第五節 銷售業績篩選
如果要從數據量很大的統計表中讀取部分滿足特定要求的數據，使用篩選功能是很好的選擇，下麵就來介紹從銷售統計表中篩選滿足一定條件的數據的方法。
3.5.1 篩選出某位銷售員的業績及相應地區銷售情況
如果要從銷售統計表中得到某一位銷售員的銷售記錄，或者要得到某一個地區的銷售情況，使用自動篩選就能快速實現，具體操作過程如圖3-3-26～圖3-3-31所示。
1．在工作簿中複製“各分公司銷售業績統計”工作表，重命名為“銷售業績篩選”。
2．在“銷售業績篩選”工作表中選擇單元格區域A2：G14，切換到【數據】選項卡，再單擊【篩選】。
3．在列表頭的各個單元格中出現1個下三角按鈕。
圖3-3-26 自動篩選銷售業績過程圖一
4．單擊單元格B2內的下三角按鈕，取消選中【全選】複選框，選中【孫苗】複選框。
圖3-3-27 自動篩選銷售業績過程圖二
5．選擇後，即篩選出銷售員“孫苗”全年的銷售業績。
圖3-3-28 自動篩選銷售業績過程圖三
6．單擊單元格B2內的下三角按鈕，選中【全選】複選框，單擊【確定】按鈕，即可顯示全部明細數據。
圖3-3-29 自動篩選銷售業績過程圖四
7．單擊單元格A2內的下三角按鈕，選擇【廣東】複選項。
圖3-3-30 自動篩選銷售業績過程圖五
8．篩選出廣東省全年的銷售情況。
圖3-3-31 自動篩選銷售業績過程圖六
9．單擊單元格A2內的下三角按鈕，選中【全選】複選框，單擊【確定】按鈕，即可顯示全部明細數據。
3.5.2 使用篩選功能對銷售數據進行排序
前麵介紹了銷售合計的排序，在使用篩選功能時，還可以對銷售數據進行排序，具體操作過程如圖3.32和圖3.33所示。
1 在“銷售業績篩選”工作表中選擇單元格區域A2：G14，切換到【數據】選項卡，在單擊【篩選】按鈕。
2 單擊單元格G2內的下三角按鈕，執行【升序排列】命令。
圖3.32
3 銷售數據的“合計”按照從【升序排列】的順序排列。
圖3.33
3.5.3 篩選出合計處於某一範圍的銷售數據
如果需要找到銷售額合計處於某一範圍的數據，通過篩選功能就可以快速完成，具體操作過程如圖3-3-34～圖3-3-36所示。
1．在“銷售業績篩選”工作表中選擇單元格區域A2：G14，切換到【數據】選項卡，再單擊【篩選】。
2．單擊單元格G2內的下三角按鈕，選擇【自定義】命令。
圖3-3-34 篩選某一範圍銷售數據過程圖一
3．彈出【自定義】對話框，輸入數字“3349090”。
圖3-3-35 篩選某一範圍銷售數據過程圖二
4．單擊【確定】按鈕。
5．篩選出全年銷售總額的大於3349090的數據。
圖3-3-36 篩選某一範圍銷售數據過程圖三
3.5.4 篩選出銷售業績前三名的銷售員及地區
作為頒發年度銷售大獎的依據，公司需要篩選出銷售額最高的前三名銷售員，具體操作過程如圖3-3-37～圖3-3-40所示。
1．在“銷售業績篩選”工作表中選擇單元格區域A2：G14，切換到【數據】選項卡，單擊【篩選】。
2．單擊單元格G2內的下三角按鈕，執行【數字篩選】中的【前10個】命令。
圖3-3-37 篩選銷售業績前三名過程圖一
圖3-3-38 篩選銷售業績前三名過程圖二
3彈出【自動篩選前10個】對話框，將數字調整到3。
圖3-3-39 篩選銷售業績前三名過程圖三
4．單擊【確定】按鈕。
5．篩選出銷售總額排名在前3的銷售員和對應省份。
圖3-3-40 篩選銷售業績前三名過程圖四
3.5.5 撤銷一次篩選及取消篩選
在一次篩選之後，如果需要進行其他篩選，要將所有數據顯示出來，除了前文中介紹的方法之外，還有其他方法可供選擇。當需要從篩選狀態退出時，即可取消篩選，具體操作過程如圖3-3-41所示。
在“銷售業績篩選”工作表中切換到【數據】選項卡，單擊【篩選】中按【自動篩選】的“”，即可將表頭中的下三角按鈕撤銷，全部明細數據顯示出來。圖3-3-41所示。
圖3-3-41 取消篩選示意圖
第六節 創建表
除了排序和篩選以外，還可以通過創建表來實現對數據進行篩選和排序，具體操作過程如圖3-3-42～圖3-3-46所示。
1．在“各分公司銷售業績統計”工作表中選擇單元格區域A2：G15，單擊右鍵，在彈出的列表中，選擇【創建列表】。
圖3-3-42 創建表的過程圖一
2．彈出【創建表1對話框，單擊【確定】按鈕。
圖3-3-43 創建表的過程圖二
3．列表創建成功，列表頭的各個單元格中出現一個下三角按鈕。
圖3-3-44 創建表的過程圖三
4．在新建的表中，還可以對其樣式進行調整，選擇單元格區域A2：G15中任意一個單元格，切換到【插入】選項卡，選擇表【樣式】，彈出樣式對話框。
圖3-3-45 創建表的過程圖四
5．單擊【修改】，設置表樣式，如圖3.46。
圖3-3-46 創建表的過程圖五
第七節 查找與替換銷售員
銷售業績統計表的篇幅比較大，從中查找數據會很麻煩，使用Excel提供的查找功能可以快速找到數據。使用替換功能更改數據也很方便。
3.7.1 查找銷售員
查看銷售員的具體支出日期、金額和說明的具體操作過程如圖3-3-47～圖3-3-50所示。
1．切換到【開始】選項卡，在【編輯】組中單擊【查找】命令。
2．彈出【查找和替換】話框，在【查找內容】文本框中輸入“王可”，單擊【查找下一個】按鈕。
圖3-3-47 查看銷售員數據過程圖一
3．工作表中包含銷售員“王可”的單元格被選中。
圖3-3-48 查看銷售員數據過程圖二
4．在【查找和替換】對話框的【查找內容】文本框中輸入“王可”，單擊【查找全部】按鈕，則在對話框下方打開的列表中顯示查找結果。
5．單擊結果中的一項。
圖3-3-49 查看銷售員數據過程圖三
6．快速定位到對應的單元格。
圖3-3-50 查看銷售員數據過程圖四
3.7.2 快速定位單元格
除了前文中介紹的選擇單元格的方式以外，使用Excel的查找功能同樣可以快速定位單元格，具體操作過程如圖3-3-51～圖3-3-54所示。
1．切換到【開始】選項卡，在【編輯】組中單擊【定位】，執行命令。
圖3-3-51 快速定位單元格過程圖一
2．彈出【定位】對話框，在【引用位置】文本框中輸入定位單元格地址B6，單擊【確定】按鈕。
圖3-3-52 快速定位單元格過程圖二
3．定位到單元格B6。
圖3-3-53 快速定位單元格過程圖三
4．在【定位】對話框的【引用位置】文本框中輸入定位單元格區域B3：B5，單擊【確定】按鈕。
5．快速定位到單元格區域B3：B5。
圖3-3-54 快速定位單元格過程圖四
3.7.3 替換銷售員姓名
假設到了年底，銷售員周吳改了名字，改為“周越”。這時，在統計表中也要進行相應的更改，具體操作過程如圖3-3-55～圖3-3-57所示。
1．切換到【開始】選項卡，在【編輯】組中單擊【替換】，執行命令。
2．彈出【查找和替換】對話框，在【查找內容】文本框中輸入“周吳”，在【替換為】文本框中輸入“周越”，單擊【替換】按鈕。
圖3-3-55 替換銷售員姓名過程圖一
3．銷售員“周吳”被替換成“周越”。
4．如果2個或兩個基本點以上相同字符需要修改時，在【查找和替換】對話框中單擊【全部替換】按鈕即可。
圖3-3-56 替換銷售員姓名過程圖二
5．彈出Microsoft Office Excel對話框，顯示替換的數目，單擊【確定】按鈕即可。
圖3-3-57 替換銷售員姓名過程圖三
第八節 設置與取消凍結窗格
當統計的銷售數據超過屏幕能夠顯示的範圍時，查看、修改及計算都不方便。將表格中部分數據凍結起來可以有效解決這個問題，具體操作過程如圖3-3-58～圖3-3-60所示。
1．在“各分公司銷售業績統計”工作表中選擇單元格A3，切換到【視圖】選項卡，在【窗口】組中單擊【凍結窗格】，執行【凍結窗格】命令。
圖3-3-58 設置凍結窗格過程圖一
2．第1行與第2行被凍結，向下拖動工作表的滾動條，則第1行與第2行相對工作表操作界麵保持靜止。
圖3-3-59 設置凍結窗格過程圖二
3．選擇單元格B3，切換到【視圖】選項卡，在【窗口】組中單擊【凍結窗格】，執行【凍結窗格】命令。
4．單元格B3左側和上方的單元格區域被凍結。
圖3-3-60 設置凍結窗格過程圖三
要取消對工作表中單元格的凍結時，切換到【視圖】選項卡，在【窗口】組中單擊【凍結窗格】，執行【取消凍結窗格】命令即可。
第九節 合並各分公司的銷售數據
一個公司內往往有多個銷售地區或者分公司，各個分公司具有各自的銷售報表和會計報表，為了對整個公司的所有情況進行全麵了解，就要將這些分散的數據進行合並，從而得到一份完整的銷售統計報表或者會計報表。在Excel中係統提供了合並計算的功能，使用這些功能可以輕鬆完成這些彙總整理工作。
3.9.1 按照位置合並各分公司的銷售數據
例如，總公司需要統計成都分公司、廣州分公司和上海分公司3個分公司今年前五個月的銷售額總額。分公司的銷售統計表格中的項目及數量，在所有源區域中的數據被相同地排列，下麵就來介紹彙總數據的方法，具體操作過程如圖3-3-61～圖3-3-66所示。
1．打開“各分公司銷售統計.xlsx”，該工作簿包含了3個工作表，分別記錄了北京分公司、上海分公司、廣州分公司、成都分公司的電腦、打印機和掃描儀的銷售情況。
圖3-3-61 彙總數據操作過程圖一
2．在工作簿中新建工作表Sheet5，重命名為“彙總”，並按照其他分公司的統表樣式輸入統計項目。
3．在“彙總”工作表中，選擇單元格區域B3：E5，切換到【數據】選項卡，在【數據工具】組中單擊【合並計算】。
4．彈出【合並計算】對話框，單擊【引用位置】文本框右側的折疊按鈕。
圖3-3-62 彙總數據操作過程圖二
5．單擊工作表標簽“北京分公司”，在工作表中選擇單元格區域B3：F5，在彈出的【合並計算一引用位置】對話框中單擊折疊按鈕。
圖3-3-63 彙總數據操作過程圖三
6．返回【合並計算】對話框，單擊【添加】按鈕。
圖3-3-64 彙總數據操作過程圖四
7．將上海分公司和廣州分公司、成都分公司的對應單元格區域B3：F5都添加到對話框中，單擊【確定】按鈕。
圖3-3-65 彙總數據操作過程圖五
8．得到4個分公司的銷售情況總和。
圖3-3-66 彙總數據操作進程圖六
3.9.2 合並工作簿以彙總各分公司的銷售數據
青島分公司的銷售統計數據單獨保存在計算機內，使用合並計算功能仍然可以方便地將其彙總到“彙部”工作表中，具體操作過程如圖3-3-67～圖3-3-68所示。
1．在“彙總”工作表中選擇單元格區域B3：E5，切換到【數據】選項卡，在【數據工具】組中單擊【合並計算】。
2．彈出【合並計算】對話框，單擊【瀏覽】按鈕。
圖3-3-67 合並彙總銷售數據圖一
3．彈出【瀏覽】對話框，進入文件的保存路徑，選擇“蘭州分公司銷售情況”工作簿，單擊【確定】按鈕。
圖3-3-68 合並彙總銷售數據圖二
4．返回【合並計算】對話框，在【引用位置】文本框中顯示的內容後麵繼續輸入!$B$3：$E$5。
5．單擊【添加】按鈕。
6 將青島分公司的電腦、鼠標和顯示器的銷售情況彙總到“彙總”工作表中即可。
4.9.3 按照分類彙總各分公司的銷售數據
通過分類來合並計算數據是指當多重來源區域包含相似的數據卻以不同方式排列時，可以使用標記依不同分類進行數據的合並計算，在此就不再一一敷述了。
第四章 建立銷售統計圖表
可以將工作表中複雜的數據變成各種形象直觀的圖表形式，以方便分析。本章將通過創建銷售數據統計圖表來介紹圖表的建立、設計布局、美化及圖表模板的使用方法等內容。
第一節 創建銷售數據柱形圖
每逢月末、年末，公司都要對全年的銷售情況進行統計，一般是以季度或月份為單位進行統計的，根據全年的銷售記錄創建柱形圖圖表，這樣就能夠直觀地看出銷售情況，便於做好下一步的營銷計劃。本節就來介紹如何生成銷售數據統計柱形圖。
4.1.1 創建並格式化銷售數據表格
創建圖表要以工作表中的數據為基礎，具體操作過程如圖3-4-1所示。
打開“銷售統計.xlsx”，切換到“2007年度分公司銷售統計”工作表，該表內容為該公司2007年年度前三個季度的銷售情況。
圖3-4-1 創建圖表示意圖
4.1.2 由表格生成柱形圖
在銷售數據統計表格的基礎上就可以生成柱形圖，具體操作過程如圖3-4-2和圖3-4-3所示。
1．在“2007年度分公司銷售統計”工作表中選擇單元格區域A2：D7，切換到【插入】選項，單擊插入【圖表】，在【圖表】組中單擊【柱形圖】下拉按鈕，執行【三維簇狀柱形圖】選項。
圖3-4-2 生成柱形圖過程圖一
2．將銷售數據統計柱形圖插入到工作表中。
圖3-4-3 生成柱形圖過程圖二
若要基於默認圖表類型迅速創建圖表，請選擇要用於圖表的數據，然後按下Alt+F1鍵或F11鍵。如果按下Alt+F1鍵，則圖表顯示為嵌入圖表；如果按下F11鍵，則圖表顯示在單獨的圖表工作表上。
第二節 設置圖表布局
剛剛創建好的圖表的大小、位置和標題等都需要設置，本節主要介紹圖表的移動、添加和刪除部門支出數據係列、切換坐標和添加標題等內容。
4.2.1 調整圖表的位置和尺寸