當今的企業和消費者都麵臨著各種挑戰和外界競爭壓力，如何有效管理各種信息是十分重要的問題。在銷售領域，每天都麵對著大量的數據和資料，管理這些數據資料的效率對於銷售公司而言更是至關重要的。Excel在處理數據、分析數據方麵是十分有效和普遍的軟件，讀者可以使用Excel解決各種常見的實際問題。同時，Excel是一個完全開放的軟件，除了能夠完成一些基礎功能之外，用戶還可以在已有功能的基礎上開發出更適合市場需求的軟件係統。
第一章 客戶檔案的建立與管理
在企業的營銷活動中，往往會與很多客戶打交道，把客戶信息登記起來，有利於快速與客戶取得聯係，以便更好地開展工作，並且能夠鞏固老客戶、結交新客戶。本章通過客戶檔案建立與管理的過程，介紹了Excel的格式化、插入剪貼畫和超鏈接等功能的使用方法。
第一節 錄入客戶檔案內容
首先根據業務的需要，將客戶相關項目輸入到工作表中，具體操作過程如圖3-1-1所示。
新建工作簿，將工作表sheet1命名為“客戶檔案”，向工作表中輸入客戶檔案的相關項目。
圖3-1-1 輸入客戶檔案內容
第二節 格式化表格
在客戶檔案的相關項目輸入到工作表之後，還有很多方麵不能滿足要求，如單元格尺寸、數據樣式和單元格背景顏色等，需要對表格進行格式化。
1.2.1 調整行高和列寬
從圖3-1-1中可以看到，單元格A1中的內容“客戶檔案表”超出了1個單元格的範圍，需要對單元格的列寬進行調整，使之能夠滿足尺寸要求。同樣在表格中也要進行行高的調整，具體操作過程如圖3-1-2～圖3-1-3所示。
1．將光標指向第1行與第2行之間的分隔處，當光標變成雙向箭頭 時，單擊並拖動分隔線，直到滿意的高度為止。
圖3-1-2 調整行高示意圖一
2．按住Shift鍵，選擇第2行和第3行，切換到【開始】選項卡，在【單元格】組中單擊【格式】下拉按鈕，執行【行高】命令。
3．彈出【行高】對話框，在【行高】文本框中輸入行高數值20.O5，單擊【確定】按鈕。
圖3-1-3 調整行高示意圖二
4．調整列寬的方法與調整行高的操作方法類似。選中D列，切換到【開始】選項卡，在【單元格】組中單擊【格式】下拉按鈕，執行【列寬】命令，彈出【列寬】對話框，輸入列寬數值20.5，單擊【確定】按鈕。類似地，對客戶檔案登記表中的其他單元格的行高和列寬進行設置。
5.客戶檔案登記表的單元格行高、列寬調整完成，如圖3-1-4所示。
圖3-1-4 調整後的客戶檔案登記表
1.2.2 合並及複原單元格
表格標題往往都跨越多個單元格，一般要居中顯示，使用合並及居中功能就可以輕鬆實現，具體操作過程如圖3-1-5～圖3-1-7所示。
1．選擇單元格區域A1：H1，切換到【開始】選項卡，在【對齊方式】組中單擊【合並及居中】下拉按鈕，執行【合並及居中】命令。
圖3-1-5 合並、複原單元格示意圖一
2．單元格區域A1：H1的8個單元格已合並，標題居中。
圖3-1-6 合並、複原單元格示意圖二
3．選擇單元格區域A2：G2，切換到【開始】選項卡，在【對齊方式】組中單擊【合並及居中】下拉按鈕，執行【合並單元格】命令。
4．單元格區域A2：G2的單元格合並，文字“客戶名稱”靠左對齊。
5．選擇需要實現相同方式合並的單元格區域A8：C10，切換到【開始】選項卡，在【對齊方式】組中單擊【合並及居中】下拉按鈕，執行【跨越合並】命令。
6．單元格區域A8：C10的各行分別完成單元格合並，數據左對齊。
7．當對單元格合並之後的效果不滿意時還可以進行適當的調整。比如對第2行的合並效果感覺不夠理想，選擇單元格區域A2：G2，切換到【開始】選項卡，在【對齊方式】組中單擊【合並及居中】下拉按鈕，執行UnMerge Cells(拆分單元格)命令，則單元格恢複到合並之前的狀態，這樣就可以重新設置合並方式。
8．客戶檔案登記表中的單元格合並設置完成，如圖3-1-7所示。
圖3-1-7 合並、複原單元格示意圖三
1.2.3 設置文字的字形、字號和顏色
默認情況下，輸入到工作表中的文字是宋體12號常規字，為了使客戶檔案登記表看上去整齊且層次分明，需要對其中的項目進行文字的字形、字號和顏色等設置。比較以前的版本，Excel 2007在這方麵做得更加人性化，除了可以按照常規方法設置以外，還有更為快捷的方法，具體操作過程如圖3-1-8～圖3-1-10所示。
1．按照常規方法，選擇文字“客戶名稱”所在的單元格區域A2：F2，切換到【開始】選項卡，在【字體】組中單擊【字體】下三角按鈕，選擇【華文楷體】選項，單擊【字號】下三角按鈕，選擇16選項。在Excel中，提供了【增大字號】，單擊【增大字號】按鈕，每單擊一次按鈕，字號將增大一級。
圖3-1-8 設置文字示意圖一
2.選擇客戶檔案登記表的標題單元格區域A1：H1，切換到【開始】選項卡，在【單元格】組中單擊【格式】下拉按鈕，執行【單元格】命令。
3.彈出【設置單元格格式】對話框，單擊【字體】標簽，在【字體】列表框中選擇【隸書】選項，在【字形】列表框中選擇【常規】選項，在【字號】列表框中選擇26選項，在【下劃線】下拉列表框中選擇【雙下劃線】選項，在【顏色】下拉列表框中選擇【深藍】選項，單擊【確定】按鈕。
圖3-1-9 設置文字示意圖二
4.完成對客戶檔案登記表標題的設置，用同樣的方法對登記表中其他項目和單據名稱的字形、字號和字體顏色進行設置。
圖3-1-10 設置文字示意圖三
1.2.4 設置登記表內容在單元格中的位置
在Excel工作表中，默認的數據對齊方式為文字靠左對齊、數字右對齊。為了使表格看上去更加整齊，需要對數據在單元格中的位置進行統一調整，具體操作過程如圖3-1-11和圖3-1-12所示。
1.選擇“通訊地址”所在列的單元格區域A4：C5，點擊右鍵彈出列表，選擇【設置單元格格式】，然後選擇【對齊】組中單擊【垂直對齊】中的【靠上】。
圖3-1-11 設置位置示意圖一
2.選擇內容“財務資料”所在列的單元格區域G3：H3，切換到【開始】選項卡，在【對齊方式】組中單擊【居中】按鈕。
3.單元格區域G3：H3的內容“財務資料”在單元格中居中對齊。此外，Excel提供的對齊方式還有“兩端對齊”、“底端對齊”、“左對齊”和“右對齊”幾種對齊方式，對於客戶檔案登記表中的其他項目，根據項目排列位置，選擇適合的對齊方式。
4.客戶檔案登記表中的項目在單元格中的對齊方式設置完成，如圖3-1-12所示。
圖3-1-12 圖3-1-11 設置位置示意圖二
1.2.5 設置單元格的底紋
除了可以向單元格中填充單一顏色以外，還可以填充條紋，具體操作過程如圖3-1-13和圖3-1-14所示。
1.選擇客戶檔案登記表標題所在的單元格，切換到【開始】選項卡，在【單元格】組中單擊【格式】下拉按鈕，執行【單元格】命令。
2.彈出【設置單元格格式】對話框，單擊【圖案】下拉列表框中選擇底紋【12.5％灰色】選項，單擊【確定】按鈕。
圖3-1-13 設置底紋示意圖一
3.標題單元格中的底紋填充設置完成。
圖3-1-14 設置底紋示意圖二
1.2.6設置單元格的底色
單元格的底色默認為白色，可設定為其他顏色，這樣便於分辨不同的單元格，表格也會更加美觀，操作過程如圖3-1-15所示。
1.選擇單元格區域A2：H19，在所選區域右上方自動出現語言快捷工具欄，單擊下拉按鈕，選擇【淡色40％】選項。
2.單元格區域A2：H19的背景顏色發生了改變。
圖3-1-15 設置底色示意圖
1.2.7繪製邊框
客戶檔案登記表的單元格背景填充完成後，你會發現不容易快速找到輸入位置，這就需要為表格繪製邊框，具體操作過程如圖3-1-16～圖3-1-20所示。
1.選擇單元格區域A2：H19，在所選區域右上方自動出現語言快捷工具欄，單擊語言快捷工具欄中的按鈕，執行【所有邊框】命令。或者按照常規方法，切換到【開始】選項卡，在【字體】組中單擊按鈕，執行【所有邊框】命令。
2.客戶檔案登記表的實線邊框添加完成。
圖3-1-16 繪製邊框示意圖一
3．選擇單元格區域D4：F4，切換到【開始】選項卡，在【單元格】組中單擊【格式】下拉按鈕，執行【單元】命令。
4．單擊【邊框】選區中的左側邊框。
5．設置完成後單擊【確定】按鈕。
圖3-1-17 繪製邊框示意圖二
圖3-1-18 繪製邊框示意圖三
6.在單元格區域D4：F4左側的邊框被取消。
7．選擇單元格區域A8：F10，切換到【開始】選項卡，在【單元格】組中單擊【格式】下拉按鈕〓，執行【單元格】命令。
8．彈出【設置單元格格式】對話框，單擊【邊框】標簽，在【樣式】選區中選擇虛線類型。
9．單擊【邊框】選區中的兩條內部邊框，將內部邊框設置為虛線形式。
圖3-1-19 繪製邊框示意圖四
10．完成設置後單擊【確定】按鈕。
11．單元格區域A8：F10內部的虛線邊框部分繪製完成。類似地，可以為客戶檔案登記表中的其他單元格繪製虛線，或取消某個邊框。
圖3-1-20 繪製邊框示意圖五
第三節 插入剪貼畫
Excel提供了一個內容豐富的剪貼畫庫，其中包含了大量的圖片，用戶可以很容易地將它們插入到客戶檔案登記表中，以美化表格，下麵就來介紹剪貼畫的相關操作。
1.3.1 插入剪貼畫
首先選擇一幅剪貼畫插入到客戶檔案登記表中，具體操作過程如圖3-1-21～圖3-1-23所示。
1．切換到【插入】選項卡，在【插圖】組中單擊【剪貼畫】按鈕。
2．彈出【剪貼畫】任務窗格，在【搜索文字】文本框中輸入搜索的內容——“人物”。
3．單擊【搜索】按鈕。
圖3-1-21 插入剪貼畫步驟圖一
4 在剪貼畫的搜索結果中單擊需要插入的剪貼畫。
圖3-1-22 插入剪貼畫步驟圖二
5 剪貼畫已插入到客戶檔案登記表中。
圖3-1-23 插入剪貼畫步驟圖三
1.3.2 移動和縮放剪貼畫
剛剛插入到客戶檔案登記表中的剪貼畫，位置與大小都不能滿足要求，需要進行調整，具體操作過程如圖3-1-24和圖3-1-25所示。
1.選中圖形，將光標放在某一句柄之上，待光標變成雙向十字箭頭形式。
2.按住鼠標拖動，到達合適的位置後釋放鼠標即達到了移動的目的。
圖3-1-24 移動剪貼畫示意圖
3．對剪貼畫進行縮放時，選中圖形，將光標放在某一句柄之上，待光標變成雙箭頭形式，按住鼠標拖動，到達合適的位置釋放鼠標。
4．剪貼畫已被放置到合適的位置。
圖3-1-25 縮放剪貼畫示意圖
第四節 建立客戶信息統計表
Excel提供了大量可以自動套用的表格樣式，使用這些樣式大大降低了製作表格的勞動量，同時製作出來的表格更加規範。
1.4.1 使用自動套用格式功能
自動套用格式的操作過程如圖3-1-26～圖3-1-28所示。
1．打開“客戶資料統計.xlsx”，切換到“客戶資料統計”工作表。
圖3-1-26 自動套用格式示意圖一
2 選擇單元格區域A2：19，單擊工具欄【格式】選項卡，在【格式】組中單擊【自動套用格式】。
3彈出【套用表格式】對話框，選擇一種自動套用格式，這裏選擇【古典2】選項，單擊【確定】按鈕。
圖3-1-27 自動套用格式示意圖二
4 工作表套用格式完成。
圖3-1-28 自動套用格式示意圖一
1.4.2創建表格樣式
除了套用Excel提供的表格樣式以外，用戶還可以自己設計套用樣式，具體操作過程如圖3-1-29～圖3-1-35所示。
1．單擊工具欄中的【格式】選項卡，在【格式】組中單擊【條件格式】，執行【條件格式】命令。
2．彈出【條件格式】對話框，在【條件格式——介於】中選擇區域選項，點擊【格式】，根據需要調整表格樣式。
圖3-1-29 創建表格樣式示意圖一
圖3-1-30 創建表格樣式示意圖二
3．在這裏，區域選擇“客戶資料統計”區域，單擊【單元格格式】對話框，單擊【字體】標簽，在【字形】列表框中選擇【加粗】選項，在【下劃線】下拉列表框中選擇【單下劃線】。在【顏色】下拉列表框中選擇【黑色】選項。
圖3-1-31 創建表格樣式示意圖三
4．在【邊框】選項卡中，【顏色】下拉列表框中選擇【紅色】選項，在【樣式】選區中選擇實線類型。
圖3-1-32 創建表格樣式示意圖四
5．在【圖案】選項卡中，【顏色】下拉列表框中選擇【粉紅】選項，在【圖案】中選擇【75%灰色】， 單擊確定。
圖3-1-33 創建表格樣式示意圖五
6．設置完成，單擊【確定】按鈕。
圖3-1-34 創建表格樣式示意圖六
7．返回【條件格式】對話框，單擊【確定】按鈕，完成設置。
圖3-1-35 創建表格樣式示意圖七
第五節 突出顯示記錄“優”的客戶
在眾多客戶中，有的合作很好，有的要差一些。在合作新的項目時，可以將優秀的客戶信息在統計表中突出顯示，這樣找起來就方便了，具體操作過程如圖3-1-36圖3-1-39所示。
1．在“客戶統計表”工作表中選擇單元格區域I3：I10，切換到工具欄【編輯】選項卡，單擊【查找與替換】，在【內容】輸入文字“優”，在【替換內容】輸入文字“優”，同時在【替換內容】旁執行【格式】命令。