除此之外，企業還可以鼓勵員工發短信以節省電話費用。有很多時候，發短信可以起到同打電話完全一樣的效果。例如：使用短信確定與客戶會麵的時間；使用短信對某位客戶的生日表示祝賀；使用短信感謝某位客戶或供貨商；使用群發短信告知客戶本公司即將上市的新產品或馬上舉行的促銷活動，等等。
郵件傳真，能省則省
現在是一個信息化的時代，電話、互聯網等一係列通信手段極其發達，但對企業來說，郵件和傳真仍是必不可少。因此，在郵件和傳真當中也有許多細節需要注意，這些細節也可以為企業省下一筆不小的資金。
對很多企業而言，尤其是圖書公司和出版社，郵寄和快遞費用是一項經常性支出，怎樣才能讓公司的郵件又省錢又安全地到達目的地呢？
首先，企業需要對郵政係統進行必要的了解，谘詢當地的郵局，將不同郵寄方式的郵資信息了解清楚，也可以從郵局直接拿回一張價目表來看。通常情況下，郵局工作人員會把一些省錢的方法提供給企業。企業各部門擺放一份郵寄價目表，員工都可以了解郵資標準。
如果企業經常需要快遞服務，還要了解快遞公司的大致價格，並選擇效果高、服務好、價格低的快遞公司與之長期合作。
郵件的大小和重量是郵寄費用的衡量標準，有時幾克之差郵資就大不相同。這就要求企業把需要郵寄的物品盡可能地壓縮，以減少郵資。
如果企業需要通過郵寄方式來發放促銷宣傳單，那麼促銷宣傳單的材料重量應從經濟角度進行設計。這是由於郵件大小對郵寄費用會產生影響，如果郵件不平整或不符合郵局的規定，不但浪費郵費，而且耽誤寄送，影響業務。
如果沒必要，就別用國際郵寄方式寄郵件，因為國際郵寄的郵費往往要比國內郵寄貴好幾倍。像那些隻在展銷會上互換過名片的國外潛在客戶，大可不必給對方寄國際郵件，使用電子郵件聯係就司以了，把錢用在國內潛在客戶身上顯然更經濟實惠。
如果有員工能在外出辦事或回家的路上順便把給客戶的東西捎帶過去也是省錢的一個辦法。這樣做既能節省快遞費用，又能確保物品準時送到，客戶也會覺得企業對他非常重視。
如果需要郵寄實物，快遞公司是一個非常好的選擇。現在的快遞公司可以派人上門收郵件，然後當場稱重，當場付郵費，一周之內郵件就可以被快遞公司送到全國的任何一個角落。此外，快遞公司的服務分不同檔次，有加急的和普通的。如果寄送的物品不是很急，應該選擇普通快遞服務。當企業接受快遞公司的服務時，必須說清楚需要哪種檔次的服務。如果沒說明使用哪種檔次的服務，那麼，快遞公司也許會默認為企業需要的是最快的那種服務，從而造成不必要的浪費。
在傳真上也能找到節約的辦法，下麵介紹幾種有助於企業節省傳真費用的方法。
（1）盡量使用白紙傳真。發傳真的時候，如果沒有特別要求，盡量使用白紙來發，這樣不僅便於發送，而且也便於對方接收與閱讀。
（2）盡量別用彩頁傳真。很多企業特意將其產品介紹做成彩頁發傳真，其實沒有多大必要。直接用黑白紙發傳真，不但能夠減少發傳真的時間，還可以節省墨粉(如果是噴墨打印機的話)。
（3）盡量減少圖案或陰影麵積。減少傳真件上的圖案、粗體字、大標題和陰影麵積的數量，同樣可以提高發傳真的速度和節省墨粉。如果發長途傳真，情況更是如此。
計算機在日複一日地增加企業成本
當下，使用計算機已經成為了每位員工都必須具備的一項基本素質，一名員工可以不懂英語，可以不懂數學，但不能不會使用計算機，因為計算機已經是企業辦公必不可少的一個辦公用具。
對於企業來說，每一個辦公用具都需要成本，計算機當然也不例外。更何況計算機作為高科技產品本身價格不菲，而且作為電器，計算機每天都要耗去企業相當多的電能。兩方麵加起來，其所消耗的成本遠比其他辦公用具多得多，可以說是在日複一日地增加著企業的成本。那麼，怎樣才能節約計算機帶來的成本壓力呢？
1不要盲目相信配置，夠用就行
購買計算機要遵循一個原則，那就是隻買對的，別買貴的。在技術快速發展的今天，購買計算機這種高科技辦公設備時，沒必要一味追求最先進的性能，而應結合企業的具體業務和實際需要購買。事實上，那些頂級配置的計算機主要是用作網站服務器或是用來運行高畫質遊戲和動畫產品的。作為一般企業，就完全沒有必要去追逐計算機的高性能，這就好比明明有一輛三輪車就能送貨，卻非要多花錢去弄一輛高級轎車一樣。
可能有人會說，價格貴的計算機速度快、好用。但一般企業使用計算機無非就是用於文字或是數據編輯，在運行這些低端軟件的時候，普通計算機和高配置計算機之間的差異微乎其微。多花錢給員工配備的高配置計算機很可能會降低員工的工作效率，因為整天麵對這一台能夠玩遊戲的計算機，對員工來說無疑是一種誘惑，而且很多員工是經受不住這種誘惑考驗的。如果企業斥巨資給員工配備的計算機卻被員工用來玩遊戲，那企業可就得不償失了。
2計算機要買同一品牌的
如果在整個企業範圍內都使用同一品牌的計算機，那麼就可以節約很大一部分辦公成本。
首先，從同一品牌的經銷商那裏購進計算機可以獲得更多的折扣；其次，批量采購計算機以及打印機等設備也有助於批量采購與之相匹配的耗材，與此同時在計算機出現故障時，維修起來也較方便；再次，各部門使用同一品牌的計算機可以節省員工學習操作的時間，而且當耗材出現短缺時，不同部門之間可以互相借用。
3多用電子郵件可以有效節省電話和郵寄費用
使用電子郵件進行溝通不需要花費任何成本。因此，企業應該鼓勵員工在條件允許的情況下盡可能地使用電子郵件進行溝通或是與客戶進行交流。
在使用電子郵件時應當注意如下事項：電子郵件的內容應簡潔明了；在發送之前應仔細校正內容，避免錯別字和語法錯誤；不要僅僅依賴電子郵件進行溝通，偶爾要打個電話會更有效；要對接收者一般何時或多久查看電子郵件有所了解，這樣可以根據對方的具體情況發送電子郵件。
電子郵件方便、快捷、無成本的特性使它很受人們的歡迎，並成為理想的工作溝通工具。但是，也正是由於這些特點，它也可能成為企業負擔。因為使用電子郵件如此簡單，以至於每個人都能使用，所以企業的信箱裏常常會有幾十封未讀郵件，這些郵件絕大部分是垃圾郵件，需要花很多時間對其進行分類。
下麵介紹的這些方法，將令企業不再為電子郵件所拖累，從而有效節約企業的時間成本：隻在有事時發電子郵件；隻將郵件發給相應的人；郵件的附件不要太大；分別設置工作郵箱和個人郵箱，將私人事務和工作事務分開管理；安裝反垃圾郵件係統以屏蔽垃圾郵件或其他可能帶有病毒的郵件。
4盡可能地避免數據遺失
無論是隻有幾個人的小企業還是跨國大企業，都應該避免因為計算機停工而造成的損失。現在絕大多數企業的日常業務運轉都離不開計算機，數據遺失是一個必須加以重視的問題。下麵這些方法，有助於避免因計算機設備發生故障所造成的數據損失。
(1)安裝殺毒軟件。計算機病毒是計算機最大的敵人。在計算機上安裝殺毒軟件，並及時更新。殺毒軟件是防止網絡病毒侵害的最有效的工具之一。
(2)隨時保存文件。隨時保存文件是防止數據遺失的好習慣。“Ctrl+S”放入快捷鍵，是用來保存當前文件的窗口，在工作中隨手將計算機中的文件予以保存並不麻煩。
(3)備份工作文件。這是每天都應該做的事。每名員工都應該養成每天做備份工作文件的習慣。如果某項工作特別重要，那麼與該工作有關的文件的備份應該更多一些。在硬盤和移動硬盤上同時保存備份文件是明智的做法。如果因為計算機感染病毒或是係統崩潰而導致半個月甚至一個月的工作成果全部丟失，那後果可就嚴重了。
(4)設置保護密碼。設定進入密碼，可以用來限製別人對自己的計算機進行訪問。有時計算機是因為同事間交叉使用而感染病的，設置保護密碼，限製訪問權限，有利於提高其安全性。
5使用計算機要注意節電
計算機對電能的消耗很嚴重，尤其台式計算機更是辦公室耗電大戶。因此，每一位使用計算機進行日常工作的員工，都要養成計算機節電意識。
(1)不用計算機時要將計算機關閉或休眠。計算機專家指出，正確使用計算機的“等待”“休眠”“關閉”等選項，可以將計算機所消耗的電能節約近一半。暫時不使用計算機時，將計算機調到休眠狀態或是直接關機，即切斷硬盤及電源，隻向內存供電，耗電量相對較小，同時還可以延長計算機的使用壽命。
(2)盡可能多地使用計算機硬盤。隻要計算機開機，計算機的硬盤就在不停地運轉，如果再外接U盤或是移動硬盤，就需要消耗額外的電能來維持外接設備的運轉。因此，盡可能地使用計算機硬盤可以省電，而且由於計算機硬盤的運轉速度更快，磨損更小，使用計算機硬盤還可以提高工作效率，並延長設備的使用壽命。
(3)計算機要經常進行清潔和保養。計算機內積塵過多，會影響計算機的散熱係統，進而增加風扇的耗電量；顯示器屏幕積塵會影響顯示器的亮度，要增加顯示器亮度也會增加顯示器的耗電量。因此，定期清除機內灰塵，擦拭屏幕，能降低計算機電耗，並能延長計算機使用壽命。
(4)讓計算機更快地進入省電模式。“開始”菜單中選擇控製麵板，雙擊電源選項，在“屬性”對話框點擊“電源設置”圖標，就可以設置計算機在無人操作的情況下進入“係統待機”與“係統休眠”狀態的時間。
(5)利用降頻軟件為計算機節電。CPU是計算機的心髒，同時也是計算機的耗電大戶。使用計算機最直接的省電方案，是使用CPU降頻軟件直接降低CPU功耗。降頻既能使CPU的直接功耗降低，又能使係統風扇變得更加緩慢，從而使風扇的耗電量降低。
(6)購買計算機時要選省電型CPU。在計算機的所有部件中，CPU是最耗電的。一般情況下，人們比較喜歡運行快、性能高的CPU，但是CPU性能越高越耗電。如果用計算機處理一般性工作，完全沒有必要選擇高性能的CPU，那樣隻會導致電能浪費。因此，要根據使用需要選擇CPU，夠用就可以了。
(7)計算機光驅能不用就不用。全速度工作下的光驅要比硬盤和CPU更加費電，而且會產生較大的熱量，增加風扇的工作時間和壓力。因此，計算機光驅能不用就不用。
一般來說，一塊在正常情況下可以連續供筆記本計算機使用3小時的電池，如果用計算機播放DVD光盤，其電池電力充其量能堅持15小時。較長時間不使用光盤時，最好從光驅中取出光盤。對於經常使用的光盤，最好用虛擬光驅軟件將其虛擬到硬盤上，這種方法可以節省不少電量。
空調是辦公室裏的“耗電大王”
在夏季，辦公室中耗電最多的不是電燈，也不是計算機，而是空調。在夏季最炎熱的時候，如果不開空調，員工很難安心工作。再加上空調功率大，每個辦公室都有一台，一個夏天下來，空調無愧於辦公室裏的“耗電大王”。因此，企業必須盡可能控製空調的耗電量。空調節電有以下14項措施：
1選擇合適的空調
一般來說，空調功率與房間麵積比率為每平方米200千卡時，空調可以得到最大限度地利用。製冷量大了就會造成浪費，小了又達不到製冷效果。
一台製冷功率不足的空調，不僅不能提供足夠的製冷效果，而且由於長時間不間斷地運轉，還會縮短空調的使用壽命，增加空調產生使用故障的可能性。
如果空調的製冷功率過大，就會使空調的恒溫器頻繁起動，導致空調壓縮機的磨損加大、空調耗電量增加。
另外，在選購空調時，盡可能選擇有實力的品牌，這些公司生產的空調整體性價比高、配置好、材料好、耗能也會更小。
2空調房的條件也會影響到空調的耗電量
要使空調盡可能省電，首先要使空調房間的氣密性得到保證。開啟空調時，朝陽的房間一定要拉上窗簾，使用的窗簾布也要厚些，盡量少開門窗，減少室內外熱量交換，利於省電。空調房的門縫和窗縫要用密封條塞嚴，用管道膠帶或填堵材料密封供熱管道的焊接處、拐彎處和連接處，以最大限度地保證氣密性。
其次，房間隔熱性能要好。因為隔熱性能好壞直接影響室內外的熱量交換，從而影響空調的電耗。因此，牆麵應進行塗刷裝飾，以增強灰質牆的隔熱性，有條件的，可以在房屋地麵增加保溫層，提高隔熱效果。這樣一來，就可以提高空調的使用效率，降低空調的耗電量。
3將空調安裝在正確位置
正確地安裝空調也有益於節電。空調要盡量安裝在房間裏麵較高的位置，因為冷氣往下流動，熱氣往上流動，室內下層空氣是冷熱混合型空氣，室內的上層是溫度較高的空氣，若把空調裝在較低的位置，抽出的空氣溫度低，相對來說空調在做無功損耗，上層的熱氣並沒得到有效製冷。要提高空調的製冷效果，可使空調機室內側回風吸入口與相鄰牆壁間距50厘米，室外部分也應當與牆壁保持25厘米以上的距離。多數情況下。室內機的位置不宜對著門，這樣能避免經常開門帶來的能量損失。
進行空調的室外機安裝時，應避免陽光直射，盡量選擇背陰的房間或房間的背陰麵。因為在夏日，灼熱的陽光容易將外機曬熱，對空調自身的散熱效果產生很大影響，並且增加約165％的電消耗。如果條件不允許，而使室外機隻能在向陽的一麵安裝，則可在外機頂部裝上遮陽篷。
另外，連接室內機和室外機的空調配管越短越好，並且盡量不要彎曲，這樣才能達到好的製冷效果，並且耗電較少。即使不得已配管必須要彎曲，也要保持配管處於水平位置。
4注意使用空調的細節
空調在製冷時，出風口應盡量向上；製熱時，出風口應盡量向下，以達到最好效果。除此之外，空調機的過濾網要經常清洗，避免太多的灰塵阻塞網孔，使空調電耗增大。
5空調溫度要適宜
調節空調溫度能減少耗電量：剛剛開機時，將空調設置為高冷（高熱），以便用最快的速度達到降溫（升溫）目的。當溫度適宜時，將空調設置為中、低擋風，以便減少能耗，降低噪聲。一台15匹分體式空調機，如果溫度調高1℃，按運行10小時計算，便能節省05度電。使用空調時，一般將空調的溫度設置在26～28℃最為適宜。
夏天空調的設置溫度不應過低，否則，空調的耗電量就會增加。多數情況下，室內與室外溫差保持在4～5℃就可以了。這樣既能省電又不會因室內外溫差過大而感冒，以至影響身體健康。
設定適當的溫度，可以節約空調的耗電量。如果空調製冷時調高1℃，製熱時定低2℃，均可減少10％以上的耗電量，而人體對這種細微的溫度差別幾乎覺察不到。
6不要擋住出風口
室外機的出風口附近必須保持氣流通暢，不要堆放大件物品擋住出風口，否則會阻擋室外機散熱，降低製冷或製熱效果，增加無謂的耗電。
7不要頻繁開關空調
停機後，必須隔2~3分鍾才能再開機，同樣，在開機後也必須隔2~3分鍾才能關機。否則，不僅會增加無謂的耗電量，還會因頻繁起動開關壓縮機，導致壓縮機超載而燒毀。
8提前換氣少開窗
使用空調時，應提前換好室內空氣，如果窗戶是打開的，開窗戶的縫隙則不要超過2厘米。而且在使用空調過程中，要盡量避免開門開窗，否則就會無謂增加空調耗電量。如果使用的是變頻空調，當室內溫度與外界溫度保持一致時，變頻空調的頻率還會調高，造成空調超負荷工作，使耗電量增大。如果想停機換空氣，最好關掉空調20分鍾後再開門開窗。
9電扇是空調的好夥伴
在夏季，可用空調配合電風扇低速運轉以增強空調的製冷效果。空調可以將空氣降溫，再使用電風扇加快氣流循環速度，使冷空氣在室內流通，從而使降溫效果大大提高。此外，有電風扇的配合，再將空調的設定溫度適當提高，從而達到不需降低設定溫度就可降溫的效果，事實上，增加一小部分電風扇的耗電量，減少一大部分空調的耗電量非常劃算。空調開兩三個小時就可以關機，然後打開電風扇。這樣一來，屋子裏就會變得非常涼爽，而且不會出現長期開空調而造成的胸悶憋氣等情況。
10空調不能一開一整天
過多使用空調不僅耗費能源，還會對人體產生消極影響，最好在氣溫較低的時候將空調關閉，開窗通通風，這樣既能使室內空氣清新，又可以節約能源。
11有計劃地使用空調
在離開辦公室前30分鍾，應將空調壓縮機由製冷改為送風；出門前10分鍾，則應將空調徹底關閉。這樣一來。在出門之前的這段時間內，辦公室裏仍然可以涼爽宜人，同時也能節約一部分能源。
12空調不用時要切斷電源
每次將空調關閉後都應及時把電源插頭拔出，或者將空調機的電源插座改裝為帶開關的，用遙控器關掉空調機後，再將插座上的開關關掉。否則，即使空調機上的開關斷開，電源變壓器仍然接通，線路上的空載電流不但浪費了電能，還增加了出事故的可能性。
13變頻空調好處多
定速空調隻能通過頻繁開、關機來調節室內溫度。頻繁地開關壓縮機不僅會增加耗電量，還有使壓縮機因超載而燒毀的危險。而變頻空調是通過調節壓縮機頻率來保持室內恒溫的，這種方法非常省電。一台變頻空調機使用8年，節省電費至少2 000元，在這一點上，定速空調完全無法與變頻空調相提並論。
雖然變頻空調比同規格的定速空調產品在價格上要貴幾百元，但使用變頻空調卻能節省電費數千元。一台15匹的定速空調耗電量為13瓦/小時，如果夏冬兩季運轉180天，每天5小時，按電價060元／度計算，每年僅空調用電就需支出702元。專家指出，變頻技術是空調實現節能的最有效、最先進、最成熟的技術。在我國電力資源嚴重緊缺的情況下，使用變頻空調更是利國利民的好事。
14不開空調照樣能降溫
夏天，人們如果能充分利用物理降溫原理，同樣可以達到降溫效果，比如，每天早上開窗通風，使屋內充滿涼爽的空氣，太陽升起後立刻將窗戶關上拉上窗簾，這樣一個簡單的辦法就可以讓室內涼爽小半天。此外，辦公室裏養點花草同樣可以降低室溫，通過灑水降低溫度的老辦法也比較管用，利用物理降溫原理降溫，減少空調使用次數，也能達到節電效果。
本小量大，節約辦公用品不容輕視
辦公用品的成本是任何一家企業每天都必須消耗的成本，隻要企業運轉一天，這項成本支出就避免不了。隻是不少企業管理者對此並不重視。一張紙雖薄，但也有價值，節省企業裏的每一張辦公紙就好比為企業節約每一分錢，價值雖小，但能積沙成塔，集腋成裘。盡管很多人都說“無紙式辦公”時代即將來臨，但對很多企業來說，紙和筆這種辦公用品必不可少，而且也是企業必須支出的費用。尤其是一些文化、出版企業，其用紙量很大，減少用紙量、讓每一張紙和每一支筆得到有效利用是每一家企業都需要重視的。
也許企業管理者會有這樣的擔心，若使用過於激烈的方法來削減成本，身邊的員工會認為自己很小氣，不近人情。
嚴謹而精練的管理者會贏得員工的尊敬，而不是反感。隻有那些嘴裏喊得歡，對員工吹毛求疵而自己卻鋪張浪費的管理者才會讓人反感。因此，隻要管理者能力出眾，厲行節儉，仔細地審核每一項成本，管理者所傳達出的信息會引起員工的重視。削減那些微不足道的成本，管理者將會賺取超乎想象的利潤，隻要堅持從細微處節約，很快就會看到那些微不足道的成本所帶來的價值。這樣的管理者肯定會受到員工的尊敬。
始終如一地專注於控製成本、增加利潤，是對企業管理者意誌力的嚴格考驗。管理者如果能一直堅持抓節約，就一定能成為獲取最大利潤的好領導。關鍵是企業管理者的思路要正確，並且要全力以赴地身體力行。
企業管理者在實施某項成本削減計劃時，有人可能會說：“你對員工這樣苛刻，連用一張紙都要算計，員工們肯定會反感。”可是事實證明，員工對新事物的接受速度非常快，他們會根據企業的實際情況，及時調整自己的心理預期以及日常行為，一旦養成節儉習慣，對任何有關節儉的要求，也就不覺得有什麼不方便了。這樣一來，從這方麵節省下來的錢，就可以用在一些更重要的事情上。當然，給員工加薪也包括在內。