因此,在實際運用當中,例外原理必須與控製關鍵點原理相結合。僅僅立足於尋找例外情況是不夠的,我們應把注意力集中在關鍵點的例外情況的控製上。這兩條原理有某些共同之處。但是,我們應當注意到它們的區別在於,控製關鍵點原理強調選擇控製點,而例外原理則強調觀察在這些點上所發生的異常偏差。
6.直接控製原理
直接控製是相對於間接控製而言的。一個人,無論他是主管人員還是非主管人員,在工作過程中常常會犯錯誤,或者往往不能覺察到即將出現的問題。這樣,在控製他們的工作時,就隻能在出現了偏差後,通過分析偏差產生的原因,然後才去追究其個人責任,並使他們在今後的工作中加以改正。如前所述,這種控製方式,我們稱之為“間接控製”。顯而易見,這種控製的缺陷是在出現了偏差後才去進行糾正。針對這個缺陷,直接控製原理可表述為:主管人員及其下屬的素質和工作質量越高,就越不需要進行間接控製。這是因為主管人員對他所負擔的職務越能勝任,也就越能在事先覺察出偏離計劃的誤差,並及時采取措施來預防它們的發生。這意味著任何一種控製的最直接的方式,就是采取措施來盡可能地保證主管人員的素質。
二、控製工作的基本過程
控製工作作為管理工作中相對獨立的一個環節,它也是由若幹活動步驟組成的。管理工作中的控製過程也可以劃分為如下幾步。
1.確立標準
控製標準的訂立對計劃工作和控製工作實際起著承上啟下或連接的作用。如前所述,計劃是控製的依據,但各種計劃的詳盡程度是各不一樣的。有些計劃已經製定了具體的、可考核的目標或指標,這些指標就可以直接作為控製的標準。但大多數的計劃是相對比較抽象、概括的,這時需要將計劃目標轉換為更具體的、可測量和考核的標準,以便於對所要求的行為結果加以測評。
2.測量實績與界定偏差
控製既然是為了糾正實際工作結果與標準要求之間的偏差,就必須首先掌握工作實際情況。掌握實績可以通過兩種方式:一是測定已產生的工作結果,另一是預測即將產生的工作結果。無論哪種方式,都要以通過一定的方法(如親自觀察、口頭與書麵報告、抽樣調查等)搜集到大量的有關信息作為基礎。通過差距或偏差的確定,就可以發現計劃執行中的問題。但並非所有偏離標準的情況均需作為“問題”來處理,這裏有個容限的幅度。所謂容限,就是準許偏差存在的上限與下限範圍,在這個界限範圍內即便實際結果與標準之間存有差距,也被認為是正常的。
3.分析原因與采取措施
解決問題首先需要找出產生差距的原因,然後再采取措施糾正偏差。所以,必須花大力氣找出造成偏差的真正原因,而不能僅僅是頭痛醫頭、腳痛醫腳。對偏差原因作了徹底的分析後,管理者就要確定該采取什麼樣的糾偏行動。具體措施有兩種:一種是立即執行的臨時性應急措施;另一種是永久性的根治措施。對於那些迅速、直接地影響組織正常活動的急性問題,多數應立即采取補救措施。
以上是從控製著眼於糾正偏差方麵說的,但積極的控製還會引致計劃的修改或重訂,從這個角度來看,控製工作過程的步驟會有些變化,如第二步就不是衡量計劃執行的當前和預期結果,而是要檢測計劃執行中內外環境條件已發生或將發生的變化,確定差距也不是進行實際與應該(標準)之間的比較或者實際與實際(曆史水平或橫向水平)的比較,而是主要進行應該與當前比較(查看標準、指標或目標間是否平衡一致)、應該與將來比較(查看決策前提的變化及決策本身的連續控製)。第三步針對差距采取措施,也不是著眼於糾正計劃執行不力所引起的偏差,而更多考慮原計劃製定不周或內外環境條件變化這些方麵的問題,其行動措施的結果不是使實績向目標、標準靠近,而是使計劃目標和標準本身發生變化。
因此,在實際運用當中,例外原理必須與控製關鍵點原理相結合。僅僅立足於尋找例外情況是不夠的,我們應把注意力集中在關鍵點的例外情況的控製上。這兩條原理有某些共同之處。但是,我們應當注意到它們的區別在於,控製關鍵點原理強調選擇控製點,而例外原理則強調觀察在這些點上所發生的異常偏差。