管理者的基本要求：時間任務與組織管理——有感於《搞定1：無壓工作的藝術》
“我想要一天一天、按部就班地處理事務，但是有時候幾天才能做完的事情會湊在一起，同時向我襲來。”在日常工作中，我們可以時刻感同身受阿什利·布裏連特的處境。的確，在這個工業化、信息化、數字化的社會裏，隨著整體工作節奏的不斷加快，幾乎每個人都會遇到類似的情況，感到力不從心。
在係統學習了戴維·艾倫無壓工作方法的同時，書中引用的阿爾文·托夫勒的名言——“當你著手處理平凡瑣事的時候，必須著眼於大局，這樣一來，所有的煩瑣小事才能夠沿著正確的方向發展”給了我諸多啟示。作為一名農信社管理人員，應創造性思考，將管理的主要目標定位為尋找並解決主要矛盾，確保組織高效運轉。每個人的時間和精力是有限的，一個合格管理者的基本要求就是圍繞既定的目標，善於運用時間、任務與組織的縱向管理，通過調配各類資源，提高管理效率。我想這對管理者來說，才是戴維·艾倫的《搞定1：無壓工作的藝術》倡導的通向從容之道的捷徑和方式。
一、時間管理
按照戴維·艾倫的理念，工作項目的橫向管理係統包括收集(Collect)信息、處理(Process)信息、組織整理(Organize)、確定行動方案、行動(Do)直至完成工作五個階段。作為一個管理者，在有效推進自身工作橫向管理的基礎上，應著眼於縱向管理。強化對部門與團隊負責人的時間管理，即任務定時。
部門和團隊是一個組織最致命的層級。對於部門和團隊的時間管理有兩個重要的變量：部門中越上層的人，他對整個體係的時間管理的作用越大；部門體係的層級越多，對部門經理時間節省或浪費的放大效應越大。
根據經典的組織管理原理，一個部門老總最多應該麵對7個下屬，下屬底下還有下屬——對於組織嚴明的企業來說，這就是標準的金字塔形組織。那麼，如果老總的計劃不及時，耽誤的就是7個人的時間；如果這7個人也沒有定計劃，將耽誤49個下下級的時間——因此我們說一個沉湎於權術的高層管理者會迅速搞垮一個團隊或組織，道理就在這裏，並不是他的下屬不能幹，而是大家的時間和信心都被他給磨沒了，他一團糟的時間管理讓整個團隊的時間管理變得糟糕透頂。
因此，作為農村信用社管理者，要強化時間管理，推進信用社整體組織運行績效，從高層開始倡導時間管理。時間管理是針對下屬的，而不是自己。同時時間管理不是僅僅盯住一個人的“時間”，應從兩個角度提升：
1.製訂與落實計劃，作為部門或團隊時間管理的衡量標尺。例如，如果計劃中不考慮業務員客戶訪問作業時間，那麼業務員自己對在一個客戶中待多久很難有控製，他總想著“還有時間，還有時間。下麵的時間跑剩下的5個客戶，足夠了”。其實到頭來，90%以上的可能是時間來不及，且很有可能把最重要的幾個客戶落下了——到月底，他說時間沒控製好，業務沒上去。你說怪誰？
而如果你在計劃中提到了“團隊經理在出發前安排好業務員的時間”，但沒有在計劃中設計讓業務員拿著一張“當日流程表”去照辦，他還是有60%以上的可能忘記預先安排好的時間。這樣的現象每天都發生在我們營銷組織各個層級中。
計劃的製訂是非常繁瑣的，但是為團隊運作的協調性提供了標尺。這個標尺在衡量組織的管理層，也在約束組織的執行層。作為農村信用社的管理者，要重點監督各部門和團隊製訂這個標尺，還要站在整體效率的基礎上協調，達成部門或團隊間的整體同步性。
2.全麵控製，在執行過程中保證時間管理的有效。執行控製不僅僅是管理組織成員在規定時間裏把最重要的客戶解決掉，以保證整體時間夠用，還要求各部門或團隊鼓勵組織成員不斷提高在重點客戶身上花的時間的有效性，最終達成整體組織時間管理的有效性。嚴格地說，真正好的執行力管理不僅僅要強調在規定的時間裏完成任務，還要強調盡量提前完成任務！