一、了解電算化會計的概念
隨著人類社會步入信息時代，電子計算機的應用導致許多領域的工作方式產生重大變革，包括會計領域。會計電算化是會計史上一項突破性的變革。會計工作隻有以電子計算機作為處理信息的工具才能符合現代企業的基本要求，才能在激烈的競爭中立於不敗之地。 本章主要介紹會計電算化的一些最基本的知識。作為財會人員應了解和學會運用計算機，以便更好地服務於會計工作。
電算化會計的產生是會計本身發展和經濟管理對會計數據的要求日益提高的結果。它經曆了一個不斷完善的發展過程。早在1954年10月美國通用電器公司第一次將計算機用於工資計算，開創了電子計算機處理會計數據的先河。其後，電算化會計的發展主要經曆了這樣幾個階段：
1954～1965年，是會計數據單項業務處理階段。在這個階段，采用計算機隻是模仿會計數據處理的手工方式，作簡單的“賬本搬家”。
計算機多用於處理那些數據量大、計算簡單、重複次數多的會計核算業務，如工資核算、材料收發核算業務等，一個具體業務對應於一個應用程序，結構以單機用戶為主。在此階段，人們主要考慮的是如何用計算機來提高工作效率和節省費用，並沒有改變會計數據處理的性質。
1965～1970年，是會計數據綜合處理階段。在這個階段，通過計算機係統對各類會計數據進行綜合加工處理，在會計數據的組織結構和處理流程等方麵發生了較大的變化，具有一定的反饋功能，為內部控製、分析、預測和決策提供更為詳盡和及時的會計信息。在這一階段，整個數據處理基本上實現自動化。計算機的應用不僅代替了人工處理會計業務，而且開始以“管理工具”的麵目出現在企業的會計管理活動當中。在作業處理方式上，成批處理與實時處理並重，進一步推動了會計處理向實時性、集中化發展。但是，會計數據處理仍是以處理為中心，處理技術仍然是考慮的中心問題。每項業務數據仍對應於一個程序，同一數據在許多業務中多次出現。
1970年以後是會計數據係統處理階段。在這一階段，會計業務中普遍采用了電算化方式，計算機在會計領域中的應用從以“處理”為中心轉為以“數據”為中心，從而，提高了數據處理速度，在更大的範圍內實現了“數據共享”，減少了原始數據的輸入量。同時，以“數據”為中心使電算化會計工作發生了深刻的變化，會計的日常工作也不再是記賬、算賬、編製報表，而是如何熟練運用電算化會計係統，提供及時、可靠和相關的會計信息；如何建立以會計信息係統為中心的企業管理信息係統，增加必要的外部數據，形成滿足決策要求的全麵的數據庫，進而將數據庫與決策方法結合構成決策支持係統，為企業決策提供依據。
二、會計電算化的意義
在會計工作中應用電子計算機和現代信息技術是提高會計工作質量和工作效率的重要途徑，也是建立會計信息中心，實現宏觀經濟管理現代化的基矗財政部亦先後印發了《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規範》、《會計電算化工作規範》等，對於會計電算化的推廣和普及具有重要指導意義。推廣和普及會計電算化的意義主要體現在以下三個方麵……
1.提高財會工作效率
實現會計電算化後，大量的數據處理、查詢核對、存儲分析等工作由計算機完成，其速度與手工操作的速度不可同日而語，使會計人員從繁重、單調的記賬、算賬、報賬工作中擺脫出來，從而可以把工作重點和主要精力轉向對經濟活動的分析、預測和日常管理方麵，更好地完成會計反映和監督生產經營活動的各項任務，充分發揮會計決策的管理和控製職能。
2.提高財會工作質量