需要重新起草的文稿，往往會造成極大的人力、物力、財力和時間的浪費，在工作中應當盡量避免。避免的關鍵是科學組織，認真研究，合理安排起草工作力量，並加強指導，適時檢查，把問題盡可能解決在文稿起草過程之中，避免待文稿起草完備後才發現文稿不可使用。
大型修改是指對文稿進行篇章結構的大量調整或者對文稿的內容進行大量的增刪置換或者在修改過程中需要進行大量的提煉、歸納或延伸、細化，文字置換率很高的修改方法。
大型修改適用於思路基本合理、內容基本正確、精神基本符合發文目的、篇章結構沒有太大的問題，但文稿質量不高，或者對篇章結構，或者對內容、思想和精神，或者對語言文字需要作大量調整、增刪、校正的文稿。需要進行大型修改的文稿，如果是常規性的文稿，說明起草環節的工作不盡成功；如果是特別重要的或隨著時代和實踐的發展而產生的全新的重要工作事項，則屬於難免的正常情況。不過，大型修改始終是費時費力較多的修改方法，應當通過科學嚴密的文稿起草組織工作，以盡量避免。
中型修改是指對從內容到篇章結構、語言文字、體例格式都比較正確、規範的文稿進行的修改。修改的任務主要是進行適當的調整、增刪、校正和補充完善。
小型修改是指對內容、思想、精神、措施正確而充實，篇章結構、體例格式、語言文字合理而規範，質量較高的文稿進行少量的調整、增刪、校正和補充完善。適用於小型修改的文稿往往是一篇質量較高的好文稿。
精煉潤色是指對無論內容、思想、精神、措施還是體例格式、篇章結構、語言文字都十分準確、嚴謹、規範的文稿進行的修改。修改工作往往隻是進行極為少量的個別文字、標點符號的調整，使之更加精煉準確。精煉潤色是修改量最小的方法，適用於精煉潤色的文稿說明是高質量的文稿。
中型修改、小型修改、精煉潤色都是公文處理中經常性的正常工作。
公文修改的方法有調整與置換、增加與刪減、提煉與歸納、細化與延伸、語法更正、語言文字精煉潤色、體例與格式調整等方法。
調整就是對原稿內容、段落、語句、詞彙的前後位置的變動；置換就是用新的內容、段落、語句、詞彙取代原稿相應的內容、段落、語句、詞彙。調整與置換都是公文修改的常用方法。
調整是對原有內容、段落、語句、詞彙的前後位置的變動。置換是用修改人確定的新內容、段落、語句、詞彙取代原稿相應的內容、段落、語句、詞彙。
增加就是在原稿上增加新的內容、段落、語句、詞彙；刪減就是刪減原稿上的內容、段落、語句、詞彙。這也是公文修改的常用方法。
提煉就是對原稿內容、思想和精神進行提煉濃縮處理，思想內容不變，段落、語句、詞彙壓縮；歸納就是在保留原稿精神基本不變的情況下，對原稿的語言文字進行綜合。
細化就是在保留原稿精神基本不變的情況下，對原稿的段落和語言文字進行條理化分開；延伸就是依據原來的內容和精神延伸和拓展相關的內容和精神，使內容更加完善，思想更加完整和體係化。
語法更正就是按照漢語語法規範，把原稿不規範的語法更正正確，包括補充缺損的句子成分，調整不正確的主謂、動賓搭配，更正不當或錯誤的修飾，簡化不必要的複雜語法結構，修正不符合公文語言特有規範的表述方式等。
語言文字精煉潤色就是對業已修改規範的語言文句做精細準確的調整處理，使句子更加精煉，用詞更加準確，文字更加簡潔，標點符號更加規範，使公文能用最簡潔、準確、精煉的文字去表達盡可能豐富的思想和內容，承載更多的公文信息。這是公文修改的最高境界，要求必須認真細致，工作的重點不在內容上，而在形式的完美上。其內容主要包括：包括對用句、用詞、用字從整體上進行審查修改；對“的”、“地”、“得”等結構助詞和“著”“了”、“過”等時態助詞進行審查修改，能不用的盡量不用，需要用的必須準確；對“將”、“即將”、“已”、“業已”等時間副詞進行審查修改，確保表達的意思完全符合實際；對“和”、“同”、“與”、“及”、“以及”等常用連詞進行審查修改，使之更加規範簡潔；對“以”、“以便”、“以免”“藉以”、“對”、“對於”、“關於”、“就”等常用介詞進行審查修改，使句子表意準確；對“因”、“因為”、“由於”、“因此”、“所以”等表述因果關係的詞彙進行審查修改，使之與客觀實際相符合；對“可以”“、應當”、“必須”、“不宜”、“不能”、“禁止”、“一定”等情態副詞進行審查修改，確保公文表意準確無誤；對“認真”、“努力”、“堅決”、“紮實”等公文常用詞彙進行審查修改，盡量減少不必要的帶口號性的同類詞彙；對數、量詞使用進行審查修改，確保表達規範、準確、科學；對同一語言環境或同一句子中多個相近詞彙進行措詞調整，使前後相同的用詞相回避、相協調，表意準確；對不符合公文語言規範的表述方式進行修改，更正不適宜的文學語言和表達方式；對前後相關聯的語句進行適當的協調處理，適度運用對偶、排比等句式使文章更具美感；對逗號、頓號、冒號、句號等常用標點符號進行審查修改，確保精確無誤，等等。
體例與格式修改就是對公文的文種、標題、引言、表述方式、語言技法、結尾、落款等進行審查修改，使之符合公文的體例與格式規範。
公文修改的測評是指對公文修改的情況進行量化檢測和評價。在實踐中，測評公文修改情況通常需要使用一個量化指標，我們可以稱之為文字置換率。
文字置換率是指被修改的文字占公文總字數的比率。文字置換率有廣義和狹義之分。廣義的文字置換率指一篇公文在修改時被改動過的所有涉及文字占公文總字數的比率；狹義的文字置換率僅指運用置換的方法修改的文字數量占公文總字數的比率。這裏我們用廣義的文字置換率來表述原稿的質量狀況和公文修改的情況。一般而言，文字置換率在5％以下的，可以稱為優秀文稿；文字置換率在5％—10％的，可以稱為合格文稿；文字置換率在10—20％的，可以稱為基本合格文稿；文字置換率大於20％的，可以稱為不合格文稿。進行審核修改的文稿的文字置換率一般都在20％以內，大於20％的，一般退回起草人員修改或重新起草。