現代辦公室的典型場景是：我們每天被繁雜的事務弄得焦頭爛額、頭暈目眩，如堆滿桌子的文件，一個接一個的電話，不斷來訪的客人，顧客的投訴抱怨……而一個高效成功的人士卻能夠從容地應對這一切。他們懂得如何把重要緊急的事放在第一位，控製自己不會變成一個工作狂。他們懂得如何授權給別人，如何減少於擾、如何集中注意力，利用好精力充沛的時間，他們有效地主持會議，訓練自己快速而有效地閱讀……因為他們養成了一個良好的習慣——如何分清輕重緩急。
令人遺憾的是，很多工作勤奮的人把注意力集中在一些根本不會給他們帶來任何成就感和快樂的工作項目及其他活動上。這個勤奮的人很活躍但卻不知道自己活動的真正目的是什麼，那麼他的活躍就是毫無意義的。無論何時當你正在為一些錯誤的事情而工作時，無論做了多少工作都是白搭。最有效的成功途徑就是遵循80br20法則。
80br20法則是一百多年以前由意大利經濟學家帕累托提出的。這個法則是說我們80％的收入來源於我們20％的行為。也就是說，我們浪費了80％的時間，或者至少是沒有對這80％的時間進行最充分的利用。那麼創造了你80％的成果的具有魔力的20％又是你工作的哪一部分呢？
許多售貨員覺得自己的職責隻是迎來送往，從來沒有勇氣為自己作決策；許多職員一連幾個小時按部就班地工作；許多上司每天忙於處理下屬的工作，卻沒有時間從事真正能帶來銷售量和利潤的行為。隻有那些將剩餘的80％行為中的一大部分也投入在創造收入的行為中的人才可以大幅度地提高自己的工作效率。
在每一項工作中都包括了—些關鍵性的任務，也就是最後決定了收入高低的少數關鍵行為，我們必須將自己的注意力放在這一部分上。讓人感到吃驚的是，通常情況下，從事創造收入的行為並不像我們想像的那麼難。真正勤奮的人應該認識到，一個人的成功之處並非在於他們做的是異常艱巨的事情，而是因為他們將一些簡單的事情完成得非常出色。關鍵隻在於：他們在做這些事情!
前麵我們討論過目標的重要性，有了目標，可以幫助我們確定事情的輕重緩急。正是因為缺乏目標，勤奮的人才容易陷進無窮無盡的日常事務當中。一個忘記最重要事情的人，會成為瑣事的奴隸，有人曾經說過，“智慧就是懂得該忽視什麼東西的藝術”，這句話包含著重要的哲理。要發揮潛力，勤奮的人應該懂得，要全神貫注於自己有優勢並一定會有回報的方麵。當你不停地在自己有優勢的方麵努力時，這些優勢會進一步發展。
成功的人士一般都有一個重要的習慣，那就是找出並設法控製那些最能影響他們工作的重要之點。這樣，他們工作起來就會比—般人更為輕鬆愉快。因為他們已經懂得秘訣，知道從一大堆不重要的事實中抽出重要的事實，這樣，他們等於為自己的杠杆找到了一合適的支點，隻要用小指頭輕輕一撥，就能移動原先即使整個身體也無法移功的沉重工作。
從一個人怎樣對待信息可以看出一個人是否善於從一大堆事情中分離出重要的事實。有很多人對於在報上所看到的所有消息全部接受，而不會加以分析；他們對別人的判斷，也是根據這些人的敵人、競爭者或者同時代的人評語來決定。這種人一開口說話時，通常都是這樣說：“我從報上看到……”或者是“他們說……”思想方法正確的人都知道，報紙的報道並不是一定正確，也知道“他們說”的內容也有很多是不正確的消息多過正確的消息。這說明這些人還沒有養成重點思維的習慣。當然，在新聞報道和他人的傳言中也包含很多真理與事實，但是聰明人都不會把他所看到的以及所聽到的全盤接受下來。
養成重點思維，就是避免眉毛胡子—把抓，要分清主次。我們要時刻避免自己被不重要的事情引人歧途。某件事情很有趣並不意味著它就值得去做。即使這件事情是有幫助的，但並不一定意味著這件事情就是值得做的。問題是，它能有多大幫助?換句話說，它是否比你能從事的其他事情更有幫助?根據這種思考，你要決定自己是否有必要做這個事情。
做事情如果不能把握關鍵所在，結果往往會事倍功半，出力不討好。那樣常常是付出大量的人力、物力和財力，結果卻收效甚微。這是太多勤奮的人一直在做的事情。相反，如果能夠了解事物的關鍵所在，結果就會完全不同。
勤奮的人要經常想想，有哪一件你可以做但現在沒有做的事，如果你經常做會使你個人的生活發生巨大的積極變化?我們在分清事物的重要性上常犯的一個錯誤是把緊急的當成重要的。
確定一項活動的兩個要素是緊急和重要。緊急意味著需要立即注意，是“現在”。例如，電話鈴響了是緊急的，多數人不會讓電話鈴—直響著而不去接。舉個例子，你可以花好幾個小時準備材料，你可以穿上正式的服裝去一個人的辦公室討論某個問題，但是，如果你在那裏時電話鈴響了，一般說來，你總是要暫時放下你的私人訪問去接電話。你給別人打電話，很少有人會說：“我10分鍾以後再來通話，請等一等。”但這些人可能會因為正和另一個人通電話而讓你等著。
緊急的事通常是明顯易見的。它們給我們造成壓力，逼迫我們馬上采取行動。它們通常就在我們麵前，往往是令人愉快的、容易完成的、有意思的。但是它們卻經常是並不重要的。
我們要知道，重要與否同結果有關係。重要的事情是那些會對你的使命、價值觀、優先的目標有幫助的事。
我們對緊急的事會很快作出反應。而實際上那些重要而不緊急的事要求人們具有更多的主動性和積極性。我們應該主動行動以抓住機會，促成事情的發生。如果我們不具有積極主動的習慣，如果我們不清楚什麼重要，不清楚我們希望自己的生活產生什麼結果，我們就很容易把緊急的事情當成重要的事情。