Excel是一個麵向最終用戶的應用軟件，它不象有些軟件，需要軟件人員編程後才能完成用戶要求，它的基本功能就能直接為用戶服務。利用Excel提供的強大功能，財務人員可以自已做出許多過去需要軟件人員編程後才能實現的事情。該軟件在國際上被公認為一個通用的財務軟件。
學習Excel的基本操作不困難，如何利用Excel所提供的功能解決實際問題是學習Excel的關鍵。因此，本章介紹了Excel工作表在會計記帳、工資計算、固定資產管理、財務報表分析方麵的應用，為用Excel處理財務管理的問題提供最佳解答。
本章注重實用性和可操作性，通過實例對Excel的功能做了深入淺出的講解；同時，為了方便讀者的理解，選用了大量插圖。
第一章 Excel與會計記帳
第一節 會計記賬憑證
1.1.1記賬憑證的填製程序
記賬憑證是根據審核無誤的原始憑證或原始憑證彙總表填製的，其填製程序是：首先審核原始憑證的真實性、合法性、正確性和完整性；其次，根據原始憑證或原始憑證彙總表中所記錄的經濟業務內容，按照會計製度的規定，運用複式記賬原理，確定應借、應貸的會計科目和金額；再次，按照記賬憑證的內容、格式及填製方法，填製記賬憑證；最後，將填製好的記賬憑證交由審核人員進行審核，審核通過後作為登記賬簿的依據。
1.1.2記賬憑證模板的設計
Excel的模板是一個含有特定內容和格式的工作簿，用戶可以將常用的文本、數據公式以及格式、規則等，事先設置好加以保存，在需要時調用該模板，以方便數據的輸入，確保數據的一致性。因此，模板在會計中被廣泛應用於製作記賬憑證、單據、會計報表等工作當中。記賬憑證模板的創建方法如下：
1．啟動Excel，打開一個新工作簿。
2．在“文件”菜單中選擇“另存為”命令，在“另存為”對話框中的“文件名”處輸入“記賬憑證模板”，單擊“保存類型”框右邊的下拉箭頭，並從彈出的下拉列表中選擇“模板”類型，此時“保存位置”框自動切換到“Templates”文件夾，最後單擊“保存”按鈕，這樣所設置的記賬憑證模板就被保存在默認的C:\\Windows\\Application Data\\Microsoft\\Templates文件夾中了。
生成後的模板格式可以進行修改，但特別要注意確保打開的是模板文件本身，而不是複件。為了防止模板中有些單元格的內容（如文本、公式等）、格式被破壞，可利用Excel的保護功能，如圖2-1-1～圖2-1-6所示。
圖2-1-1：記賬憑證模板示意圖
1.1.3記賬憑證的填製
由於事先設置好了記賬憑證的模板，當要填製記賬憑證時，單擊“文件”菜單中的“新建”命令，彈出“新建”對話框，從中選取“記賬憑證模板”即可。
然後，根據業務所需填製記賬憑證的多少複製工作表；按業務發生的情況輸入憑證的內容；所有記賬憑證填製完成後，單擊工具欄中的“保存”按鈕即可。如圖2-1-2～圖2-1-6所示。
圖2-1-2 報銷記帳憑證
圖2-1-3報銷記帳憑證
圖2-1-4還貸記帳憑證
圖2-1-5借貸記帳憑證
圖2-1-6提現記帳憑證
1.1.4記賬憑證的彙總
在憑證開出後，為了方便查詢和保證憑證有序性，對每月對開出的憑證做整理和歸納，如圖2-1-7所示。
圖2-1-7 每月憑證彙總
第二節 Excel在會計賬簿中的應用
1.1.2會計賬簿的種類
會計賬簿的種類多種多樣，如總賬、明細賬、日記賬和其他輔助性賬簿。為了便於了解和使用各種會計賬簿，可以按照不同的標誌對其進行分類。
1．會計賬簿按用途的分類
會計賬簿按其用途，可以分為序時賬簿、分類賬簿和備查（輔助）賬簿。
2．會計賬簿按外表形式的分類
會計賬簿按其外表形式，可以分為訂本式賬簿、活頁式賬簿和卡片式賬簿。
3．會計賬簿按格式的分類
會計賬簿按其格式可分為三欄式賬簿、多欄式賬簿和數量金額式賬簿。
1.2.2 會計賬簿的登記
1．明細賬的格式
明細賬是按照明細分類賬戶開設的，連續、分類登記某一類經濟業務，提供詳細核算資料的賬簿。明細賬能夠具體、詳細地反映經濟活動情況，對總分類賬起輔助和補充作用，同時也為會計報表的編製提供必要的明細資料。
明細賬的格式有三欄式、多欄式、數量金額式等，但最基本的格式是由“借方”、“貸方”、“餘額”三欄組成的三欄式。
2．數據庫
為了生成明細賬，需要了解Excel的數據庫知識。數據庫是一種有組織、動態地存儲有密切聯係的數據的集合。一個數據庫就是一個數據清單，它將反映客觀事物的大量信息進行記錄、分類、整理等定量化、規範化的處理，並以記錄為單位存儲於數據庫中。數據清單是包含相關數據的一係列工作表數據行，例如發貨單數據庫，或一組客戶名稱和聯係電話。數據清單可以像數據庫一樣使用，其中行表示記錄，列表示字段，相當於一個二維表的欄目。
在Excel中，將數據清單用作數據庫是指不必經過專門的操作來將數據清單變成數據庫，在執行一些數據庫的操作過程中，如查詢、排序、彙總等，Excel能自動將數據清單視為數據庫，即數據清單中的列對應於數據庫中的字段，數據清單中的列標題對應於數據庫中的字段名稱，數據清單中的行對應於數據庫中的一個記錄。
為了將數據清單用作數據庫，在設置數據清單和輸入數據時必須遵循一定規則，這些規則包括：
（1）數據清單的字段名占一行，且必須是第一行（但不一定是工作表中的第一行）；
（2）每個字段的名稱必須惟一；
（3）每一列必須有相同的數據類型和格式，且每一列必須相鄰；
（4）每條記錄占一行，且必須連續，中間不能有空行；
（5）每個單元格輸入的數據前麵不能有空格；
（6）如果工作表內除數據清單外還有其他數據，則數據清單和其他數據之間必須有至少一行或一列的空白單元格；
（7）避免在一個工作表上建立多個數據清單。
3．數據庫的生成
利用數據庫生成明細賬的基本思路是：首先設置數據庫的結構，其次將所錄入的記賬憑證內容通過一定的方法輸入到數據庫中，最後對數據庫中的數據進行篩選，生成明細賬。
設置數據庫結構的方法是將記賬憑證中的所有項目填寫到工作表中，且數據庫中的字段名與記賬憑證中的項目名一致。
將記賬憑證的內容輸入到“記賬憑證數據庫”的方法有多種，如利用宏命令等，最常用的方法是在錄入記賬憑證的同時打開“記賬憑證數據庫”，在該數據庫中將記賬憑證的所有數據填寫到工作表裏。
要生成一個明細賬，應先設置一個明細賬的格式。
生成“應付賬款明細賬”的步驟如下：
（1）設置條件區域。
（2）設置篩選結果輸出的字段。
（3）選擇數據區域。
（4）執行“高級篩選”命令。
（5）複製篩選結果。
（6）粘貼篩選結果。
（7）設置餘額計算公式。
（8）設置餘額方向。
（9）計算本期發生額和期末餘額。
1.2.3 總賬的格式和登記
總賬的格式均采用“借、貸、餘”三欄式，它的登記既可根據記賬憑證逐筆登記，也可通過彙總的方式，定期或分次彙總登記。在Excel中，既可利用記賬憑證數據庫登記，也可利用彙總明細賬的方式進行登記。
1．記賬憑證數據庫生成法
（1）打開事先已經設置好基本格式的“銀行存款總賬”，輸入期初餘額及方向。
（2）設置篩選結果輸出的字段。
（3）單擊數據清單中的任何一個單元格。
（4）執行高級篩選命令。
（6）複製和粘貼篩選結果。
（7）設置餘額計算公式和方向。
（8）設置本期發生額和期末餘額。
2．明細賬彙總法
（1）設置“應付賬款總賬”的基本格式。
（2）打開“應付賬款明細賬”工作簿。
（3）彙總各明細賬的月結，形成總分類賬的本月發生額。
第二章 Excel與工資管理
本章主要介紹Excel在企業工資管理中的應用，包括使用兩種方法輸入基本工資數據，選用相關公式和函數設立基本工資項目，利用篩選功能和VLOOKUP函數查找所需工資數據，采用數據透視表功能對工資數據進行彙總分析。通過本章的學習，使讀者理解並掌握有關Excel函數在工資處理中的應用思路及方法。
第一節 工資管理
2.1.1工資管理概述
職工工資管理是整個企業的財務管理中不可或缺的組成部分。工資的核算與管理不僅涉及到企業的每一個職工，而且涉及到企業的所有組織機構。傳統的工資核算、記錄和發放方式是依靠手工操作來完成的，計算比較複雜，業務量較大，常常需要花費大量的人力和時間。所以，很多企業的會計電算化一般都從工資管理開始。通過Excel來編製和管理職工的工資，可以簡化每個月都要重複進行的統計工作，從而確保工資核算的準確性，提高工資管理的效率。
做好工資管理工作，正確計算職工工資，如實地反映和監督工資基金的使用情況以及職工工資的結算情況，是加強工資基金管理、降低工資費用的一個重要手段。工資管理的主要任務是通過工資基金計劃反映工資基金的使用情況，監督企業嚴格執行國家頒布的有關工資政策和製度；正確計算每個職工應得的工資，反映和監督企業與職工的工資結算情況，貫徹按勞分配的原則；按照工資的用途，合理地分配工資費用，以便正確計算產品成本。
2.1.2工資管理實驗資料
本章中工資管理示例的實驗資料如下：
A公司是一家小型軟件公司，主要有三個部門：綜合部、技術部和市場部。員工人數為12名，主要有三種職務類別：管理人員、技術人員和營銷人員。每個員工的工資項目包括基本工資、崗位工資、職務津貼、副食補貼、獎金、事假扣款、病假扣款、住房公積金、養老保險金和個人所得稅，除基本工資因人而異外，其他工資項目將根據員工的職務類別、部門和考勤來決定，而且隨時間的變化而變化。
2007年5月職工的基本工資信息與出勤情況如表2-1所示。
表2-1 2007年5月A公司職工基本工資信息與出勤情況表
職工代碼
職工姓名
性別
年齡
部門
工作崗位
職工類別
事假天數
病假天數
基本工資
101
趙1
男
43
綜合部
總經理
管理人員
2
3000
102
錢2
女
32
綜合部
會計主管
管理人員
3
2500
103
孫3
女
25
綜合部
出納
管理人員
1500
201
李4
男
38
技術部
經理
管理人員
1
4
2800
202
周5
男
36
技術部
開發員
技術人員
2500
203
吳6
男
30
技術部
開發員
技術人員
5
2200
204
鄭7
女
26
技術部
開發員
技術人員
1800
205
王8
男
24
技術部
開發員
技術人員
8
1500
301
馮9
男
41
市場部
經理
管理人員
2700
302
陳4
女
36
市場部
營銷員
營銷人員
2200
303
楚2
男
28
市場部
營銷員
營銷人員
3
2200
304
魏3
男
25
市場部
營銷員
營銷人員
3
1500第二節 工資初始數據的輸入
職工工資數據是進行工資管理的基礎，需要建立一個Excel工作表來記錄這些數據。
2.2.1“工作表”數據輸入法
1．打開Excel工作簿，命名一張“工資初始數據”工作表，如圖2-2-1所示。
圖2-2-1 工資表數據示意圖一
3．建立如下工資項目——職工代碼、姓名、性別、年齡、部門、工作崗位、職工類別、事假天數、病假天數、基本工資、崗位工資、職務津貼、副食補貼、獎金、事假扣款、病假扣款、應發工資、住房公積金、養老保險金、個人所得稅和實發工資，如圖2-2-2所示。
圖2.2 工資表數據輸入示意圖二
4．為了方便輸入並防止出錯，可對某些數據列添加有效性控製。如對“性別”列添加有效性控製，選中C4單元格，選擇【數據】中的【有效性】命令，彈出【數據有效性】對話框，如圖2-2-3所示。在該對話框的【設置】選項卡中的【允許】下拉列表框中選擇【序列】選項。根據性別在【來源】框中輸“男，女”。然後單擊【確定】按鈕，則完成了對“性別”數據有效性的設定。
圖2-2-3 工資表數據輸入示意圖三
4．設置完畢後，使用自動填充功能，將C4單元格的有效性複製到C列的其他單元格。將鼠標指針放在C4單元格的右下角，當其變成“+”時，按住鼠標左鍵向下拖動，則鼠標指針經過的單元格就被填充了同樣的有效性控製，如圖2-2-4所示。
圖2-2-4 工資數據輸入示意圖四
5．采用同樣的方法對其他需要設置數據有效性的數據列(如“部門”、“工作崗位”、“職工類別”)進行設置，讀者以可自己練習。
6．根據表2-1中所給的數據分別輸入“職工代碼”、“姓名”、“性別”、“部門”、“工作崗位”、“職工類別”、“事假天數”、“病假天數”、“基本工資”等列的初始數據，其他數據項的信息暫不輸入，完成後的效果如圖2-2-5所示。
圖2-2-5 數據輸入效果圖
2.2.2“記錄單”數據輸入法
1．將鼠標指針移動到將要輸入新數據的單元格A2，選擇【數據】中的【記錄單】命令，彈出【工資初始數據】對話框，如圖2-2-6所示。
圖2-2-6 工資初始數據對話框示意圖一
2．單擊【新建】按鈕，開始輸入一條新記錄。輸入完成後，如果繼續單擊【新建】按鈕，則可使新輸入的數據自動添加到工作表中，並繼續下一條新記錄的輸入，如圖2-2-7所示；
圖工資初始數據對話框示意圖二
如果單擊【關閉】按鈕，新數據也自動添加到數據表中，但同時結束數據的輸入；而如果單擊【上一條】或【下一條】按鈕，則可以查看已經輸入的數據。
第三節 工資的計算
在第二節中已將實驗資料中所給信息錄入完畢，本節將介紹其餘各工資項目的設置和計算。
2.3.1 “崗位工資”項目的設置
根據A公司的規定，崗位工資根據職工類別的不同而有所差別，具體規定如表2-2所示。
表2-2 崗位工資標準表
職工類別
崗位工資
管理人員
1500
技術人員
1200
營銷人員
10001．選中K2單元格，選擇【插入】中的【函數】命令，或單擊插入函數圖標，彈出【插入函數】對話框。在【或選擇類別】下拉列表中選擇【邏輯】選項，這時【選擇函數】列表框中會顯示若幹邏輯函數，從中選擇“IF”選項，如圖2-2-8所示。
圖2-2-8 插入函數示意圖
提示：IF函數執行真假值判斷，根據邏輯計算的真假值返回不同結果。函數格式為IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)，其中，lobical_test是一個可以判斷真假的條件表達式，value_if_true是當logical_test為真時此函數返回的值，value_if_false是當logical_test為假時此函數返回的值。IF()函數可以嵌套七層。
2．單擊【插入函數】對話框中的【確定】按鈕，彈出【函數參數】對話框。輸入IF函數的各項參數，如圖2-2-9所示。如果G3單元格的值為“管理人員”，則IF函數的值為1500：如果不是，做進一步判斷。如果為“技術人員”，則IF數的值為1200：如果不是，則為“營銷人員”，IF函數的值為1000。
圖2-2-9 函數參數示意圖
3．因為G3單元格的內容為“管理人員”，所以K2單元格的結果為“1500”，如圖2-2-10和圖2-2-11所示。
圖2-2-10 崗位工資設置示意圖一
4 將K2單元格的公式複製到K列的其他單元格，結果如圖2-2-11所示。
圖2-2-11 崗位工資設置示意圖二
2.3.2 “職務津貼”項目的設置
根據A公司的規定，職務津貼是基本工資與崗位工資之和的10％。
將L2單元格的公式設置為“\u003d(J2+K2)*0.1”，如圖2-2-12所示。再將L2單元格的公式複製到L列的其他單元格即可。
圖2-2-12 職務津貼設置示意圖
2.3.3 “副食補貼”項目的設置
根據A公司的規定，副食補貼為人均30元。
具體步驟為：在M2單元格中輸入30，然後複製到M列的其他單元格即可，結果如圖2-2-13所示。
圖2-2-13 副食補貼設置示意圖
2.3.4 “獎金”項目的設置
根據A公司的規定，獎金根據職工所在部門的不同而有所差別，具體規定如表2-3所示。
表2-3 獎金標準
職工類別
獎 金
綜合部
300
技術部
500
市場部
400具體步驟為：將N2單元格的公式設置為“\u003dIF(E2\u003d\"綜合部\"，300，IF(E2\u003d\"技術部\"，500，400)”，如圖2-2-14所示。再將N2單元格的公式複製到N列的其他單元格即可。
圖2-2-14 資金設置示意圖
2.3.5事假扣款”項目的設置
根據A公司的規定，請幾天事假則扣掉幾天的日工資。
具體步驟為：將O2單元格的公式設置為“\u003dROUND(J2／30*H2，2)”，如圖2-2-15所示。再將O2單元格的公式複製到O列的其他單元格即可。
圖2.15 事假扣款設置示意圖
提示：ROUND()函數按指定的位數對數值進行四舍五入，格式為ROUND(number num_digits)，其中，number是需要進行四舍五入的數字，num_digits是指定的位數，按此位數進行四舍五入。如果num_digits大於0，則四舍五入到指定的小數位；如果num_digits等於0，則四舍五入到最接近的整數；如果num_digits小於0，則在小數點左側進行四舍五入。
2.3.6“病假扣款”項目的設置
根據A公司的規定，請一天病假則扣掉50元。
具體步驟為：將P2單元格的公式設置為“\u003dI2*50”，如圖2-2-16所示。再將P2單元格的公式複製到P列的其他單元格即可。
圖2-2-16 病假扣款設置示意圖
2.3.7“應發工資”項目的計算
應發工資為基本工資、崗位工資、職務津貼、副食補貼與獎金之和扣除掉事假扣款和病假扣款。
具體步驟為：將Q2單元格的公式設置為“\u003dSUM(J2：N2)-O2-P2”，如圖2-2-17所示。再將 Q2單元格的公式複製到Q列的其他單元格即可。
圖2-2-17 應發工資計算示意圖