第六章文書管理
文書管理就是對文書運行的全過程加以監督和控製．提高文書處理的效率。
本章主要介紹文書的管理及其分類，包括文書的接收、整理、分發、處理、保管、歸檔等一係列工作內容。
文書管理概述
一、什麼是文書管理
文書管理，是指監督和控製企業各部、室、中心之間或企業與外界來往的文書自收(發)文到歸檔的全部過程。文書管理的最終目的，在於提高文書處理的效率。
一般來說，文書管理應達到以下幾個方麵的要求：
(1)不管何時何地，隻要企業需要，就盡可能提供準確、及時的信息；
(2)發展和維持一個能保證企業信息形成、存儲、檢索、留存和處置的有效係統；
(3)保證企業的信息要求，進行有關文書、設備與程序的管理，製定標準和定期評價方法。二、文件目錄清單三、文書管理機構
現代企業的文書管理部門，一般有以下幾種設置形式：
(1)一些大中型企業的行政辦公室一般設立專職文書管理機構，如收發、文電、文員、機要、文印、通訊、值班等科室；
(2)小型企業一般由企業行政辦公室直接兼管文書處理工作，其工作人員可為專職或兼職；
(3)有些大中型企業采用在行政辦公部門和職能部門分設專職或兼職文書機構的形式。
精簡和高效是設置文書管理機構需遵循的一個基本原則。企業應根據自身規模、業務特點及實際需要設置自己的文書管理機構，並確定機構的層次與管理幅度。
四、文書管理原則
為了使文書更好地發揮作用，行政管理人員在文書管理中應遵守以下三個基本原則：
(一)及時準確
撰擬公文時要力爭達到內容準確無誤，即使是繕寫、印製、校對這些細小環節，也要一絲不苟，絕對不可出錯。處理公文時，一般的文件要不積不拖，對於急件、要件，更要及時處理，否則就有可能釀成大禍。
精簡實效 文書的行文務必精簡，講究實效，限製發文數量，反對文牘主義。對於可發可不發的文件，堅決不發；對於必須要發的文件，要堅持做到“短、精、少”。除此之外，還要精簡公文的程序和環節，縮短公文行程。
(三)安全保密 企業的公文管理工作往往涉及許多秘密，因此，處理公文時一定要遵守保密紀律。企業必須建立保密製度，防止文件無意丟失或有意被盜，杜絕秘密外泄。
五、文書管理工作流程
六、行文表
七、文書管理體係
八、文書管理製度
文書管理製度
第一條管理部門應結合公司的實際情況，使公文處理作規範化、製度化。
第二條各部室、下屬單位應發揚實事求是、認真負責的工作作風，提高公文處理的效率和質量。公文處理必須做到及時、準確、安全，遵循嚴格的保密製度，確保企業機密不外泄。
第三條 公司各部門與外界來往文書的收發，由經理辦公室統一辦理。各下屬單位的文書收發，由其所屬辦公部門辦理。公司辦公室應對下一級公文管理部門進行指導與監督。
第四條公文管理部門應指定專人負責來往文書的核稿及收發、拆封、登記、分文、稽催、校對、監印、人檔、管理等事宜。文書未按規定處理的，管理部門不予受理。
第五條文書內容所涉及的職能部門為該項文書的主辦部門，如涉及其他職能部門時，其他部門則為該項文書的協辦部門。
第六條公文文種的規範選擇
(1)報告：向上級機關彙報工作，反映情況，用“報告”；
(2)請示：請上級指示和批準，用“請示”；
(3)指示：對下級機關布置工作，闡明工作活動的指導原則，用“指示”；
(4)布告：對公眾公布應當遵守或周知的事項，用“布告”；
(5)通告：在一定範圍內公布應當遵守或周知的事件，用“通告”；
(6)函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批準等，用“函”；
(7)通知：傳達上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文，用“通知”；
(8)通報：表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用“通報”；
(9)批複：答複請示事項，用“批複”；
(10)決定：對某些問題或者重大行動作出安排，用“決定”；
(11)決議：經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用“決議”；
(12)會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的，用“會議紀要”。
第七條公文格式一般包括：標題、主送單位、正文、附件、單位印
章、發文時間、抄送(抄報)單位、公文字號、主題詞等。
(1)發文時間，以領導簽發日期為準；聯合行文，以最後單位簽發
的日期為準；
(2)公文字號一般包括單位代號、年號、順序號；幾個單位聯名發文，隻標明主辦單位的公文編號；
(3)公文如有附件，應當在正文之後、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數；
(4)公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，並標明發文單位和公文種類；除批準的法規性文件外，公文標題一般不加書名號和其他標點符號；
(5)向上級請示的公文，一般隻寫一個主送單位，如果需要上報另一個上級單位時，可以用抄報的形式；
(6)文字一律從左至右橫寫橫排；
(7)收、發文單位應寫單位全稱或規範化簡稱，聯合發文時應將主辦單位排列在前。
第八條公文用紙原則上均采用標準的A4紙，在左側裝訂。“通告”等用紙大小，根據實際需要確定。
第九條 對上級單位組織的請示或報告，與不相隸屬單位協商工作時，應當以單位組織名義發文。
第十條各單位一般不得越級行文。因特殊情況必須越級行文的，應當抄報越過的單位。
第十一條上級請示的公文應遵循一文一事原則，主送一個單位，不得同時抄送下級單位，不得直接送領導者個人(除領導直接交辦外)；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。
第十二條根據“一級抓一級”的管理原則，公司行文原則上隻發到各分公司和各部門，不直接發到下屬子公司。
第十三條發文應根據需要確定主、抄送單位，不得濫發。
第十四條公文的收文處理一般包括登記、分辦、擬辦、批辦、催辦等程序。
(1)上級發來的文件及注有密級的簡報、電報、資料和平級發來的文件，均由文秘人員統一簽收、開拆、登記、呈閱、分發，並按不同類別進行分類處理，其中內容重要的急件，及時呈送領導閱批；
(2)承辦人應根據文件規定的傳閱範圍或領導指示，安排傳閱或辦理；領導人之間不宜直接橫向傳遞，以免積壓或傳失；
(3)加強公文檢查催辦工作，文秘人員對有領導批示的公文及本公司發出的文件，要認真督促、催辦，以防積壓或漏辦；
(4)各分公司、各部門對上級發出的文件，需要彙報貫徹執行情況的，要及時檢查反饋；
(5)領導參加重要會議帶回的文件，在彙報和傳達後，應將會議文件交文秘人員立卷歸檔。
第十五條公文的發文處理一般包括擬稿、審稿、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。
第十六條草擬公文的要求
(1)要符合國家的方針、政策、法律、法令和上級的有關規定，如提出新的政策規定，應盡量與原來的有關政策相銜接，並加以說明；
(2)引用的公文要寫明發文機關、公文編號、標題和發文時間；
(3)情況要確實，觀點要明確，文字要精練，條理要清楚，層次要分明，標點符號要正確，篇幅要力求簡短；
(4)不要濫用簡稱，年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等一般不要簡寫；