同文種轉換為文種轉換的特殊形式，即下級機關轉發上級機關的文件時可以使用同文種轉換。如《中共市委組織部、市人事局關於轉發中共省委組織部、省人事廳關於做好公務員登記工作的通知的通知》就屬於一種特殊的文種轉換，被轉換文種是“通知”，轉換文種也是“通知”。在被轉換文件的標題較長或轉發層次較多時，被轉換文件的標題采用縮寫形式，其文種為一個擬製的代用文種“文件”。如《縣人民政府關於轉發市人民政府關於轉發省人民政府關於深化國有企業改革加快非公有製經濟發展的有的機關在下分隔線的左下外側加標注打印人員和校對人員名字，對於明確印文責任是有意義的。
通知的通知的通知》，其轉換標題縮寫為《縣人民政府關於轉發市人民政府國有企業改革工作文件的通知》，其中被轉換的文件的文種“文件”就是一個擬製文種，而不是真實文種。
文種轉換的意義有以下幾個方麵：經過領導機關集體認可的形式，使領導者個人的意圖轉變為集體的決策。如印發機關領導人的重要講話。
經過決策者認可的形式，使公文工作人員或起草工作班子製作的文件轉變為決策者的決策。如審定公文起草工作組起草的工作總結後以通知的形式印發。
經過上級機關審批的形式，使下級機關的意見或建議得到上級機關的決策認可。
如上級機關轉發下級機關上報的報告、意見等。
以黨政機關法定公文文種的形式，賦予非法定文種以合法的文種形式，使非法定公文文種轉換為法定公文文種。如經過文種轉換把工作方案轉換為通知。
以符合文件規範的格式把上級機關的文件及時印發傳達到基層。
文種轉換的意義歸納起來就是賦予文種的法律地位和法定效力。前述一至三項是在機關決策管理職權的實質上賦予其法定地位和法律效力，第四項是通過規範的公文體例與格式，在形式上賦予其法定地位和法律效力。
文種轉換的常見用途和轉換方法有以下幾個方麵：領導講話領導人在重要會議上的重要講話，需要以正式文件印發貫徹落實的，用“通知”來進行文種轉換。如《關於印發市長在會議上的講話的通知》。
工作總結機關重要的工作總結需要以正式文件上報以示莊重的，可以直接在總結後麵加上“報告”，轉換為報告文種，按照報告文種的行文格式行文，也可以運用印發工作總結的“報告”的形式轉換為報告文種，如《關於上報2005年全省宣傳思想工作總結的報告》。上報工作總結的報告可以同時抄發下級機關和抄送不相隸屬機關。機關工作總結有需要貫徹落實的事項，需要印發下級機關貫徹落實的，一般以“通知”來進行文種轉換，如《關於印發2005年全市國有企業改革工作總結的通知》。下發工作總結的通知也可以同時抄報上級機關和抄送不相隸屬機關。
工作規劃和工作計劃工作規劃或重要的工作計劃需要以正式文件印發貫徹落實的，以“通知”來進行文種轉換，如《關於印發工作總結的通知》、《關於印發規劃的通知》。
意見在機關工作實踐中，上級機關對下級機關上報的上行文意見有兩種處理方式：一種是直接采納作為本級機關的意見，以本機關的“意見”文種下發；另一種是以印發、批轉、轉發下級機關的意見的方式，采用“通知”來進行文種轉換，如《關於轉發市委宣傳部<關於加強思想政治工作的意見>的通知》。
需要注意的是，下行文意見應當按照意見文種的體例和格式直接下發，不適用文種轉換。
如市委宣傳部要直接下發一個關於加強理論武裝工作的意見，不能處理為《市委宣傳部關於印發<關於加強理論武裝工作的意見>的通知》,隻能以《市委宣傳部關於加強理論武裝工作的意見》為標題直接下發。
規範性文件《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》裏沒有規定為公文文種的規範性文件，如《規則》、《規程》、《守則》、《辦法》、《細則》、《章程》等，下發時以印發規範性文件的“通知”的形式來進行文種轉換，如《關於印發<雲南省農村工作守則>的通知》、《關於印發<市人民政府工作規則>的通知》等。
但要注意，以下法律文件不是使用通知來進行文種轉換：法律以國家主席令頒布；行政法規以國務院總理令頒布；國務院部門規章由部門首長簽署命令予以公布；省、自治區、直轄市的人民代表大會常務委員會製定的地方性法規由常務委員會發布公告予以公布，省、自治區、直轄市的人民代表大會製定的地方性法規由大會主席團發布公告予以公布；地方政府規章由省長或者自治區主席或者市長簽署命令予以公布。
黨政機關公文處理《條例》和《辦法》裏規定了文種的規範性文件如《條例》、《規定》、《決議》、《決定》、《命令》、《通告》、《公告》等，要直接按照該文種的行文格式處理，不適用文種轉換。
工作方案類文件工作方案類文件需要上報，且目的主要在於請求批準或指示的，以“請示”來進行文種轉換，如《關於上報