(5)草擬公文必須使用統一格式的公文稿紙，文件字跡要清楚，文麵應保持整潔，凡是文麵淩亂不清的，要重新清稿；
(6)數字的寫法：正式文件中，除文件編號、統計表、計劃表、序號、專用術語和百分比必須用阿拉伯數字書寫外，其他用漢字書寫；
(7)章節序數的寫法：一般應按下列順序排列：第一層為：“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四為“(1)”。
第十七條公司的文稿在送領導簽發前，應由起草文件部門負責人審核後送辦公室核稿。以工會、社團名義發文的，由董事會和分管領導審核。一般來說，審核的重點主要包括：
(1)是否需要行文；
(2)是否符合國家的方針、政策、法律、法令；
(3)與本單位發過的公文是否銜接；
(4)提出的要求和措施是否明確具體，切實可行；
(5)處理程序是否完備；
(6)行文關係、公文格式是否符合規定；
(7)文字敘述是否符合文法和邏輯；
(8)標點符號是否正確。
審核時如發現不妥之處必須進行修改的，若屬重要的原則性問題，應退回原承辦單位修改，改動過大的，要重新抄正。
第十八條行政文書由分管副總經理簽署意見後，由總經理簽發；工會、社團的一般性文書，由分管領導簽發；重要的文書，由最高行政領導簽發。公文擬稿、改稿和簽發，一律用鋼筆，禁止使用鉛筆和圓珠筆。
第十九條公文簽發後不得再作任何修改；若確需修改，必須重新送簽。
第二十條公文簽發後，由文秘室負責校對、打印、蓋章、裝訂、登記、分發。公文校對以原稿為準，非承辦人不得擅自改動原文。校對未發現的差錯，由校對人員負責；校對後，打字員沒有改正的，則由打字員負責。
打印文件要美觀大方，符合公文格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。
第二十一條在文書處理過程中，有關部門或工作人員應注意以下事項：
(1)為了利於文書處理並達到分層負責的目的，經辦人應就內容要點簽擬意見或選稿隨來文呈部門主管核閱批辦，各主管人員應對文案簽注意見，避免隻簽名而無意見：
(2)經辦文書遇有關係重大足以影響公司權益之重要文件，應將正本妥為保管，需要使用時，可用副本來代替；
(3)經辦文書應視其輕重定緩急，如涉及其他部門，應照會辦理，會稿經辦部門應按速件處理；
(4)經辦、會稿、核稿等人員之簽名，應清晰可辨，不得潦草難認。
第二十二條 文書發送方式分為專遞、郵寄(平信、限時、掛號、航空)、電報(尋常、加急)及集運等，經辦人應於文書底稿上注明。
第二十三條公文辦理完畢後，要及時送交文秘人員整理立卷，個人不得私自保存應存檔的文件。
第二十四條文書檔案的立卷歸檔
(1)歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要分別立卷歸檔；
(2)公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的係統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)；
(3)結案後及時交專職文書人員歸檔；
(4)工作變動或因故離職時，應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第二十五條凡本集團繕印發出的公文，一律由集團總經理辦公室統一收集管理。
第二十六條文書歸檔的範圍
(1)信訪工作材料；
(2)本公司的請示與上級機關的批複；
(3)本公司反映主要職能活動的報告、總結；
(4)本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書；
(5)本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料；
(6)本公司幹部任免的文件材料以及關於員工獎勵、處分的文件材料；
(7)本公司員工勞動、工資、福利方麵的文件材料；
(8)本公司的曆史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；
(9)本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批複、會議記錄、統計報表及簡報；
(10)上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料；
(11)重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。
第二十七條各部門要建立健全平時歸卷製度，對處理完畢或批存的文件材料，由專職文書集中統一保管。
(1)公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料收集齊全並加以整理，送交專職文書歸卷；
(2)各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編製平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”；
(3)專職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，並在收發文登記簿上注明。
第二十八條案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯係，區別不同的價值，便於保管和利用。
(1)歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數，均應齊全完整：
(2)案卷封麵，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰；
(3)卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號，裝訂的案卷應統一，在有文字的每頁材料正麵的右上角(背麵的在左上角)打印頁號；
(4)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，填寫的字要工整，卷內目錄放在卷首；
(5)有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內，若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責，備考表應置卷尾；
(6)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批複、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯係，也可隨同絕密文電立卷；
(7)不同年度的文件一般不放在一起立卷，但跨年度的請示與批複，放在複文年立卷；沒有複文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在第一年立卷；跨年度的總結放在最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年；其他文件的立卷按照有關規定執行；
(8)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批複在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其他文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯係並進行係統排列。
第二十九條案卷的規範裝訂
(1)裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應複製並與原件一並立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂；
(2)案卷各部分的排列格式：軟卷封麵(含卷內文件目錄)、文件、封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置於檔案櫃內保存。
第三十條調卷程序
(1)當場借閱者，免填“調卷單”；
(2)各部門經辦人員因業務需要調閱檔案時，應填具“調卷單”調取所需檔案，並在“調卷單”上填注借出日期及預定歸還日期，以備他日稽核：
(3)檔案歸還時，經核查並於“調卷單”填注歸還日期及簽章確認後，檔案即行歸入檔夾，“調卷單”留存備查。
第三十一條文件的銷毀程序
(1)對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，應定期清理造冊，並按上級有關規定辦理申請銷毀手續；
(2)經審核同意銷毀的文件，應做到定點銷毀，並派專人監視整個過程。