4月5日，日本政府正式向華東政府發出了外交照會，通知華東政府派代表團於1 0日在長崎進行合作的協商，並且希望華東政府拿出一個詳細方案來。
到這個時候，聯合艦隊己經五次出擊，除了兩次閉塞作戰之外，還有三次試探性進攻，而每一次對外都是宣布獲勝，再不就是大勝，其實除了第一次算是小勝，其他幾次實際的戰果都是乏善可陳，由其是第二次閉塞作戰，幾乎可以算是一場敗仗。軍令部也感覺到戰爭的嚴峻，畢竟對日本來說，這又是一場賭國運之戰，隻能贏不能輸，說不定還真的需要華東政府參戰。雙方的協商己經推遲了一次，總不好再推了，因此也不等華東政府催促，就主動向華東政府發出了邀請。
長崎是日本海軍的兩大母港之一，吳港的所在地，設有海軍重守府，是海軍的重要基地。由於華東政府和日本的合作是非公開的，因此選在東京協商未免太引人注意了，在長崎到是要隱蔽一些。日本人之所以考慮得這麼細，一方麵是日本人注重細節的性格使然；另一方麵也是因為華東政府救了2 9名日本士兵，賣給了日本一個大大的人情，因此日本政府也不得不為華東政府多考慮。
收到了日本政府的外交照會之後，華東政府立刻開始研究對策，雖然華東政府並不打算真的和日本合作，但在這個時候還是敷衍一下，而且在表麵還要做得和真事一樣，因此也不能太馬虎了。
首先當然是確定代表團的人選，因為這次談的不僅是有軍事合作，而且還有民政管理合作，因此外事部是肯定要參與的，李三傑自然占了一個名額，其他的是海軍參謀長韓超，艦隊司令張威，陸軍參謀長秦玉海，政委張立勇，總共是五個人，另外還有副手8人，全部是穿越戰士組成，隨行人員1 5人，共計有2 8人。
接下來2天，又協商華東政府的合作方案，盡管華東政府並不想和日本談成，但也不能故意胡亂開價，畢竟這個時候的日本政府裏確實是精英聚集，肯定是看得出來的，因此必須要把握好其中的分寸才行。
4月7日，華東政府的代表團從青島出發，由於這時日俄處於戰爭狀態，因此也沒有乘座商船，而是派巡洋艦沂州號送他們去長崎。
9號下午3點，沂州號到達長崎，日本外相小村壽太郎、海軍大臣山本權兵衛兩人為首，在碼頭迎接他們一行，並且安排了十分隆重的歡迎儀式，儀仗隊、軍樂隊都一應具全。就連明治天皇也專程派養子東伏見宮親王為使者，也來一起迎接，同時也是感謝華東政府救了29名日本士兵，並且還為代表團的成員頒發了皇室的勳章。結果在碼頭上足折騰了一個多小時才算完。
日本方麵又為代表團一行準備了華麗的4輪馬車，將他們一行送到下榻的飯店裏。而在沿路上看到街道邊，店鋪前掛滿了日本國旗、海軍軍旗，以及慶賀作戰勝利的條幅，以及支持日俄戰爭的宣傳單，而且在街頭上還有不少的遊團、演說團體，以及穿著仿製的日本軍服的少年人，或是高呼口號，或是發表演說，並且還都吸引了大量的人群圍觀，不時還有人拍手叫好。
時間不長，一行人馬就到了飯店裏，眾人入住之後，休息了一會兒，日本方麵又為代表團一行準備了豐盛的宴全，菜肴中日兩式都有，並且還有日本傳統的文藝表演。總之日本方麵在禮儀規格方麵做得非常周道。
上午10點，雙方正式舉行協商會談，除了小村壽太郎、山本權兵衛、東伏見宮親王之外，還有昨天連夜趕過來的陸軍參謀總部次長兒玉源太郎和作戰部部長鬆川敏胤大佐，組成了日方的談判成員。
協商開始之後，兒玉源太郎首先道：“現在日俄己經開戰，隻靠我們日本獨力對抗俄國，確實有些吃力，如果貴眾能夠出兵相助，當然是再好也不過了，隻是不知貴眾的出兵計劃是怎樣的？”
韓超道：“上一次會談之後，我們一直都在準備，現在隨時可以出動陸軍3- 4個師，其中每個師確使有火炮超過8 0門；海軍方麵可以出動10艘左右軍艦，包括有2艘戰列艦、2艘大型裝甲巡洋艦。而到了1 0月份，估計才以出動1 0個陸軍師；海軍可以出動20艘軍艦。”
日方代表互相看了一眼，兒玉源太郎道：“實不相瞞，日本陸軍計劃在5月份有所行動，預計要投入1 0-12個師的兵力，分別從兩處地方登陸上岸，如果你們在5月份能夠出動6個師，也選擇兩個登陸地，形成4箭齊發的局麵，可以一舉擊敗俄軍。”