第三章 高效的時間管理是成為優秀員工的保障 “我之所以覺得事務繁忙、工作累，原來是我沒找到好的工作方法”
郭瑩是公司行政部的經理助理。她的工作都是一些瑣碎事務，包括接聽電話、回複電子郵件、收發傳真，準備各種會議資料及報告，安排經理出差的列車、航班以及與客戶會談的酒店、餐飲，等等。總之，她的工作要多雜有多雜，要多碎有多碎。剛掛了電話，就看到有電子郵件需要回複；還沒回完，又有文件發過來，讓她去打印；接著又有辦公用品需要去采購……一件壓著一件，有時能排一長串都來不及處理。
麵對這些事情，郭瑩總是來一件處理一件。常常是馬不停蹄忙一天，中午休息時間也被擠沒了，有時下班後還要加班。偶爾，還會有一兩件事情忘了處理或延誤了時間。
“這麼簡單的事情你都做不好？”
每當經理這麼說她的時候，她都覺得特別委屈。
一天，她向朋友倒起了苦水：“我每天有那麼多事情要處理，偶爾有一兩件忘記了或延誤了時間也很正常。我的工作太多了！換誰都得手忙腳亂。”
“你有那麼多事情要做嗎？”
“當然有了！”郭瑩嘟著小嘴說。然後開始掰著手指細數自己每天的工作……
“你說了這麼多，反反複複不就那麼幾件事？”朋友笑著說。
“就那幾件事兒是沒錯，可我總得來一件處理一件吧？總是反反複複的，加起來就很多了。”
“誰規定非要一件一件處理了？你不會把它們分類集中處理？比如說，電子郵件，你完全沒必要來一個，回一個。對於那些不急的，你可以找個固定的時間，集中處理；還有那些打印的文件，他們又不是立馬就得用，你有必要來一個，跑一趟打印室，然後送過去；再來一個，再跑趟打印室，然後送過去嗎？單路上你得多浪費了多少時間和精力？”
郭瑩想了想，笑著說：“是呀！我怎麼沒想到呢？這事兒我得好好研究研究。”
之後，郭瑩開始分類集中處理自己每天的工作。
慢慢地，她發現，確實像朋友說的那樣，她每天的工作也不過就那麼幾類，而且很多事情完全可以放一起處理的。
“我之所以覺得事務繁忙、工作累，原來是我沒找到好的工作方法。”
於是，她開始按朋友說的方法，把一些不急的事情集中在一起去處理。比如，每天的電子郵件，她都會安排在下班前的一個小時集中回複。這時候，她隻專注於回複郵件，效率就會很高。
需要打印的文件，如果不急著用，她會集中在午飯後的時間一並打印出來，然後送到各人手中。這個時候來回跑跑腿，正好當飯後運動，另外，也避免了上班時間在職場來回跑動，打攪其他同事或領導的工作。
如果有部門的辦公用品用完，需要采購時，她會主動去詢問其他部門有沒有什麼辦公用品快用完了，然後一起買回來。以免上午剛給這個部門買過送去，下午另一個部門又需要采購。
……
按以上方法工作一段時間之後，以前，她手忙腳亂、疲憊不堪的樣子，不見了蹤影。取而代之的是從容不迫、輕鬆自如。郭瑩的工作不再那麼雜亂無章了，工作效率和質量也有了大幅度提高。她居然開始有了許多空閑時間。在忙完一陣之後，她可以喝杯茶，稍微休息一下，以更好的狀態迎接下一個任務。
郭瑩的工作越來越出色，她變得越來越自信。
【快速優秀提示】
1.來一件事情，處理一件事情，往往既耗時又費力，而且容易顧此失彼。如果將繁多的事務分類集中批量處理，就可以大大提高工作效率，就不會因任務堅巨而感到壓力過重。
2.接到大的任務時，也可以采用這種方法，先把它分解成一個個小事，然後分類集中處理。
3.針對自己的工作事項，製訂一個分類集中批量處理方案。
【自我反思】
* 你知道瑣碎的事情可以分類集中處理嗎？
* 你使用過分類集中批量處理法麼？