9.1.1會務工作的特點
會務工作主要有以下特點：
（1）服務性。會務工作是隨著開會的需要應運而生的，它的一切活動，都是為了給會議提供方便條件，做好各項服務工作，保證開好會議。
（2）被動性。會務工作的輔助地位決定了它的被動性。
（3）事務性。無論是發送會議請柬，還是記錄整理簡報，很多環節都有較強的事務性，繁雜而瑣碎。
（4）綜合性。由於會務工作是直接為領導機關和領導同誌召開的會議服務的，會議涉及的內容十分廣泛，參加會議的各種人才濟濟，知識淵博，要做好會務工作，需要了解社會科學和自然科學的多學科知識，特別是管理學知識，需要掌握同本職工作相聯係的各方麵的情況，需要掌握使用各種為會議服務的自動化、電子化設備的技能和本職工作的業務知識，要求負責會議的辦公室主管成為通才和“雜家”，能夠從全局出發觀察與考慮問題，有高度綜合的眼光與能力。當然，會議工作也有它的專業性，如辦事能力、寫作能力、記錄技術等。會議工作的綜合性與專業性是互相滲透、相輔相成的。辦公室主管的綜合能力越強，越有利於提高專業化水平；辦公室主管的專業化水平越高，總攬全局的綜合能力也就越強。
（5）時間性。會議是一種有組織有領導的活動，有很強的時間性。作為與會者應遵守時間，按時參加會議。作為會議主持人員更應有高度的時間觀念，決不能出現諸如與會者已到齊了……會議記錄人員還未到或是會場還未布置好等現象。
9.1.2會議安排
1.做好會議計劃
會議分正式與非正式兩種。前者如年度銷售會議、年終總結大會或公司定期舉行的重要例會等，這樣的會議在召開前必須有一段較長的預備期，並做全麵詳細的計劃，後者則隨意得多……
然而無論會議正式與否，會議的前期準備工作都是類似的。作為會議的組織與安排者，應當明晰以下幾點：
（1）會議的目的。會議的目的決定了會議的檔次、規格等。
（2）會議的名稱。會議名稱要妥貼恰當，名副其實。根據會議的性質與中心議題來確定。
（3）與會者有哪些。應當及時發出邀請函，並根據回複做好前期的準備工作，如設計、安排會議的座位，安排與會者發言的順序等。提名與會人員，是一項重要的政治性很強的工作，應當掌握以下原則：
一是周到全麵。日常工作會議要請與會議討論議題密切相關的部門領導同誌列席；臨時性會議，屬於征求意見性質的，應請有關方麵的主要領導同誌和代表參加；
屬於專業性質的，應請各有關方麵主管該項工作的領導同誌、專家和在該方麵有實際經驗的工作者參加；屬於紀念、慶祝性質的，應請一些有名望、影響與所紀念、慶祝事項有關的同誌及各民主黨派人士、各界代表參加。
二是寬嚴適度，準確無誤。從有利工作和便於保密的角度出發，做到提名合情合理，不寬不嚴，不錯提，不漏提。三是無論出席或列席會議人員……均不帶助手。四是會議秘書工作人員提出的與會人員名單，需要報請領導同誌審核後方能最後確定。
（4）召開會議的最佳時間。要配合單位或者企業工作的重點，還要考慮會議出席者的時間，尤其是如果邀請一些重要的領導人，要考慮他們的時間是否能夠協調開。同時還要考慮召開會議是否時機恰當，比如有的會議需配合節日或某個特殊的日子。
（5）會議可能持續的時間。有了會議的召開時間，同時還應當有會議的結束時間，這樣會議就有了明確的起訖點，這樣可以方便出席會議者安排自己的時間，也有利於會議的準備工作……提高工作效率，做好會議的準備工作，保證會議有條不紊地進行。
（6）會議所需設備及工具。這些是保證會議正常進行，圓滿結束的物質條件，必須在事前有個完滿的計劃。
（7）會議所需開銷。會議成本預算，為有利於提高會議效率，目前國外流行的一種會議成本的計算公式〔會議成本=2A×B×T，其中：A為與會者的平均工資（以小時計）的3倍；B為與會人數；T為會議時間（以小時計）〕對會議所需費用進行測算，這些都應當提前寫入會議計劃……報請領導批示，作出財政預算。
（8）會議議程及議案。議程，是對會議所要通過文件、解決問題的概略安排。用簡練文字逐項寫出即可。日程，是在一般時間內會議進行的具體安排，一般采用簡短文字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可，如有說明，附於表後。程序，是一次會議按照時間先後或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡，可粗可細。議程、日程應當事先發給與會人員，有的代表大會還應提交大會主席團通過後才能生效。程序隻供領導同誌主持會議時參考，不發給其他同誌。這能保證會議有效地完成。
（9）嘉賓和講話者的座位及次序安排。這是會議形式上的東西，但卻是非常的重要，它充分體現出會議的規格檔次，也有利於會議有序的進行。
（10）會場布置。這是會議前期重要的準備工作，尤其是對於一些重大的會議，更是應當拿出很長一段時間做準備。會場布置，包括主席台的布置、會議座次的布置、會議召開環境的美化和設計工作等。
（11）會間及會後的餐飲。應當考慮到會間的茶水，會後餐飲應當考慮到與會者的飲食習慣，比如有的與會者由於宗教信仰、民族習慣對食物有特殊的要求，這些在前期的計劃準備工作中，都必須充分地加以考慮。
2.會議的議題安排
（1）安排的原則
[1]提交會議討論的議題必須與所開會議的目的，出席會議者的身份相適應。也就是說，提交會議討論的議題，一定要是符合該會議討論標準的。
[2]提交會議討論的議題，除特殊情況外，要有簡要的文件或彙報提綱。彙報提綱應當開門見山，有針對性。對存在的問題和準備采取的措施，應當提出明確的意見。彙報提綱一般不要太長，並應該在會前幾天發給需參加會議的同誌閱讀，征求意見。除特別緊急的情況以外，臨時提出的議題不做倉促的安排。
[3]提交會議討論的議題及文字材料，必須會前經過領導人審批和專人對內容及文字審核把關……否則不能安排會議討論。
[4]每次會議的議題的選定、安排，均請主管領導人審查。
[5]下一級會議可以解決的或者個別領導同誌可審批解決的問題，一般不要安排上級會議討論……
[6]黨的會議同政府的會議討論的議題要有所區別。
[7]提交會議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，並在開會前幾天經領導同誌審批後，發給有關同誌閱讀，準備意見。
[8]臨時提出的一般議題不宜倉促安排，保證會議質量。
[9]一次會議議題不能安排過多或過少，要測算每個議題大致所需時間，合理分配，一般安排一個主要議題和一兩個小議題為宜。
[10]盡可能地將同類性質的議題提交一次會議討論。
應準備一些後備議題，以便在會議進展順利、時間充裕的情況下提供會議討論。
（2）安排議題的過程
[1]主管領導臨時確定議題，由會議負責人員向有關部門收集文件，準備資料。
[2]待討論的問題很多，文件也早有所準備，隻是一兩次會議討論不了，有個先討論什麼，後討論什麼的問題。這時候辦公室工作人員就要根據輕重緩急，根據當時情況提出建議，把要討論的問題安排出來。
[3]由辦公室人員事前收集議題，詢問各主管方麵有無需要拿到會議上討論的事項，然後加以安排，在一周前，甚至在一個月以前就要把討論的問題擺出來，排成議程表，提交領導確定……
排列日常會議議題的時候，應當盡量將同類性質的問題集中排列在一起，凡不屬於一個體係的問題，不要同時拿到會議上，同時要注意把保密性較強的議題放在後麵。這樣，一方麵，問題的性質相互聯係，便於討論；另一方麵，也便於有關列席人員到會和退席。
3.會議日程安排
（1）把握會議的目的。
安排日程的時候，首先要了解一下為什麼要召開這個會議。當然，通常按領導的指示“從某日至某日”加以安排。然而，為何要開這個會，自己首先要弄清。如果不把握會議目的，就隻能做機械的安排，一旦遇到問題就會手足無措。
（2）安排關鍵人物的時間。
有的會議，某個重要的人物不出席，會議就無法進行。如果事先不征求重要人物的意見，隨意安排一個時間，即使其他會議參加者的日程都安排好了，萬一重要人物說不行，就得重新安排日程。
（3）根據多數人意見安排日程。
日程在大致框定的時間內，做靈活的調整。雖然隻是一個日程表，但必須回到“誰有空，誰沒有空”這個出發點上。把會議參加者的名單列出來，排出若幹日程，把各人情況用不同的符號記下來，這樣，哪個日期好開會，便一目了然了。
（4）例會原則上要定時召開。
一月一次的部門會議，或一周一次的磋商、碰頭會等，這種例會應當盡可能定時召開。如每月第一周的星期幾的上午或者下午，定時以後，會場也容易安排。
（5）照顧大家的時間。
因工作崗位、工種不同，會議時間安排並不容易。要在考慮種種因素的基礎上，盡量選擇大家都能參加的時間。
議案是對會上將討論內容的一個“事先提及”，它依會議的具體類型而定。一般來講，非正式會議隻需簡單地列出各項議題，而正式會議則需詳細列出時間、地點、人物、事件，等等……需要注意的是，除了準備分發給大家的議案外，還需另給董事長擬訂一份更為具體的議案……其中要多預留出一些空處以作備注。
4.會議的時間安排
（1）會議召開的時間。
會議日程一旦確定，會議召開的時間也就同時決定下來了。 必須注意的是，在會議通知裏要寫明會議閉幕時間，隻寫會議召開時間是不夠的。有了會議結束時間，會議就有了明確的起訖點。
如果不知道會議結束的時間，會議參加者就會心神不寧。會議沒有明確的結束時間，沒完沒了地開下去，隻能令人厭煩。會議並非越長越好。在規定時間裏，有效地進行討論，得出有效的結論，這是會議召集者必須懂得的要領。
再者，如果會議不及時結束，打擾了人們會議結束後的時間安排，而給會議參加者帶來麻煩……會議占用的是每個與會者的寶貴時間，因此要盡量珍惜。
（2）會議所需的時間。
召開一個會議，以多少時間為好呢？當然，要看會議議題的數量和會議討論的內容了。會議時間因議題數量、會議內容的不同而不同。對會議時間的估計，要和會議主席商量決定。一般以兩個小時為宜。不妨把兩個小時作為一個標準，如果事前準備充分，會議參加者全神貫注地討論某一個問題，恐怕也以兩個小時為宜，否則時間太長，人們會感到疲 憊。
隻是，當會議不能一次解決問題時，可以采用事先準備簡化議程的方法，或者會議分兩次召開。
5.會議場地的安排
（1）場地必須有足夠的空間供自由使用。
如果會議開到一半，有人敲門說：時間到了，請諸位離開吧！那將是一件非常煩人的事情。不管是事前準備的時間，還是正式開會的時間，都應該充裕，才能讓人放心開會。
（2）場地位置必須讓領導及與會者均感方便。
試想如果開會地點太遠，與會者總是要來回奔波，路上碰到堵車影響會議正常進行不說，還會令與會者感到厭煩，對會議敷衍了事。
（3）場地大小須符合會議比例。
會場過大，將令與會者精神無法集中；會場過小，則給人壓迫感。當然，如果會議時間較長，空間不妨大點。
（4）場地應該有良好的照明通風條件。
室內溫度的冷熱、光線的明暗，都對與會者的情緒及實際工作效率構成影響。照明及通風設備應該按開會時間在冬天或夏天，在白天或晚上的狀況加以調整。
（5）場地應該有適當的開會設備。
所謂“設備”包括椅子、桌子、煙灰缸等，以及黑板、白板、紙筆、指示棒、視聽器材等工具。有了這些道具才可能使與會者充分地表達自己。
（6）場地不應受到外界幹擾。
所謂“外界幹擾”包括室外的噪音、打進會場的電話、訪客參觀等。場地應該有良好的隔音設備，場內盡量不要安裝電話，場外掛起“會議中，謝絕參觀”的牌子。
（7）場地租借的成本必須合理。
有些企業講究排場，大小會議都在高級飯店的會議廳召開，成本很高，沒有必要。
9.1.3分發會議通知、材料
各項會議準備工作基本就緒後，要盡早發出開會通知，以便與會人員提前做好準備。一般分為書麵通知和口頭通知兩種。書麵通知態度莊重嚴肅，備忘性好，參加人數較多或比較莊重的會議，宜發書麵通知。口頭通知特別是電話通知，應擬一個電話通知稿，以便簡明、扼要……完整地進行通知。重要會議的通知發出後，應及時檢查並進行落實。
9.1.4會場布置
不同的會議，要求有不同的布置形式。黨的代表會議會場要求樸素大方，人民代表大會會場要求莊嚴隆重，慶祝大會會場要求喜慶熱烈，追悼會會場要求莊重肅穆，座談會會場要求和諧融洽，紀念性會議會場要求隆重典雅，日常工作會議會場要求簡單實用。這裏主要講一下會場形式和排列座次問題。
首先來看會場形式。日常工作會議的會場布置形式多為圓型、橢圓型、長方型、正方型、一字型、T型、馬蹄型，體現民主與團結的氣氛；座談會、討論會的會場布置成半圓型、馬蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有輕鬆、親切之感；中型會議的會場布置成而字型、M字型、扇麵型，使人有正規、嚴肅之感；大型茶話會、團拜會的會場布置成星點式、眾星拱月式為好。大型會議一般在禮堂召開，形式是固定的。
劇院式：適於聽眾較多的場合，講話者可以站在較高的主講台上；教室式：狹長的會場設置便於注意力的集中；董事會式：適於少量人員開會，利於彼此間的交流，布置也較為正式；
U型式：適於中等人數的會議，同樣便於交流；圓桌式：適於小組討論，布置一般較為隨意……
再來看排列座次，它是指按照一定的規律和比較科學的原則給與會人員安排座位。排列座次的幾種規則：