確保室藏檔案的安全、有序。目前綜合檔案室擁有庫房麵積50平方米，辦公室、閱覽室共12平方米。庫房內配備了中央空調，鐵製檔案櫃、去濕機、防磁櫃、溫濕記錄儀、滅火器、移動梯、目錄櫃以及檔案專用縫紉機、鑽孔機、專用電腦（檔案軟件）、碎紙機等管理設備。
近幾年，在處領導的重視和大力支持下，已累計投入資金10多萬元。硬件設施的完善、優化為市市容環衛處檔案管理上等級提供了物質保障。如今，庫房內擺放合理，清潔有序，各項儀表符合庫房技術規定。庫房四周無危及檔案安全的隱患，庫存檔案無黴變、損毀、遺失、被盜、塗改、泄密現象。
（五） 檔案收集和整理情況
市市容環衛處文書檔案真正建立和初步走向規範化立卷應該始於1992年12月。市檔案局多次要求我單位從1947年成立至1980年的文書檔案整理後移交給市檔案館。殊不知這30年正是頻繁變革時期，當時許多文書材料殘缺不齊，幾乎空白。
當時我們就從關閉的雜物間、廢棄的舊紙箱、沾滿灰塵的小倉庫內翻找，也從多名老職工的回憶中搜導線索，並從上級主管部門的檔案材料中引證，最後，通過市檔案局有關領導和專家的大力支持、幫助指導下，終於將市市容環衛處的首批檔案建立起來了。盡管由於曆史原因，收集不是很完整，但畢竟有了好的開端，為日後檔案管理規範化奠定了基礎。至此後，市市容環衛處檔案管理始終沿著規範化邁進。
檔案資料收集是否完整、整理是否符合管理要求，這是檔案管理規範化的重要標誌，根據市市容環衛處實際工作特點，綜合檔案室製定了各部門、科室應收集歸檔的文件材料範圍，以便準確收集應歸檔的文件材料並及時整理和移交歸檔。
市市容環衛處文書檔案由辦公室負責整理立卷歸檔。業務檔案由各業務部門整理組卷，次年上半年移交綜合檔案室，再有綜合檔案室統一編號，將案卷目錄錄入檔案軟件。會計檔案由計劃財務科按會計檔案整理規範負責整理、隔年年底移交綜合檔案室保管。再由綜合檔案室將案卷目錄錄入檔案軟件。科技檔案、特種載體檔案（照片、光盤、實物）均由綜合檔案室整理立卷歸檔。
2006年起，市市容環衛處對文書檔案的整理采用了新的立卷歸檔方法進行立卷，即一文一檔形式。按年度——保管期限采取以件為單位進行分類、排列、編號、裝盒。
目前，市市容環衛處已向市檔案館移交1947年至1985年的檔案143卷，包括64條機讀目錄，為市檔案館檔案信息資源的開發利用提供了服務。現綜合檔案室室藏檔案3632卷（件），其中：文書檔案608卷（件）、業務檔案300卷、會計檔案2470卷、科技檔案49卷、特種載體檔案205件。室藏檔案數量已突破千件，為市容環衛事業建設發展積累了史料。
（六） 檔案利用和編研工作
為了使綜合檔案室的所有檔案更好地為市市容環衛處的各項工作服務，充分發揮檔案在市容環衛建設和日常管理工作中的重要作用，多年來，在按時做好年度歸檔工作的前提下，逐步注重檔案利用效率的提高和編研工作的有序開展，建立、健全了全宗卷，又彙編了大事記、年鑒、組織沿革、組織機構一覽表、榮譽錄。合理運用電腦軟件進行日常收發文登記，案卷、卷內及歸檔文件機讀目錄的輸入，使查檔更快速、便捷、大大提高檔案利用效率。
三、 工作意義和發展目標
市市容環衛處綜合檔案室室藏檔案在我市創建省級文明城市建設、城市改造拆遷、市容環衛公共設施建設管理以及反腐等重大事項中，都發揮了積極作用，確保了各項工作的順利展開。
值市市容環衛處檔案管理晉升市級標準行列，我們將以此為契機，作為檔案工作又一新的起點，繼續加強管理，將信息化作為下一步檔案管理的目標，把本單位的檔案工作紮紮實實做好：
（1） 全麵普查案卷，取其精華，剔除一些無用的文件以避免今後實行計算機管理時出現的重複與低效的情況。
（2） 繼續加強對《檔案法》、《檔案工作條例》的學習和宣傳力度，在單位內部形成一種人人重視檔案的良好氛圍。
（3） 加強檔案工作隊伍建設，不斷提高專兼職檔案員的業務素質，積極參加檔案局組織的各項業務培訓。
（4） 努力做好檔案信息編研和統計工作，積極拓展檔案工作為大局服務的深度和廣度。