首先，文秘的思維活動應當具有廣闊性。他要能夠全麵地看問題，能在不同的知識領域和實踐領域裏創造性地思考，既能抓住重點，又不忽視重要的細節。因為從哲學上來說，重點與非重點之間存在著相互轉化的關係，所以文秘思考的時候不能隻抓重點而忽視非重點。
其次，文秘的思維活動應當具有深刻性。他不是粗枝大葉而是精心研究，不是淺嚐輒止而是鍥而不舍，能夠透過現象看到本質，抓住事物的核心。
再次，文秘的思維應當具有獨立性。不人雲亦雲，不受別人暗示的影響。但是應當注意，秘書畢竟是給領導工作的，這種思維的獨立性，必須建立在遵照領導意圖行事的基礎上。
第四，文秘思維應當具有靈活性。能夠在不斷變化的發展環境中審時度勢，正確反映現實，隨機應變，一切都以時間、地點、條件為轉移，善於從實際情況的變化出發，去思考問題，實事求是地解決問題。
第五，文秘思維應當具有邏輯性。沒有混亂、跳躍、含糊不清、左右搖擺、琢磨不定的缺點。
最後，文秘思維應當具有敏捷性。能夠在較短時間發現問題，采取果斷措施，解決問題。
2.全局的綜合能力
所謂全局的綜合能力就是要求文秘胸有全局，宏觀把握。文秘能夠把具體事物的各個方麵聯係起來，形成整體的看法，再從中找出工作的重點。從實踐來看，文秘對於工作中的各種情況、各個方麵、各種特征、各個部分都要進行整體的綜合的考察。否則，如果隻是作出孤立的、片麵的決策，文秘工作就會失敗。
周恩來總理對文秘的綜合能力就十分重視。他對文秘工作總的要求是認真負責。他要求文秘不論辦什麼事要時時刻刻首先想到整體利益，要有戰略全局觀點，要從政治影響上考慮問題，要善於區別輕重緩急。文秘工作受職業性質、地位所決定，在對待個人利益與集體利益、局部利益與全局利益上對文秘人員提出了高標準的特殊要求。
文秘工作說到底還是一項管理係統工作。強調整體運動的效益與效率，關鍵取決於其管理中樞即領導的活動質量與時效。作為領導活動帶綜合、輔助性的直接組成部分，文秘工作要適應領導這一基本追求，即時靈敏地對領導要求作出準確反應，迅捷而卓有成效地做好各項輔助工作，又好又快地為領導提供令人滿意的職能服務。
全局能力要求文秘了解領導的工作重點，這樣就能幫助處理一些非重點的事情。從而保證領導有時間來思考一些全局性、長遠性的問題。
3.快速的分析能力
中國有句古話：“一葉知秋。”為什麼隻是憑著一片樹葉就能知道秋天的到來呢？靠的就是分析能力。所謂分析就是將事物的整體分解成為各個組成部分，或是把整體的個別特征、個別方麵區分開來的過程。
文秘有了分析能力就能深入實際，把了解到的東西，進行研究分析，確立決策的方向，以達到事半功倍的效果。這是做好文秘工作的重要前提。
文秘的分析能力除了體現在替領導工作的過程中，還體現在處理和同事關係，在辦公室明哲保身的藝術中。 比如說，每家公司都有一些愛說長道短的人，他們愛添油加醋。這些是非可以聽進耳內，但別忘了自己應有足夠的分析能力。如不了解事情的來龍去脈，最好還是保持緘默，以免說錯話。
4.巧妙的應變能力
文秘應當具有靈活巧妙的應變能力。這主要表現在審時應變，遇到突發情況不驚惶失措，無所適從，而是沉著冷靜，應付自如，隨機應變。這正所謂：“智者善謀，不如當時”。
文秘應變能力體現之一就是處理危機的應變能力。社會複雜動蕩，市場競爭激烈，企業、單位各種突發事件隨時都會發生，而崗位領導無法聯絡到，這當如何處理，是文秘必須隨時應答的考題。
另外，文秘獨自外出辦事，算是半個在外的將領，如果文秘這個將領沒有應變能力或總部在任何情況下都不授予在外將領這種權力，那麼，迎接他們的隻有失敗。因為，隻要事物是動態的、發展的，就隨時都有新情況發生，要知道任何偉大的軍事家都不敢誇口說，他能夠在戰前預見到戰爭過程將要發生的一切情況。
第一次當文秘的你，可能是個女文秘，女孩子有愛哭的天性，如果你遇到事情，不知應變，反而在領導麵前因為工作而淚眼汪汪，證明你缺乏處理工作壓力的應變能力，更令人懷疑你無法代表公司的形象。
在與競爭對手競爭時，以委婉又不卑不亢的態度化解與對手的正麵衝突，更顯示了你有極強的處理突發事件的應變能力。
現代社會信息爆炸，你更要有麵對信息的應變能力。麵對大量的信息不要緊張不安、焦急煩躁，要保持心情寧靜，提高應變能力。這就要求你要學會吸收現代科學信息的方法，將眾多信息予以分類歸納，使之條理化。
組織方麵的四大能力