第二節 收發文管理
一、收文管理工作流程
二、收發文登記表
三、收發文編號登記表
四、企業收文管理製度
企業收文管理製度
(一)公文的簽收
第一條 凡公啟文件(廠領導親啟的除外)均由收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)後分別交總辦機要秘書拆封。
第二條 在簽收和拆封時，收發員和機要秘書需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件，應查明原因；密件開口和國外信函郵票被撕時，應拒絕簽收。
第三條對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定。如果其中一項不對口，應立即報告下級機要部門，並登記差錯文件的文號。
(二)公文的編號保管
第四條總辦機要秘書對上級來文拆封後，應及時附上“文件處理傳閱單”，並分類登記、編號、保管。
第五條 必須由工廠承辦或歸檔的廠領導親啟文件，待廠領導啟封後，也應分別交總辦辦理正常手續。
第六條本廠外出人員開會帶回的文件及資料，應及時送交總辦機要秘書進行登記、編號、保管，不得由個人保存。
(三)公文的閱批與分轉
第七條 凡正式文件，均須由行政部經理根據文件內容和性質閱簽後，再由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱完，緊急文件要即閱即辦。
第八條一般函、電、單據等，分別由總辦機要秘書直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件，應同主辦部門聯係後再分轉處理。
第九條為加速文件運轉，機要秘書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門；如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況除外)。
(四)文件的傳閱與催辦
第十條傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家，或帶到宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露。
第十一條 閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，總辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
第十二條 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件。確因工作需要時，要辦理借閱手續，以防丟失泄密。
第十三條文件閱完後，應送交總辦機要秘書，切忌橫傳。
第十四條總辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、傳真，應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並征得總辦同意後予以複印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
第十五條按照閱文範圍，離退休人員一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由總辦機要室通知到機要室閱文。
五、發文管理流程
六、發文登記表
七、企業發文管理製度
企業發文管理製度
(一)發文的規定 第一條全廠上報下發正式文件的權力集中在廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
第二條各群眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排布置重要工作時，應分別向廠部提出發文申請，並將文件底稿分別交總辦審核。廠部同意發文，則由廠辦按行政部門設置與業務分工統一歸口，以廠××字發文。
第三條對全廠影響較大、涉及兩個以上廠領導分管範圍的文件，必須由廠長批準簽發。其餘文件均由分管廠領導批準簽發。
(二)發文的範圍 第四條凡是以廠部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
第五條廠部下發文件主要用於：
(1)公布全廠規章製度；
(2)發布有關獎懲決定和通報；
(3)公布工廠體製機構變動或管理人員任免事項；
(4)轉發上級文件或根據上級文件精神製定的工廠文件；
(5)公布全廠性的生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等重要決定：
(6)其他有關全廠的重大事項。
第六條廠部上行文、外發文主要用於：
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯係有關工廠重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。
第七條在工廠日常生產、技術、經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳送上級指示等事項，應按有關製度辦理，經分管廠領導批準後，由主管業務科室書麵或口頭通知執行，一般不用廠部文件發布。
第八條凡各業務科室開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用“工作簡訊”形式發會議紀要。
第九條各業務科室與外單位發生的一般業務聯係，可用各科室的名義對外發函(應各自編號備查)，不用廠部名義發文。
(三)發文程序規定
第十條各部門需要發文，應事先分別向廠部提出申請。
第十一條廠部同意發文時，主辦單位應以國家法令、上級指示或實際需要草擬文件初稿。
第十二條文稿擬定後，擬稿人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人並簽名、蓋章，標定日期和密級。
第十三條對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬稿部門重新謄寫清楚。
第十四條需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽。
第十五條文稿審核會簽後，按批準權限的規定分別呈送廠部領導審定簽發。
八、傳真發文工作流程
九、傳真收文工作流程
十、複印文件登記表
第三節 信函管理
一、信函分類的次序
信函到達時，首先應依其重要性分別歸類，常見的次序是：
(1)電報類；
(2)限時信件或附上支票等重要文件的信函；
(3)公司其他部門來函；
(4)親啟信函；
(5)報刊、雜誌；
(6)商品目錄及其他廣告宣傳資料；
(7)包裹。
對於報紙雜誌、商品目標和郵購廣告，除非與經理有直接關係，一般由辦公室人員處置。這類信件數量大，經理無暇一一過目，辦公人員可事先挑出重點，或者用紅筆將有關事項勾出，以便經理參閱。
對於親啟信函，除非經理有可以拆的指示，否則不應拆注明“親啟”的信。如有誤拆，應立即封妥，並簽字注明“誤拆”字樣。
二、信函的種類
信函通常由行政辦公室起草並寄發，大致包括以下十種類型：
(1)公司內部的備忘箋、便條；
(2、)邀請函：邀請參加開會、宴會等；
(3)通告函：通知開業、地址或電話變更等；
(4)恭賀函：恭喜對方喬遷、開業等；
(5)慰問函：對於對方的不幸感到難過，並予慰問；
(6)感謝函：對他人的贈送或服務表示感謝；
(7)介紹及推薦函：介紹某人到對方公司參觀或拜訪某人，請示對方予以便利或協助之信為介紹函；推薦函則為推薦某人至對方公司機構任職、求學或受訓等；
(8)拒絕函：拒絕對方的請求，必須注意禮貌用語；
(9)申請函：申請工作或加入某團體；
(10)回複來信：對於來信需斟酌情況，妥善回複。
三、信函寄發記錄表
四、處理來信的工作流程
五、回複信函的工作流程