正文 第18章 給所有職場人的忠告(1)(3 / 3)

職場中的籌劃與實施更注重細節

許多職業人士都主導、籌劃過企業年會,組織過相應的員工活動,在這類活動中,有一些重要的細節需要我們去把握。

活動的策劃

按企業慣例或公司領導的授權,一般由總裁辦、總經辦、企管辦、行政或HR等其中一個部門去策劃和牽頭組織整個年會活動,首先擬定一套詳細方案,包括活動各環節的具體細節、動用的人力物力以及做好基本的費用預算,報高層審批、核準之後分步實施。

經費的來源

方案實施之前,有經驗的職業人士自然就會想到“巧婦難為無米之炊”的硬道理,從而衍生出一套“有多少銀子辦多大事情”的變通做法,以免超出預算。在做好活動的周密計劃之後,仔細計算所需的費用,並將這筆經費分解為內部劃撥與外部讚助兩個來源,其中外部讚助主要指供應商讚助。

請柬的發放

供應商讚助通知一般由采購部門通過傳真或郵件的形式,提前一個月發出,通知內容以強調合作關係為主,順帶委婉提出希望對方讚助本公司員工年會活動的要求,並一定要附上回執表單,讓對方回傳讚助形式與具體數額,函件發出後再電話確認;外地客戶代表一般由銷售部門提前半個月通過郵寄的方式送達請柬,然後電話確認;當地政界等管理機構的請柬,一般由公司平時對口打交道的部門提前一周派人送達,並當麵邀請和進行最後確認。

挑選主持人

雖然外麵的職業主持人非常專業,可以使活動舉辦得更為成功,但畢竟沒有由本公司職員主持來得親切,同時,內部挑選主持人,也可以給自己人一次展示自我的機會,因此,這類活動最好是從內部挑選一男一女作為主持人。主持詞也要預先指定專人進行認真準備。如果時間充裕,最好是提前進行部分環節的彩排,一可以初步估算出整個活動所需要的時間,二可以避免臨場出錯。

由誰來講話

上台講話的當然是公司主要領導。這種場合下,事先擬定的講稿,一般要強調周邊政界領導的關懷,強調客戶的關照,強調供應商的誠信合作,強調公司全體同人的不懈努力。年會上的講話本身就是一次現場歌功頌德以謀求皆大歡喜的過程,因此,應以正麵成績為主,盡量省略和回避矛盾與問題,講話時間一般以三至五分鍾為宜,講得過長、過多,容易讓參會對象產生厭倦情緒。

場地的選擇

有條件的企業一般選擇大型酒店的寬大餐廳,部分企業為了營造內部的喜慶氣氛,也會選擇在公司內部可以容納全體主賓的場所。這類場地的選擇,一般以安全暢通為原則,來賓的席位按照客人身份的重要程度由尊向次、由高向低排列,以同類人士安排在同一區域或同一桌麵為宜;桌麵編號按照廣東人的習俗,凡遇“4”、“7”之類的號碼一定要全部省略,比如,本來編號為“04”、“07”的桌麵,一定要將原來的“03”變通為“03—A”,將原來的“06”變通為“06—A”,而本應編號“04”的號碼則相應變通為“03—B”,本應編號為“07”的號碼則變通為“06—B”;遇到編號為“4×”的桌麵,“4×”則相應變通為“39+1,39+2,”,遇到編號為“7×”的桌麵,“7×”則變通為“69+1,69+2,”。

來客的接待

客戶是公司的衣食父母,前來捧場的客戶代表是整個活動最尊貴的客人,自然應作為貴賓對待,需指定銷售部門熟悉的業務代表專門陪同,公司領導輪流穿插照應;周邊政界的領導也是不可忽略的重要對象,一般安排熟悉的股東或領導專門陪同;供應商代表由采購部門專門陪同,公司領導偶爾現身照應一下。

活動的穿插

文娛表演、抽獎、合影、頒獎、敬酒等活動穿插進行。一般情況下,對於現場的文娛表演,可以事先安排一些諸如部門主管之類的評委進行節目評選,可以將節目單發給評委,讓他們在節目上進行評選記錄,晚會結束前彙總評選結果,給予表演者適當的獎勵;抽獎則依據經費預算決定中獎率,事先分出獎品等級和采購相應數量的物品,現場按照先小獎、後大獎的規則與其他節目穿插抽獎,並安排相應工作人員登記兌獎;合影一般分批次安排客戶代表、政界人士、供應商代表、優秀員工、特殊奉獻獎對象先後與公司領導合影留念,最好與其他活動穿插安排;頒獎一般由公司主要領導在主持人宣布各類獲獎名單中一一授予;領導敬酒則按來賓身份和“先外後內”的順序進行。

紀念品的策劃與發放