3.反饋控製
反饋控製是指把對行為最終結果的考核分析作為控製將來行為的依據的一種控製方法。反饋控製將注意力集中於組織活動的曆史結果方麵,即通過分析工作的執行結果,將其與控製標準相比較,發現已經發生或即將出現的偏差,分析其原因和對未來的可能影響,及時擬定糾正措施並予以實施,以防止偏差繼續發展或防止其今後再度發生。
反饋控製的中心問題是分析計劃執行的最終結果與計劃目標的偏差,即通過財務分析、質量分析及職工績效考核等來測定與分析產生的偏差,目的在於改進下一過程中資源的配置及運作過程同步。如財務報表就是一種反饋控製,如果財務報表中顯示某一部門發生虧損,那麼高層就會與該部門管理者商談如何改善現狀。在產品質量控製中,隻對成品進行質量檢驗就是典型的反饋控製。這種控製位於活動過程的終點,把好這最後一關,可使錯誤的態勢不致擴大,有助於保證係統外部處於正常狀態。但反饋控製有一個致命的缺陷,即整個活動已告結束,活動中出現的偏差已在係統內部造成損害。
反饋控製是糾正式的,工作結束之後進行的控製,注意力集中於結果上,有利於總結規律,為進一步實施創造條件,矯正今後活動,實現良性循環,提高效率;最大弊端:實施措施前,偏差已產生。
反饋控製並非最好的控製,但它目前仍被廣泛地使用著。目前,在組織中應用最廣泛的反饋控製方法有如下四種:①財務報告分析;②標準成本分析;③質量控製分析;④工作人員成績評定。其中,最重要、最困難的是“工作人員成績評定”。
(二)按照主管人員與控製對象的關係分類
按照主管人員與控製對象的關係,可以分為間接控製、直接控製。
1.間接控製
間接控製是指根據計劃和標準考核工作的實際結果,分析出現偏差的原因,並追究責任者的個人責任以使其改進未來工作的一種控製方法。間接控製是基於這樣一些事實為依據的:即人們常常會犯錯誤,或常常沒有察覺到那些將要出現的問題,因而未能及時采取適當的糾正或預防措施。
在實際工作中,管理人員往往是依據計劃和標準,對比或考核實際的結果,研究造成偏差的原因,然後才去糾正。如果偏差的原因是由於執行者缺乏知識技能或經驗,那麼,運用間接控製的方法,可以幫助他們總結經驗教訓,學習知識和技能,改進未來工作。但是,如果偏差是由某些不確定因素造成的,例如未來的國際經濟形式變化、技術進步等,那麼,間接控製就不能發揮作用了。間接控製多見於上級管理者對下級人員工作過程的控製。
2.直接控製
直接控製是指培訓等形式,通過提高主管人員素質和責任感,使他們改善管理工作,在控製過程中實施自我控製,從而防止出現因管理不善而造成的不良後果的一種控製方式。它所依據的是這樣的事實:即計劃的實話結果取決於執行計劃的人。銷售額、利潤率、產品質量等這些計劃目標的完成情況,主要取決於直接對這些計劃目標負責的管理部門的主管人員。因此,它著眼於培養更優秀的人才,使他們能夠以係統的觀點來進行和改進未來的工作,從而防止出現不良後果。
直接控製是一種有效的控製方法。它的優點主要包括:①在對個人委派任務時能在較大的準確性;同時,通過對執行者不斷進行評價,有利於揭露出工作中存在的缺點,並為進行培訓提供依據;②鼓勵采用自我控製的辦法,可以促使主管人員主動地采取糾正措施並使其更加有效;③可以獲得良好的心理效果。管理人員的素質提高後,得到下屬的信任和支持也會增加,從而有利於整個計劃目標的順利實現;④由於人員素質提高,減少了偏差和損失的發生,同時也減少了間接控製的成本。
3.反饋控製