職工教育和技術培訓、人事的文件材料等。
9．財務管理方麵 包括計劃、財會、統計等方麵，具體指財務管理中的各種賬冊、報表、憑證和文件等。
10．工程建設方麵 有工程基礎性的文件材料，工程設計、施工、驗收等文件材料。
11．聲像實物方麵 領導親臨檢查指導工作等重大活動、集團公司重大活動所拍攝的照片、錄像(底片)、錄音、錄像帶以及獎旗、獎狀、獎杯、獎章、證書、獎品、贈品等材料。
12．綜合、後勤方麵 辦公及生活用品、用房、保衛治安、通訊設備、環境綠化等文件材料。
(二)歸檔時間
(1)凡生產、經營、設備、技術、計劃統計、物資、勞動工資、人事保衛、教育培訓、行政等工作中形成的文件材料，由各部門、各公司(廠)兼職檔案保管負責收集整理立卷，經部門公司(廠)負責人審定後，在次年第一季度向綜合檔案室歸檔；
(2)音像實物在各項活動後，由有關部門整理好隨時歸檔；
(3)財務檔案要在次年第二季度前由財務部門負責立卷，裝訂成冊，隨時歸檔；
(4)科研、工程建設在工程或項目通過鑒定投產後3個月內由部門指定專人負責，將檔案材料整理立卷，由工程或項目負責人審定後向綜合檔案歸檔：
(5)統好案卷目錄，財會部門保管一年後，由立卷人寫好說明，再由部門負責人審定後，向綜合檔案室歸檔。四、檔案封麵圖式表六、檔案管理的工作流程七、檔案管理製度
檔案管理製度 第一條管理部門 (1)文書結案後，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門根據實際需要留存影印件。如因業務處理需要，原稿需由經辦部門保管，應經文書管理部門主管同意後妥善保存，文書管理部門以影印件歸檔。
(2)各分公司檔案分類目錄及編號原則，由各公司經理室或事業部經理室統一製訂，各部門檔案可以自行編定並報送總管理處。
第二條文件點收結案移送歸檔時，根據以下原則點收：
(1)檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入；
(2)文件的處理手續必須完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門補辦：
(3)有價證券或其他貴重物品應退回經辦部門，經辦部門送指定保管部門簽收後，將文件歸檔處理；
(4)與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門：
(5)文件如經過抽查，應由相關部門經理簽認。
第三條文件整理
點收文件後，應依下列方式整理：
(1)右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂時則對準左上角，理齊釘牢；
(2)文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一；
(3)中文豎寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左
方裝訂為原則。
第四條檔案分類
(1)檔號的表示方式如下：
A1A2—B182 C1C2 D1—E1E2
其中AlA2為經辦部門代號，B182為大類號，C1c2為小類號，D1 為檔案卷次，E1E2為檔案目次。
(2)檔案分類應力求切合實用，知果因案件較多，三級分類不夠應用時，需在第三級之後增設第四級“細類”；如案件不多，也可僅使用
“部門”及“大類”或“小類”二級：
(3)同一“小類”(或細類)的案件以裝訂於一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案裝訂，並於小類
(或細類)之後增設“卷次”編號，以便查考；
(4)檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類，先以部門區分，部門區分之後依案件性質分為若幹大類，再在同類中依序分為若幹小類。
(5)每一檔夾封麵內首頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，並以每一案一個“目次”編號為原則。
第五條檔案名稱及編號
(1)各級分類、卷次及目次的編號，均以十進製阿拉伯數字表示；其使用位數視案件多少及增長情形斟酌決定；
(2)檔案分類各級名稱經確定後，應編製“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱；
(3)檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，並擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆；
(4)檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊；