9.1 建賬
1.出納賬簿基本要素
出納主要設置訂本式的“現金日記賬”、“銀行存款日記賬”和有關有價證券方麵的一些明細分類賬簿。有價證券明細賬主要核算企業股票和各種債券的增減變動及其結存情況。
不同的賬簿所包括的具體內容也不相同，但各種賬簿都包括如下四個基本要素：
（1）封麵。
封麵主要標明賬簿名稱，如現金日記賬。
（2）扉頁。
扉頁主要列明科目索引及賬簿使用登記表，一般將科目索引列於賬簿最前麵，將賬簿使用登記表列於賬簿最後麵。
（3）賬頁。
賬頁是賬簿的主要內容，一般包括如下幾方麵內容：
①賬戶名稱，即會計科目。
②日期欄，記錄登賬日期。
③憑證號欄，登記記賬憑證的種類和編號。
④摘要欄，登記經濟業務的基本內容。
⑤借方、貸方的金額，以及餘額的方向（即借方餘額或貸方餘額）、金額欄。
⑥總頁次和分戶頁次。
2.出納日記賬
出納日記賬是出納員用以記錄和反映貨幣資金增減變動情況和結存情況的賬簿，包括現金日記賬和銀行存款日記賬。
現金日記賬是按照現金收、付業務發生或完成時間的先後順序，逐筆登記，用來反映現金的增減變動與結存情況的賬簿。
銀行存款日記賬是記錄和反映本單位在經濟業務中由於使用銀行轉賬結算而使銀行存款發生增減變動及其結存情況的賬簿。
財政部製定的《會計基礎工作規範》規定：“現金日記賬和銀行存款日記賬必須采用訂本式賬簿。不得使用銀行對賬單或者其他方法代替日記賬。”因為將賬頁固定裝訂成冊的訂本式賬簿，賬頁不會散失和被抽換，也便於序時記載經濟業務。以下對現金日記賬和銀行存款日記賬作詳細介紹。
現金日記賬和銀行存款日記賬的格式一般為三欄式，即在同一張賬頁上設置“借方”、“貸方”、“餘額”三欄，分別反映現金或銀行存款的收入、付出和結存情況。此外，還在“摘要”欄後設置“對方科目”欄，以具體登記對方科目名稱。為了反映銀行存款收付所采用的具體結算方式，在銀行存款日記賬中還專設“結算憑證種類及號碼”欄。
任何一個單位，不管是企業、事業單位還是機關、團體、部隊，也不管其規模大小，都存在著貨幣資金收付業務，相應地為了反映貨幣資金的收支和結存情況，都需要設置出納日記賬。但是，不同的單位，其經濟的性質不同，規模大小不同，經營管理的要求不同，相應地需要設置的出納日記賬的種類、格式也就不同。
比如，在隻有人民幣現金的單位，一般隻設置一本現金日記賬即可。而對於除了人民幣現金外還存在多種外彙現金的情況下，一般應按現金的種類設置現金日記賬，以分別反映不同現金的收付和結存情況。又如，有些單位隻有一個存款賬號，那麼隻需設一本銀行存款日記賬即可，若同時設有多個銀行存款賬戶，則是為了分別反映每個賬戶上存款的結存情況。再比如，出納日記賬也有多種格式，在一般情況下使用三欄式日記賬即可；如果單位經濟業務較為複雜，為了分別反映不同項目在一定期間內所收入和付出的貨幣資金的多少，或者說為了分別反映在一定時期內貨幣資金收入的來源和支出的去向，可以使用多欄式日記賬。
在具體設置出納日記賬時，應當遵循一項基本原則，那就是既要滿足核算和管理的需要，又要避免煩瑣。設置出納日記賬是為了能夠正確、全麵、及時地反映本單位貨幣資金的收付和結存情況，滿足會計部門和其他經營管理部門對貨幣資金進行正確核算和科學管理的需要，所以應當從管理和核算的需要出發來設置日記賬，不能為了簡單而搞以單代賬、以表代賬，因為這樣就無法滿足核算和管理的需要。但這並不是說出納日記賬總是越多越全、越複雜越好，應當從本單位的實際情況出發，在滿足管理和核算基本需要的前提下，遵循節約原則，避免設置得過多和過於複雜，以充分節約人力、物力。
3.出納賬務處理
（1）出納賬務處理過程。
從出納賬務處理的程序看，主要包括四個方麵，即填單、記賬、對賬、結賬等。
①填單。填製各種原始憑證和記賬憑證，其填製方法的各種技巧可以參見本書第3章3.4節和3.5節。
②記賬。各種經濟業務在編製記賬憑證以後，記賬人員就應按照記賬憑證的內容記入有關賬戶，這個記賬步驟通常叫做“過賬”。
③對賬、結賬。
（2）出納過賬。
出納過賬，即出納登記日記賬。出納過賬總的要求是：登記時必須做到內容完整，摘要清楚，便於查閱，不重記、不漏記、不錯記、按期結算，不拖延積壓，發生記錄錯誤必須按規定的方法更正，從而使賬目既能明確經濟責任，又清晰美觀。
①登記賬簿，必須以審核無誤的會計憑證為依據。
出納在辦理收、付款時，應當對收款憑證和付款憑證進行仔細複核，並以經過審核無誤的收、付款記賬憑證和其所附的原始憑證作為登記日記賬的依據，將憑證的日期種類、編號、業務內容摘要、金額和其他有關資料逐項記入賬內，做到數字準確、摘要清楚，登記及時、字跡完整。
登記完畢後，要在記賬憑證上簽名或蓋章，並注明所記賬簿的頁數，或做登賬符號“√”，表示已經記賬，避免重記、漏記。
②書寫規範，逐頁順序進行連續登記。
登記賬簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的書寫賬簿除外）或者鉛筆書寫。但下列情況，可以用紅墨水記賬：
按照紅字衝賬的記賬憑證，衝銷錯誤記錄。
在三欄式賬頁中的餘額欄前，如未印明餘額方向的，可在餘額欄內登記負數餘額。
結賬時劃線。
會計製度中規定用紅字登記的其他記錄。
賬簿中書寫的文字和數字上麵要留有適當空格，不要寫滿格或越格錯位，書寫文字應緊靠左線，書寫數字就緊靠底線，字體大小一般應占格寬的1/2，以便出現差錯時按規定方法改錯。
各種賬簿按頁次順序連續登記，不能跳行、隔頁，如果發生跳行、隔頁，應當將空行、空頁劃線注銷，或者注明“此行空白”、“此頁空白”字樣，並由記賬人員簽名或蓋章。
每一賬頁記滿，要結轉下一頁時，應結出本頁發生額合計數及結餘額，寫在本頁最後一行和下頁第一行的有關欄內，並在摘要欄內注明“過次頁”和“承前頁”字樣。
（3）逐筆、序時登記日記賬，做到日清月結、賬款相符，出納日記賬必須逐日逐筆進行序時登記。
①現金日記賬登記。按照會計製度規定，現金日記賬由負責現金的出納員根據審核後的現金收、付款憑證進行逐筆序時登記。即三欄式現金日記賬的“借方（收入）”欄，應根據現金收款憑證登記；“貸方（支出）”欄應根據現金付款憑證登記。由於從銀行提取現金業務，隻填銀行存款付款憑證，不填現金收款憑證，因此，從銀行提取現金的收入數，應根據銀行存款付款憑證登記“借方（收入）”欄。
②銀行日記賬的登記。銀行存款日記賬是逐日逐筆記錄一個單位銀行存款收付及結存情況的賬簿。國家統一會計製度規定，企事業單位應按開戶銀行、其他金融機構、存款種類及貨幣種類，分別設置銀行存款日記賬，所設置的銀行存款日記賬，由出納人員根據審核合法的銀行存款收付憑證（包括現金付款憑證中的存款業務）和原始憑證，按照業務的發生額和結存額登記，以便隨時掌握銀行存款的收支動態和結存餘額。有外幣存款的企業，應分人民幣和各種外幣設置“銀行存款日記賬”進行明細核算。
（4）每日營業終了，應分別計算當日的庫存現金、銀行存款各自的收入和付出的合計數，以及賬麵結餘數，並將現金日記賬的賬麵餘額與庫存現金實有數核對，銀行存款的結餘數則應定期與銀行對賬單核對。
每日按照下列公式核對：
本日餘額=昨日餘額數+本日收入金額合計數-本日付出金額合計數