第三章 高效的時間管理是成為優秀員工的保障 “我沒有時間和精力從這些冗長的文字中提取那一點點有價值的信息！”
一次，世界知名企業寶潔公司的一位經理寫了一份報告，描述公司存在的問題以及自己的處理意見。為了把問題盡可能地交待清楚，他寫得特別詳細，整份文件完成後用了十幾頁紙。
當他非常滿意地把文件交到總裁查德·德普雷手裏時，德普雷連看都沒看一眼，就隨手推到了一邊，而且有些生氣地對他說：“重新再寫一份給我。”
經理不明白，問道：“這份報告我是非常認真寫的，而且寫的也都非詳細。你先看過之後，如果覺得哪裏不妥，再讓我重寫也不遲呀！”
德普雷用手拎了拎厚厚的文件說：“隻從這一打紙的份量，就能看出你寫的很詳細。但是我要的是簡化的東西！”
經理隻得回去重做。
把事情詳細地描述出來很容易。但是，要把複雜的事情用簡短的文字概括出來，又要把問題全麵地描述清楚，卻不是一件容易的事。
經理花了很大功夫，才把文件縮減到三頁紙。心想這次總裁應該滿意了吧。
沒想到，德普雷接過文件，快速翻了一下，嚴肅地說：“再精煉些！”
經理皺起了眉頭，說：“能縮減成這樣，已經很不容易了，再精煉就沒辦法把問題交待清楚了！”
“那是你的事情，我沒有時間和精力從這些冗長的文字中提取那一點點有價值的信息！”德普雷堅定地說。
經理隻好重寫，這次他把每個問題及處理意見都用簡單的一句話概述。把那些細枝末節的、意義不大的、可有可無的、修飾性的文字全部刪除，僅剩下最重要的文字。
完成之後，竟然隻剩一頁紙。他又仔細閱讀了一遍，覺得一個字都不能再刪了，才拿去給總裁看。
這次德普雷非常仔細地看了一遍，不停地點著頭。看完後，他微笑著說：“你做得很好！我要的就是這樣的東西。記住，以後的報告都要這麼寫。”
經理總算鬆了口氣。
德普雷接著說：“傳統的報告大約要15頁左右，其中很多內容都是沒有任何價值的，隻是把一些簡單的文件繁雜化了。現在你把原來的十幾頁文字縮減到一頁紙上，仍然能把所要講的問題描述清楚。通過這一頁紙我很快就可以掌握公司目前的情況。你想一下，看一頁紙與看十幾頁紙相比，效率提高了多少倍？縮減報告的這個過程，就是把複雜的問題簡單化。隻有這樣，我們才能更清楚明了地知道下麵的工作該如何進展。”
從此，寶潔公司規定，所有人員都要以盡可能簡練的語言寫報告類的文件。因此，該公司的報告類文件都隻有一頁紙。員工們慢慢都學會了把複雜的事情簡化描述和簡化處理的方法，整個公司的工作效率也因此得到了大幅度提升。
【快速優秀提示】
在我們寫工作彙報、備忘錄、述職報告等文件時，一定要避免冗長，這樣就可以大大提升自己和公司的整體效率。
1.用最精煉的語言描述問題。
2.用最精煉的語言分析病因。
3.用最精煉的語言寫出解決問題的辦法。
【自我反思】
* 你習慣精煉的文件，還是冗長的文件？
* 你知道如何寫出精煉的文件嗎？