第五節 固定資產的查詢
通過前麵所述的操作處理，企業已經建立了基本的固定資產數據庫，並按月對每項固定資產進行了折舊處理。要將這一數據庫用於日常的固定資產管理，首先就要了解並掌握如何在該數據庫中查詢特定的固定資產。
固定資產的查詢主要是利用Excel的篩選功能。選中工作表中的區域，選擇【數據】中的【篩選】中的【自動篩選】命令，工作表便進入篩選狀態，結果如圖2-3-54所示。
圖2-3-54 篩選結果圖
3.5.1 查詢新增的固定資產
新增固定資產的查詢是指在給定某一個時間段內，通過查詢操作能夠快捷、準確地找出在該時間段內企業新增固定資產的信息。
例如，現在要查詢2005年8月份企業新增的固定資產。因為現在用於記錄的工作表隻記錄了當前企業正在使用的固定資產的信息，所以要對曆史數據進行查詢，需要到備份資料庫中進行查詢。具體操作如下。
3.5.1.1通過“自動篩選”查詢
1．單擊“當前日期”列右邊的下三角按鈕，選擇【2005-8-31】選項，如圖2-3-55所示。
圖2-3-55 “自動篩選”查詢示意圖一
2．單擊“開始使用日期”列右邊的下三角按鈕，選擇【自定義】選項，如圖2-3-56所示。此時會彈出【自定義自動篩選方式】對話框，在該對話框的下拉列表框中設置相應的時間限定條件，如圖2-3-57所示。
圖2-3-56 “自動篩選”查詢示意圖二
圖2-3-57 “自動篩選”查詢示意圖三
3．單擊【確定】按鈕，篩選結果如圖2-3-58所示。
圖2-3-58 “自動篩選”查詢示意圖四
4．查詢結束後，依次單擊“開始使用日期”列和“當前日期”列右邊的下三角按鈕，並選擇【全部】，即可還原數據庫。
3.5.1.2通過“高級篩選”查詢
1．建立條件區域，並在條件區域設定篩選條件。這裏的篩選條件指 “當前日期”為“2005-8-31”，“開始使用日期”為“＞\u003d2005-7-1”，如圖2-3-59所示。
溫馨提示：篩選條件中涉及的符號要用半角。
圖2-3-59 “高級篩選”查詢步驟圖一
2．在數據資料區域任選一個單元格，然後選擇【數據】中的【篩選】中的【高級篩選】命令，如圖2-3-60所示，彈出【高級篩選】對話框。
圖2-3-60 “高級篩選”查詢步驟圖二
3．分別在該對話框的【列表區域】和【條件區域】框中輸入相應的內容，如圖2-3-61所示。
圖2-3-61 “高級篩選”查詢步驟圖三
4．單擊【確定】按鈕，得到篩選結果，如圖2-3-62所示。
圖2-3-62 “高級篩選”查詢步驟圖四
5．查詢完畢後，選擇【數據】中的【篩選】中的【全部顯示】命令，還原數據庫。
3.5.2查詢減少的固定資產
查詢減少的固定資產是指在某一給定時間段內，通過查詢操作迅速確定該時間段內企業固定資產減少的信息，包括“投資”、“出售”和“報廢”等信息。
例如，現在要查詢2005年7月內減少的固定資產。同樣，查詢減少的固定資產也需要到備份數據庫中查找。具體操作如下。
3.5.2.1通過“自動篩選”查詢
1．單擊“當前日期”列右邊的下三角按鈕，選擇【2005-7-31】選項，如圖2-3-63所示。
圖2-3-63 “自動篩選”查詢步驟圖一
2．單擊“減少方式”列右邊的下三角按鈕，並選擇【非空白】選項，如圖2-3-64所示。結果如圖2-3-65所示。
圖2-3-64 “自動篩選”查詢步驟圖二
圖2-3-65 “自動篩選”查詢步驟圖三
3．查詢結束後，依次單擊“資產減少方式”列和“當前日期”列右邊的下三角按鈕，並選擇【全部】選項，即可還原數據庫。
3.5.2.2 通過“高級篩選”查詢
1．建立條件區域，並在條件區域設定篩選條件。這裏的篩選條件指 “當前日期”為“2005-7-31”，“減少方式”為“投資”，如圖2-3-66所示。
圖2-3-66 “高級篩選”查詢示意圖一
2．在數據資料區域任選一個單元格，然後選擇【數據】中的【篩選】中的【高級篩選】命令，彈出【高級篩選】對話框。並在該對話框中設置參數，如圖2-3-67所示。
圖2-3-67 “高級篩選”查詢示意圖二
3．分別在對話框的【列表區域】和【條件區域】中輸入相應的內容，單擊【確定】按鈕，得到篩選結果，如圖2-3-68所示。
圖2-3-68 “高級篩選”查詢示意圖三
4．查詢完畢後，選擇【數據】中的【篩選】中的【全部顯示】命令，即可還原數據庫。
3.5.3 按部門查詢固定資產
按部門查詢固定資產主要是以給定“使用部門”為基本的查詢依據，在此基礎上再參考其他的條件。例如，現在要查詢2005年7月，“廠部” “在用”的固定資產。具體操作如下。
3.5.3.1 通過“自動篩選”查詢
1．單擊“當前日期”列右邊的下三角按鈕，選擇【2005-7-31】選項，如圖2-3-69所示。
圖2-3-69 “自動篩選”查詢示意圖一
2．單擊“使用狀態”列右邊的下三角按鈕，選擇【在用】選項，結果如圖2-3-70所示。
圖2-3-70 “自動篩選”查詢示意圖二
3．單擊“使用部門”列右邊的下三角按鈕，選擇【廠部】選項，如圖2-3-71所示。結果如圖2-3-72所示。
圖2-3-71 “自動篩選”查詢示意圖三
圖2-3-72 “自動篩選”查詢示意圖四
4．查詢結束後，依次單擊“使用部門”列、“使用狀態”列和“當前時間”列右邊的下三角按鈕，並選擇【全部】選項，即可還原數據庫。
3.5.3.2 通過“高級篩選”查詢
1．建立條件區域，並在條件區域設定篩選條件。這裏的篩選條件指 “當前日期”為“2005-7-31”，“使用部門”為“廠部”，“使用狀態”為“在用”，如圖2-3-73所示。
圖2-3-73 “高級篩選”查詢步驟圖一
2 在數據資料區域任選一個單元格，然後選擇【數據】|【篩選】|【高級篩選】命令，彈出【高級篩選】對話框，如圖2-3-74所示。
圖2-3-74 “高級篩選”查詢步驟圖二
3 分別在該對話框的【列表區域】和【條件區域】中輸入相應的區域，然後單擊【確定】按鈕，得到篩選結果，如圖2-3-75所示。
圖2-3-75 “高級篩選”查詢步驟圖三
4 查詢完畢後，選擇【數據】|【篩選】|【全部顯示】命令，還原數據庫。
第六節 固定資產折舊數據的彙總分析
按月對每項固定資產進行計提折舊的處理後，B公司要求財務處提供有關固定資產折舊數據按照部門和類別分別進行統計的彙總分析報告。根據本章的實驗資料可知，B公司的固定資產分為四類：房屋建築類、機械設備類、運輸設備類和電子設備類，它們的編號分別為01、02、03和04。B公司固定資產月折舊額的彙總分析過程如下。
1．對每項固定資產編碼，並按編碼進行分類。在“固定資產名稱”列後插入新的一列，並命名為“固定資產類別”，如圖2-3-76所示。
圖2-3-76 固定資產月折舊額彙總分析示意圖一
2．定義“固定資產類別”列的運算公式。在單元格D2中輸入公式“\u003dIF(LEFT(B2,2)\u003d\"01\",\"房屋建築類\",IF(LEFT (B2,2)\u003d\"02\",\"機械設備類\",IF(LEFT(B2,2)\u003d\"03\",\"運輸設備類\"，\"電子設備類\")))”，然後將單元格D2的公式複製到該列的其他單元格，結果如圖2-3-77、圖2-3-78所示。
圖2-3-77 固定資產月折舊額彙總分析示意圖二
溫馨提示：LEFT(text，num_chars)函數基於所指定的字符數返回文本字符串中的第一個或前幾個字符。text是包含要提取字符的文本字符串；num_chars指定要由LEFT所提取的字符數。固定資產編號列中的內容應該為文本格式。
圖2-3-78 固定資產月折舊額彙總分析示意圖三
3．選擇【數據】中的【數據透視表和圖表報告】命令，彈出【數據透視表和數據透視圖向導—3步驟之1】對話框，其參數設置如圖2-3-79中所示。
圖2-3-79 固定資產月折舊額彙總分析示意圖四
4．單擊【下一步】按鈕，彈出【數據透視表和數據透視圖向導—3步驟之2】對話框，在【選定區域】中輸入要彙總的數據區域，如圖2-3-80所示。
圖2-3-80 固定資產月折舊額彙總分析示意圖五
5．單擊【下一步】按鈕，彈出【數據透視表和數據透視圖向導—3步驟之3】對話框，在【數據透視表顯示位置】下選擇【新建工作表】單選按鈕，如圖2-3-81所示。
圖2-3-81 固定資產月折舊額彙總分析示意圖六
6．單擊【完成】按鈕，進入透視表和透視圖界麵，將“修正月折舊額”字段拖至數據區域，如圖2-3-82所示。
圖2-3-82 固定資產月折舊額彙總分析示意圖七
7．用相同的方法將“當前日期”字段拖至頁麵區域，將“固定資產類別”字段拖至B3處，將“使用部門”拖至A4處，如圖2-3-83所示。設置好的數據透視表如圖2-3-84所示。
圖2-3-83 固定資產月折舊額彙總分析示意圖八
圖2-3-84 固定資產月折舊額彙總分析示意圖九
8．設置數據區域的數字格式，選擇B5：F13區域，如圖2-3-85所示。選擇【格式】中的【單元格】命令，彈出【單元格格式】對話框，該對話框的【數字】選項卡中按圖2-3-86所示進行設置。
圖2-3-85 固定資產月折舊額彙總分析示意圖十
圖2-3-86 固定資產月折舊額彙總分析示意圖十一
9．單擊“當前日期”行的下三角按鈕，選擇【2005-7-31】或【2005-8-31】，如圖2-3-87所示，分別得到2005年7月和8月各部門、各固定資產類別的月折舊額彙總數，結果如圖2-3-88和圖2-3-89所示。
圖2-3-87 固定資產月折舊額彙總分析示意圖十二
圖2-3-88 固定資產月折舊額彙總分析示意圖十三
圖2-3-89 固定資產月折舊額彙總分析示意圖十四
10．雙擊圖中的“求和項：“修正月折舊額”，彈出如圖2-3-90所示的對話框，單擊【選項】按鈕，然後分別選擇【數據顯示方式】下拉列表框中的【占同行數據總和的百分比】和【占總和的百分比】選項，並分別得到如圖2-3-91和2-3-92。
圖2-3-90 固定資產月折舊額彙總分析示意圖十五
圖2-3-91 固定資產月折舊額彙總分析示意圖十六
圖2-3-92 固定資產月折舊額彙總分析示意圖十七
11．將“當前日期”和“固定資產類別”項目分別移到如圖2-3-93所示的位置，得到如圖2-3-94所示的按月份、按部門對“月折舊額”的彙總分析。
圖2-3-93 固定資產月折舊額彙總分析示意圖十八
圖2-3-94 固定資產月折舊額彙總分析示意圖十九
第四章 Excel與財務報表分析
第一節 財務報表比率分析法
財務報表是企業財務狀況和經營成果的信息載體，但財務報表中的各項數據如果孤立地來看，並無多大意義，必須與其他數據相比較才能成為有用的信息。這種參照一定標準將財務報表的各項數據與有關數據進行比較、評價的過程就是企業財務分析。財務報表中不僅涉及的數據種類繁多，而且還會涉及到不同時期、不同企業之間的比較。因此，有必要利用Excel提供的各種功能來輔助財務人員迅速、準確地完成財務分析工作。
財務比率分析法是對財務報表中的有關項目進行對比得出一係列的財務比率，並以此揭示財務狀況的一種分析方法。比率分析是財務分析的核心，讀者可以根據需要計算出很多有意義的比率分析值，從而揭示出企業經營管理中各個方麵的狀況。
3.1.1 比率分析指標
不同的財務分析人員在進行比率分析時采用的指標體係是不盡相同的，主要可劃分為以下四類：變現能力比率、資產管理比率、負債比率和盈利能力比率。
3.1.1.1 變現能力比率
變現能力是指企業產生現金的能力，這個能力取決於可以在近期轉變為現金的流動資產的多少。反映變現能力的比率指標主要有流動比率和速動比率兩種。
1．流動比率
流動比率是企業流動資產與流動負債之比。其計算公式為：
流動比率\u003d流動資產÷流動負債