印製版記是指標注於文尾標識區域板塊內用以標明文件印製機關、印製日期、印製份數和印製責任人的標識。位於其他發送標識域之下，屬於文件的最後一個標識域。
印製版記上分隔線與其他發送標識域的下分隔線是同一條直線。下分隔線為位於印製單位和印製日期之下、印製責任標識之上的一條直線。
印製單位是指印製文件的工作機構，一般是發文機關的辦公廳室或承辦印製的部門，多數為領導機構的辦公廳室，有的特殊文件為承辦印製的職能部門，發文機關的規格層次較低的，即為發文機關自身。如省委關於加強農村工作的意見，其印製機關為省委辦公廳，省委關於幹部任免的通知，其印製機關為省委組織部，省政府關於幹部任免的通知，其印製機關可以為省人事廳，省政府關於下達財政預算的通知，其印製機關可以為省財政廳。但如果是縣國土資源管理局的文件，其印製機關就是國土資源管理局自身，因為在我國編製管理中，科級機構是最小的工作機構，其辦公室或其他股室隻是一個工作的具體分工單位，而不是一個機構，不宜在文件上標注為正式機構。實踐中有一些單位這樣標注是不規範的。
印文日期為實際印製文件的日期，它與成文日期（發文日期）是不同的。成文日期（發文日期）是機關領導人簽署文件使文件得以最後生效的日期，而印文日期是秘書工作部門或印製文件的單位將文件製作為可以對外發送的實體文件的日期。印文日期隻能在成文日期之後或者在同一日。
印文機關和印文日期標注於印製版記上、下分隔線之間，上行文和平行文在印文日期後加“印”的字樣，下行文加“印發”字樣，翻印上級機關文件加“翻印”字樣。
印製份數標注於印製版記下分隔線外側的右下角，用阿拉伯數字書寫，並加括號括起。
文種轉換是指對於某些特定文件的名稱通過一定的方式轉換為其他名稱的過程。被轉換的文件名稱稱為被轉換文種，轉換成的新的名稱稱為轉換文種。多數情況下，被轉換文種為非法定文種，轉換文種為法定文種。下級機關轉發上級機關的同文種文件，屬於一種特殊的文種轉換，即同文種轉換。文種轉換是公文處理中經常性的工作，它具有以下幾個方麵的特征：被轉換文種為黨政機關非法定文種，轉換文種為黨政機關法定文種。如“計劃”轉換為“通知”，“方案”轉換為“請示”，“總結”轉換為“報告”。
經過文種轉換的標題稱為“雙文種”公文，但被轉換文種不再視為文種，轉換文種才是真正的文種。如《縣人民政府關於轉發縣衛生局2006年工作要點的通知》中，就有“工作要點”和“通知”兩個文種，“工作要點”為被轉換文種，“通知”為轉換文種，“通知”才是真正的文種。
印製版記是指標注於文尾標識區域板塊內用以標明文件印製機關、印製日期、印製份數和印製責任人的標識。位於其他發送標識域之下，屬於文件的最後一個標識域。
印製版記上分隔線與其他發送標識域的下分隔線是同一條直線。下分隔線為位於印製單位和印製日期之下、印製責任標識之上的一條直線。
印製單位是指印製文件的工作機構，一般是發文機關的辦公廳室或承辦印製的部門，多數為領導機構的辦公廳室，有的特殊文件為承辦印製的職能部門，發文機關的規格層次較低的，即為發文機關自身。如省委關於加強農村工作的意見，其印製機關為省委辦公廳，省委關於幹部任免的通知，其印製機關為省委組織部，省政府關於幹部任免的通知，其印製機關可以為省人事廳，省政府關於下達財政預算的通知，其印製機關可以為省財政廳。但如果是縣國土資源管理局的文件，其印製機關就是國土資源管理局自身，因為在我國編製管理中，科級機構是最小的工作機構，其辦公室或其他股室隻是一個工作的具體分工單位，而不是一個機構，不宜在文件上標注為正式機構。實踐中有一些單位這樣標注是不規範的。
印文日期為實際印製文件的日期，它與成文日期（發文日期）是不同的。成文日期（發文日期）是機關領導人簽署文件使文件得以最後生效的日期，而印文日期是秘書工作部門或印製文件的單位將文件製作為可以對外發送的實體文件的日期。印文日期隻能在成文日期之後或者在同一日。
印文機關和印文日期標注於印製版記上、下分隔線之間，上行文和平行文在印文日期後加“印”的字樣，下行文加“印發”字樣，翻印上級機關文件加“翻印”字樣。
印製份數標注於印製版記下分隔線外側的右下角，用阿拉伯數字書寫，並加括號括起。
文種轉換是指對於某些特定文件的名稱通過一定的方式轉換為其他名稱的過程。被轉換的文件名稱稱為被轉換文種，轉換成的新的名稱稱為轉換文種。多數情況下，被轉換文種為非法定文種，轉換文種為法定文種。下級機關轉發上級機關的同文種文件，屬於一種特殊的文種轉換，即同文種轉換。文種轉換是公文處理中經常性的工作，它具有以下幾個方麵的特征：被轉換文種為黨政機關非法定文種，轉換文種為黨政機關法定文種。如“計劃”轉換為“通知”，“方案”轉換為“請示”，“總結”轉換為“報告”。
經過文種轉換的標題稱為“雙文種”公文，但被轉換文種不再視為文種，轉換文種才是真正的文種。如《縣人民政府關於轉發縣衛生局2006年工作要點的通知》中，就有“工作要點”和“通知”兩個文種，“工作要點”為被轉換文種，“通知”為轉換文種，“通知”才是真正的文種。
文種轉換後，被轉換文種失去形式上的文種意義而由轉換文種所取代，但保留著事實上的文種意義，事實上的文種意義並不被轉換文種所取代。如《市人民政府辦公室關於印發<元旦春節期間機關安全保衛工作方案>的通知》中，形式上的文種是“通知”，但文件的實質內容仍然是一個工作方案。對於黨政機關的公文而言，隻要不是《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》規定的文種，在正式印發時（包括上報、下發、外送）原則上都應經過文種轉換；屬於《條例》和《辦法》規定的文種的，原則上不適用文種轉換。但上級機關批轉、轉發或印發下級機關上報的文件時，可以適用文種轉換。