第八章 商務禮儀——涵蓋廣泛的商務交往禮儀 Ⅰ商務接待與拜訪的禮儀
(一)商務接待禮儀
企業業務往來的增加，對外交往麵的擴大，將會使企業的接待工作越來越重要。
接待的客人有生產廠家、供貨單位，也有本企業的顧客以及相關領域的企業。如果細分 ，可以分成業務往來接待，顧客投訴接待，視察指導接待，參觀學習接待。
(1)接待的程序
接待工作繁雜瑣碎，如有疏漏，將會給本企業的業務、聲譽等造成損失。
◎ 準備階段
接到來客通知後，必須了解客人的單位、姓名、性別、職業、級別、人數等。其次，要了解 客人的目的和要求以及到達日期，所乘車次和到達時間。
接待一般客人，可根據慣例直接接待。但接待重要客人和高級團體，就要製定接待方案。其 內容包括：客人的基本情況，接待工作的組織分工，陪同人員和迎送人員名單，食宿地點及 房間安排，夥食標準及用餐形式，交通工具，費用支出意見，活動方式及日程安排，彙報內 容的準備及參加人員等。接待方案要報送企業領導批準。
◎ 正式接待
客人到達後，應安排專人迎接。對於一般客人，可以由業務部門或經理秘書人員到車站(機 構、碼頭)迎接，對於重要客人，有關領導要親自前去接站。
客人到達後，應把客人引進客房，替其安排好食宿。同時，與客人協商好活動日程。
根據日程安排，精心組織好各項活動，如合同洽談、參觀遊覽。客人活動結束後，要安排時 間讓單位領導和客人見麵。
根據客人要求，為其安排返程，如訂購返程車(機、船)票，及時送到客人手中，最後送客人 到車站告別。
(2)接待的注意事項
◎ 行進中的禮節
接待人員在陪同客人走路時，一般應在客人的左側，以示尊重。主人陪客人時，要並排 與客人同行。隨行人員應走在客人和主陪人員的後邊。負責引導時，應走在客人左前方 數步遠的位置，遇到上下樓或轉彎處應用手示意方向並加以指示。乘電梯時，如有專人服務 ，應請客人先進，如無專人服務，接待人員應先進去，到達時請客人先走，進房間時，如門 朝外開，應請客人先進，如門往裏開，接待人員應先進去，扶住門，然後再請客人進入。
◎ 乘車時的禮節
乘車時，接待人員要先打開車門，請客人上車，要以手示意車門上框，提醒客人避免磕碰， 待客人坐穩後，再關門起車。車停後接待人員要先下車打開車門，再請客人下車。
(二)商務拜訪禮儀
商務拜訪禮儀對於業務的往來、企業形象都非常重要。
(1)拜訪前的準備
預約。拜訪別人，無論到居室、辦公室或者賓館，都要事先與被拜訪者取得聯係，以便雙方 都能利用和控製時間。
作為領導秘書，給領導的拜訪進行預約的方式有：
①當麵向對方提出要求約會。
②用電話向對方約會。
③用書信提出約會。
注意儀表服飾。穿著要端莊、整潔、規範。男士穿西裝，女士穿套裝。
準備好名片。男士的名片可放在西裝口袋中，也可放在名片夾中；女士則可將名片放在提包 中容易掏出的地方。
最為重要的，拜訪客戶前要對他的概況、特點、銷售量以及對方的信用、在商界的信譽都要 有所了解，以免交談時無話可說而陷入尷尬局麵。
(2)拜訪客戶
主管人員拜訪客戶，其會晤禮節有：
①進入客戶的機構，應向接待人員主動介紹自己公司的名稱和自己的姓名、職務等，同時說 明訪問對象的姓名和工作部門，如果是事先約定也要說清楚。
②被引到會客室時，向引路者表示感謝。
③就座時注意，上司坐上座，自己則居下座。
④向訪問對象致意。
⑤向訪問對象介紹公司的負責人。
⑥介紹過後，上司與對方寒暄並交換名片。
隨從人員在會晤時不要擔任主角，上司負責主要的交涉。如果上司早已認識客戶，而下屬是 初見客戶，就應由上司先將屬下介紹給對方，再將對方介紹給屬下。