需要注意，用文字置換率評價公文文稿的質量，隻是側重於從語言文字表達的角度而言的，不能一概而論。一篇文稿文字置換率的大小，往往有許多因素在起作用，包括領導意圖的明確程度、發文目的理解的差異、政策理解和貫徹執行水平的差異、公文起草人員和審核修改人員對工作事項理解的個體性差異、公文起草審核過程中發生的客觀情況變化、領導意圖和發文目的的調整變化以及公文起草人員的謀篇布局和文字駕馭能力等。因此，用文字置換率評價文稿質量，需要注意區別具體情況來定。隻有排除領導意圖不明確的情況及其變化因素、發文目的理解差異的因素、公文審核修改人員的個體性差異以及公文起草審核過程中發生的客觀情況變化後才具有合理性。比如，機關領導人交代起草一篇公文，起草人員是按照交代的意圖起草的，但在這個過程中，隨著領導人對問題思考的深入而改變或調整了意圖，這時起草出來的文稿其內容和精神就可能與需要相去甚遠。這種情況用文字置換率來評價文稿質量就會失之公正。再如，對待一項工作事項，就其中的某一項具體內容而言，起草人員理解認為可以寫入其中，而審核人員認為不需寫入其中，或者起草人員理解不需要而審核人員認為需要。這種情況的文字置換率就會比較高，但它並不完全屬於文稿質量的問題。因此，文字置換率更多地隻適用於評價文稿的謀篇布局和語言文字駕馭能力。
小結：公文處理是一個伸縮性較大的概念，有廣義和狹義之分。廣義的公文處理是指對機關製發的文件進行起草、修改、審核、製發、督辦落實、立卷歸檔和對機關收到的文件進行簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、回複、注辦、立卷歸檔的所有工作過程的總稱。狹義的公文處理不包括廣義的公文處理的起草、督辦落實和立卷歸檔環節，僅包括對機關製發的文件進行修改、審核、製發和對機關收到的文件進行簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、回複、注辦的工作過程。公文處理的任務包括：保證自製文件符合黨的路線、方針、政策和國家法律、法規，體現本機關的決策和管理意圖，符合公文的體例格式規範，從內容到形式都符合要求和規範，最大限度地為促進機關決策、管理和工作運行服務；保證外機關發來的文件安全、及時、
保密、準確辦理和有效落實；貫徹黨的路線方針政策，保證黨的路線、方針、政策在本地、本機關或本行政區域的貫徹落實和國家法律、法規、規章的實施；結合本地本機關實際，及時研究貫徹上級機關重大決策部署的措施和方案，創造性地貫徹上級機關的決策，保證上級黨委、政府和上級領導機關的重大決策部署和工作安排在本組織、本機關、本單位或本行政區域的貫徹落實；及時了解、收集和處理下級機關、單位的工作情況和其他重要情況，提供領導機關閱知，以便掌握全局工作的情況；及時研究回複下級機關、單位的請示和報告事項，指導工作的開展。
收文處理是指黨政機關、社會團體、企事業單位對外機關來文、來函、來電進行簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、回複、注辦等的一係列文書處理工作。收文處理一般經過簽收、登記、擬辦或傳閱、批辦、承辦、催辦、回複、注辦等八個環節。其中，文件擬辦是一項十分重要的工作，要求擬辦人員應當具有較高的政治、政策和法律知識水平，熟悉本行業的相關業務，熟悉本機關的工作體係和基本情況，熟悉機關職能結構和領導分工、處室職能設置，具有較強的綜合分析、判斷、思考問題的能力，能夠站在領導機關和領導人思維的高度來處理工作中的問題。文件擬辦應當注意：認真閱讀來文，準確把握文件的行文意圖、主要內容和基本精神；認真學習有關的法律法規和政策，準確把握文件辦理應當遵循的政策和法律依據；廣泛征求有關方麵的意見，深入思考文件的辦理要求，對重要文件的貫徹落實還需進行深入的調查研究；了解和掌握本機關過去此類工作的開展情況。
密結合本機關和當前工作的實際，並與過去同類問題的處理保持銜接一致；明確提出辦理的主張和具體意見以及承辦部門，屬於多個部門承辦的還需明確牽頭部門；辦理意見要求文字十分精煉簡潔而意思又清楚明白；語氣上隻能使用建議性語氣，不可使用決定性語氣。
發文處理是指黨政機關、社會團體、企事業單位對自製文件進行交辦、起草、審核、簽發、複核、繕印和校對、用印、登記和分發、存檔、查辦等的一係列文書處理工作。發文處理的程序一般包括交辦、起草、審核、簽發、複核、繕印和校對、用印、登記和分發、存檔、查辦等十個環節。起草是發文辦理的重要一環，也是工作量最大的一個主要環節，是決定發文質量的最關鍵環節，要經曆確立主旨，熟悉政策，研究情況，安排結構，編寫提綱，起草初稿，修改完善等多個程序。公文起草的要求是：文件精神必須符合黨的路線、方針、政策和國家法律、法規，符合上級機關的決策精神和決策部署，體現機關領導的意圖、目的和有關要求；所提的政策、原則、方法、措施和要求必須符合本地等部門的實際，準確反映客觀實際，有很強的針對性、實效性、可行性和指導性；符合決策權限，所提的政策和措施必須在本機關的職權範圍，不越權，不越位；遵守公文處理的有關規定，行文規則正確，文種選用準確；文稿結構嚴謹，格式規範，條理清晰，層次分明，主旨表述清楚，意圖明白，措施具體可行；語言精煉、簡潔，用詞用句準確、規範，表述適度、得體，篇幅安排合理，文風樸實。