需要進行文種轉換的情形在實踐中還比較多，這裏隻是選擇一些最常見的情況來加以分析，大家可以在公文工作的廣闊實踐中進一步探索和加深理解。
在機關工作實踐中，還有一種公文處理辦法較為常見，即向上級機關上報代擬文稿，如中共雲南省委宣傳部撰寫印製的《關於上報<中共雲南省委、雲南省人民政府關於繁榮和發展哲學社會科學的意見>的請示》。這種辦法形式上很像文種轉換，但研究其實質並不是文種轉換的概念，《中共雲南省委、雲南省人民政府關於繁榮和發展哲學社會科學的意見》隻是該文件的內容主題詞，而不是需要轉換的文種，應當注意鑒別和把握。
當前黨政機關之間公文格式規範不統一的情形較多，這裏主要列舉一些常見的情形：概念不統一對文件的文頭、正文、文尾各個標識域的稱謂不相一致。如在文頭稱謂上，黨的機關公文叫“版頭”，國家行政機關公文稱為“發文機關標識”。在發送或傳達範圍上，黨的機關公文稱為“印發傳達範圍”，行政機關公文稱為“附注”。其他對同一概念稱謂不一致的地方還有很多。
格式不統一在版頭設計上，國家行政機關公文無論哪種規格層次和文種的文件，一律統一為“發文機關稱謂文件”的格式，如“市人民政府文件”，而不采用“市人民政府”的格式，“文種”處根據文種不同填寫“請示”、“報告”、“通知”等文種。而黨的機關公文有的是“發文機關稱謂文件”，如“中共市委文件”；而有的是“發文機關稱謂”，如“中共市委”、“中共市委”等。前者主要用於發布政策性文件，一般理解上其規格層次高於後者；後者主要用於安排事務性工作或辦理具體事項，一般理解上其規格層次低於前者。
標識不統一在密級標識上，黨的機關公文標注於文件的左上角，而行政機關公文則標注於右上角。
在緊急程度標識上，黨的機關公文分為“特急”、“加急”，而行政機關公文則分為“特急”、“急件”，電報則分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。在工作實踐中，大家對待相近緊急程度的急件的態度和處理速度都沒有太大的區別。這些不同的標識方式，無論從文字涵義還是實際工作中的處理來看，事實上並沒有十分嚴格的區別。
因此，應當如同對密級的區別一樣，對不同機關、不同文件形態的緊急程度作統一規定，比如分為三級：特別緊急程度定為“特急”，緊急程度定為“加急”，較為緊急程度定為“緊急”，取消“特提”、“急件”、“平急”等並不十分嚴格的標識。無論黨的機關還是國家行政機關抑或是其他機關，也無論是文件還是電報都應予以統一為宜。
在落款和用印標識上，實踐中有幾種情況：黨的機關公文，許多沒有落款標識，也不加蓋印章；有的有落款標識，加蓋印章；有的有落款標識，但不加蓋印章。
行政機關公文，落款多數隻標注發文日期，不標注發文機關，但都加蓋印章；有的有包括發文機關和成文日期的完整落款，同時加蓋印章。
黨政機關聯合行文的公文，有的有落款標識，但不加蓋印章；有的沒有落款標識，也不加蓋印章。
上述情況的形成，與黨的機關公文的性質和行政機關公文的性質的不同有關，也有習慣形成的因素，還有一些製度規定的原因。黨的機關公文主要有這樣幾種情況：一是用於規定重大的政策原則；二是用於規定黨內的工作規則或相關事項；三是用於號召和發動群眾；四是用於通知或通報有關工作事項；五是用於人事任免等。在這些不同的使用情形中，從道理上講，有的不落款和加蓋印章是可以的。但是，印章是一個機關最根本的有效證明，加蓋印章是證明文件真實性和權威性的標誌，是文件信譽的根本基礎。因此，本教程認為，一般而言，正式文件都應當標注包括發文機關和成文日期在內的完整的落款，並加蓋印章。同時，行政機關公文隻標注成文日期不標注發文機關的標識方式於理不盡周詳。因為文頭載明的發文機關和落款中的發文機關具有不同的涵義，文頭中的發文機關隻是區別文件的標誌，而落款中的發文機關才是證明文件效力的嚴格標誌。因此，國家行政機關公文的落款應該是包括發文機關和成文日期在內的完整落款。
文件物質形態的規格不統一《國家行政機關公文格式》規定采用A4型（297mm219mm）紙型。而黨的機關公文沒有明確規定，實踐中有的采用16開紙型（260mm184mm）紙型，有的采用A4型（297mm219mm）紙型，文件規格的大小顯得五花八門，在同一份文書檔案中，文件參差不齊。紙型的差別，也使得文件的排版格式千差萬別，16開紙多數排列為500字（20行25列），A4型紙有的排列為616字（22行28列），有的排列為644字（23行28列），其餘還有24行、25行、27列、29列甚至30列的。這些都顯得極不規範。
公文格式規範不統一，為不同機關之間公文的交換、公文的處理和公文的教學帶來了較多的弊端：一是不便於文件的交流與傳播；二是不利於公文處理的電子化發展和統一規範管理；三是不利於文書檔案的立卷歸檔；四是不利於公文的教學、研究和公文知識的普及。五是不利於公文處理學科的建設和發展。前述各種各樣的不同標識方法，對長期從事文秘工作的人而言都經常混淆不清，更不用說源源不斷地產生的新的文秘工作隊伍。