第八章 職業習慣，高效率地開展工作 要事第一，分清主次
工作中，並非所有的拖延者都是不負責任、懶散懈怠的人；相反，在拖延者中，有相當一部分的年輕人工作勤勤懇懇。他們之所以拖延，是因為他們分不清工作的輕重緩急，弄不清自己該先去做些什麼，時而做做這，時而做做那，結果是什麼都沒做成。
對於這樣的年輕人來說，在所有他要做的工作裏，他很難說出一個“不”字，因為他分辨不清楚一件事情是重要還是不重要。不管碰到任何事情，他都會付出相似的時間和精力。而結果是，他總是有著太多的事情需要做；但卻沒有辦法完成，所以他隻好不斷地拖延。
的確，工作需要章法，不能眉毛胡子一把抓，要分輕重緩急!這樣才能一步一步地把工作做到位，避免拖延。
工作的一個基本原則是：把最重要的事情放在第一位。許多人通常不知道把工作按重要性排隊。他們以為每項任務都一樣重要，隻要時間被工作填得滿滿的，他們就會很高興。然而懂得安排工作的人卻不是這樣的，他們通常會按重要性順序去展開工作，將要事擺在第一位。
要事第一，就是先做最重要的事情。這也是做事的一個基本原則。一個優秀的年輕人非常明白輕重緩急的道理的，他們在處理一年或一個月、一天的事情之前，總是按分清主次的辦法來安排自己的工作。因此，開始做事之前，他們總要好好地安排工作的順序，謹慎地做好這件事。
劉麗是某私企經理秘書，幾年前剛進公司時，劉麗還脫不了“學生氣”，做事總分不清主次，每次經理布置工作時，她都認真記錄，可到具體執行時便因種種原因“走樣”：不是丟三落四，就是缺東少西。
有一次經理出差，臨走前讓劉麗起草一份重要的發言報告，以備他一周後回來開會用。劉麗認為時間很充裕，可以慢慢準備。其後幾天，劉麗隻管忙著處理其他日常事務。轉眼到了第六天，劉麗突然想到，經理第二天就要回來了，可報告還沒開始動筆，不巧的是，劉麗這天的事 情又特別多，上午要替經理參加朋友的開業慶典，下午又要接待已提前預約的客戶。
等一切處理妥當，已臨近下班，劉麗隻好準備回家連夜趕寫報告。當劉麗坐到電腦前開始寫報告時，卻突然發現，有些背景資料忘記帶回家了，這可怎麼辦?第二天，劉麗隻好一早就衝到辦公室狂趕報告，總算在經理上班前勉強把報告寫完了。
開完會後，經理把劉麗叫到辦公室，開門見山地質問她這一個星期的工作狀況，然後嚴肅地說：“你有一個星期的時間，為什麼交出這樣沒水平的報告，甚至還有一大堆錯字?”劉麗這才意識到事情的嚴重性，便老老實實地講述了報告的完成過程，等著被“炒魷魚”。不料，經理長歎一聲說：“你們這些剛畢業的年輕人，有熱情但不夠成熟，做事情完全分不清主次先後。”隨後，經理一筆一畫在白紙上寫下十個字：“要事第一，要務優於急務”，他語重心長地告訴劉麗：“秘書的工作很瑣碎，但是一定要分清主次，才能把工作做好。”
經理的一席話，讓劉麗茅塞頓開。從那以後，她抱著“要事第一”的原則，做事前先安排好順序，忙而不亂，最後受到了經理的表揚。
要事第一的觀念如此重要，但卻常常被我們遺忘。我們必須讓這種重要的觀念成為一種工作習慣，每當一項新工作開始時，都必須首先讓自己明白什麼是最重要的事，什麼是我們應該花最大精力重點去做的事。
然而，分清什麼是最重要並不是一件容易的事，工作中，我們常犯的一個錯誤就是將緊急的事情視為重要的事情。
其實，緊急隻是意味著必須立即處理，比如電話鈴響了，盡管你正忙得焦頭爛額，也不得不放下手邊的工作去接聽，它們通常會給我們造成壓力，逼迫我們馬上采取行動，但它們卻不一定很重要。
那麼，什麼才是重要的事情呢?通常來說，重要的事情應是那些與實現公司和個人目標有密切關聯的事情。
根據緊迫性和重要性，年輕人可以將每天麵對的事情分為四類：重要而且緊迫的事；重要但不緊迫的事；緊迫但不重要的事；不緊迫也不重要的事。
作為秘書，在工作中，隻有積極合理高效地解決了重要而且緊迫的事情，才有可能順利地完成其他工作；而重要但不緊迫的事情則要求我們應具有更多的主動性、積極性、自覺性，早做準備，防患於未然。剩下的兩類事或許有一點價值，但對完成工作沒有太大的影響。