機，應該用第一次接電話的方式接聽。如果電話中噪音比較大，聽不清對方說話，應該直截了當地告訴對方：“對不起，我聽不清您講話，請您再撥一遍。”如辦公室內有客人在而電話鈴聲響起時，應該對客人禮貌地說明“對不起，我接個電話”。對自己沒有及時接到的電話，應該在24小時以內給予回複，如有特殊情況沒能及時回複，一定要向對方進行簡單的解釋。
接電話的時間與掛斷電話。商務電話不是“煲粥”，時間一般不應超過3分鍾。掛斷電話時，應該禮貌地說“再見”，並由打出電話的一方先行掛斷電話。
打電話的禮儀
撥打電話前應充分做好準備，說什麼、怎麼說都應該經過精心的設計。
商務電話應該選擇對方上班的時間撥打，無故占用他人的私人時間是不禮貌的。
接通後的前三句話。電話接通後第一句話應是問候語，然後說出自己的公司名稱和個人姓名，第三句話應該用最簡單的語言說明來電事由。此時，不要拐彎抹角地寒暄或者講一些無關的事情。
對交流的事情吐字清楚，條理分明，語言文明。
關於稱謂、聲音、狀態的把握與上述接電話的禮儀相同，重要的是傳遞友好與親切的感覺，保持與對方良好的溝通氛圍。
溝通完畢後適時地結束談話，不要占用他人太長時間。
手機禮儀
我國正在成為手機擁有數量最多的國家，因此，在使用手機的過程中，體現禮儀、尊重別人，成為亟待重視的行為規範。
在商務環境中，手機鈴聲應該盡量調低，在參加會議時，手機應調至靜音、振動甚至關閉狀態。
商務人士的手機鈴聲應避免使用異類彩鈴或其他怪異的鈴聲。
在某些地方，一定要關閉手機。如飛機上、加油站裏以及醫院的檢查室外麵。
手機應該放在隨身攜帶的公文包或者上衣的口袋裏，不用時不要拿在手裏，開會時不要擺在桌麵上。
如果對方拒接了自己的電話，不要立刻再打過去，此時對方也許不方便接聽，耐心等待回複即可。
重要的商務事宜不要通過短信發送，即便信息不會丟失也顯得不夠嚴肅；寫短信時應盡量簡短，但是不要簡練到對方看不懂甚至沒有標點符號的程度；收到短信要及時回複；不要發送內容不健康的手機短信。
溫馨小貼士：
電話交流時應盡量使用普通話，即便采用當地的方言進行溝通，也要吐字清晰、發音準確。如果對方聽不清楚你在說什麼，就談不上電話溝通和電話禮儀了。
情景訓練：
兩人一組演示打電話和接電話的過程，可以互相交流感想，使自己對電話禮儀有更加深刻的認識。
傳真 夠完整嗎
傳真，又稱傳真電報，是利用光電效應，通過安裝在普通電話上的傳真設備，將文件、資料、圖表等進行即時傳遞。傳真能夠方便地發送文字或圖片的原貌，並即時打印出來，這是其他通訊設備無法比擬的優勢。
發送傳真時最容易出現的問題是疏忽一些必要的注釋，給收到傳真的一方造成困惑，如不知道傳真是發給誰的，或者欲回複時發現對方沒有留下相應的電話號碼，反而給雙方的溝通造成障礙。
在發送傳真時，應遵守以下的禮儀規範：
傳真的完整性
在發送傳真時，應檢查是否注明了本公司的名稱、發送人姓名、發送時間以及自己的聯絡電話。同樣地，應為對方寫明收傳真人的姓名、所在公司、部門等信息。所有的注釋均應寫在傳真內容的上方，可以參考以下規範格式。