①重記。
將已登記入賬的記賬憑證在現金、銀行存款日記賬上重複登記。
②漏記。
某記賬憑證在現金、銀行存款日記賬上沒有登記。
③記賬方向錯誤。
將應記入借方的金額誤記入貸方,或將應記入貸方的金額誤記入借方。
④記賬科目錯誤。
將應記入某一會計科目的金額誤記入另一會計科目。
⑤計算錯誤。
出納人員在計算過程中,如加計合計數、餘額時,由於計算有誤而形成的錯賬。
⑥數字記錄錯誤。
主要包括數字移位和數字顛倒。數字移位是指該數中的各位數碼並列向前或向後移位,或者小數點點錯,如將345寫成34.5等。數字顛倒是指一個數字中相鄰兩個數碼相互顛倒,如將83寫成38。
(2)差錯查找方法。
①二除法。
“二除法”是指用除2來檢查數字錯誤的方法。根據“有借必有貸、借貸必相等”的記賬規則,借貸雙方記錄的金額應保持平衡關係。
“二除法”適用於對漏記、重記、方向記錯而導致的差錯的查找。用誤差數除以2,得到的商數可能就是賬簿記錯方向的數字,然後再到賬簿中去查找差錯,待查到這個數值後再與記賬憑證核對,便可找到錯記的方向。
②九除法。
“九除法”是指用除以9來檢查數字錯誤的方法,主要適用於數字顛倒或數字移位而導致的記賬錯誤的查找。
數字顛倒。
數字顛倒差錯有以下特征:
誤差是9的倍數,也就是說誤差的絕對值可以被9整除。
將誤差的各位上的數字相加,其和應等於9。
數字顛倒的具體查找方法如下:
當誤差是9的倍數同時又小於90時,可能是個位數和十位數位置的顛倒,例如:把73記成37,誤差為36(9的4倍)。
如誤差為9的一倍,則錯數的兩個數字本身相差為1,如把65記成56,誤差為9的一倍。
如誤差為9的兩倍,則錯數的兩個數字本身相差為2,如把79記成97,誤差為97-7918是9的兩倍,依此類推。在實際工作中,可以通過“數碼顛倒速查表”進行查找,“數碼顛倒速查表”。
數字移位是指該數中的各位數碼並列向左或向右移位。數字移位差錯有以下特征:
誤差是9的倍數。
將誤差的各位上的數字相加,其和均等於9。
③差數法。
根據誤差數直接查找差錯的方法稱為差數法。此法主要適用於漏記、重記差錯的尋找。如月末賬賬核對時,發現現金日記賬餘額比現金總賬餘額少(或多)102.35元,出納可以回憶是否有該筆業務,同時著手查找有關記賬憑證,檢查是否漏記、重記。
通常發現賬實不符時,先用上述方法進行查找,如果采用上述方法後仍未找出差錯的,則應采用順查法、逆查法、抽查法繼續查找,一直到發現差錯為止。
順查法是指按原來賬務處理程序,即原始憑證、記賬憑證、登記賬簿、結賬、試算平衡這個順序,依次一一查對的一種差錯查找方法。
逆查法是指按與原來賬務處理程序相反的順序,依次一一查對的一種查錯方法。
抽查法對賬簿記錄中估計出現差錯可能性較大的部分進行檢查的方法。
差錯各種各樣,查錯的方法也有許多,要求出納人員掌握各種查錯方法和規律,有針對性的查找,避免盲目。差錯有時是由一筆業務引起,有時是由幾筆業務相互交叉而引起,出納人員在查找錯時必須耐心、細致,避免急躁。
4.憑證和賬簿中常見的錯弊
(1)記賬憑證中常見錯弊。
①記賬憑證的錯誤。
基本要素不全或填寫不完整。
主要是日期不寫或寫錯、摘要過於簡單或用語不準確。
科目運用錯誤。
即沒有正確運用有關會計科目,發生了科目運用錯誤、內容錯誤和對應關係錯誤等。
記賬憑證無編號。
無編號是指對多份原始憑證沒有按序排隊編號,使各份憑證難以辨別彼此。
記賬憑證編號錯誤。
編號錯誤是指雖然存在原始憑證編號但所排列的順序混亂,難以窺視其相互關係。
附件數量和金額錯誤。
記賬憑證所附原始憑證的張數和內容與記賬憑證不符,或者各張原始憑證所記金額的合計數與記賬憑證記錄金額不符。
印鑒錯誤。
對已入賬記賬憑證未加蓋有關印章,或者加蓋不全,使已入賬的憑證與未入賬憑證難以區分;有效的記賬憑證與出錯作廢的憑證難以區分;記賬憑證中沒有記賬、審核等人員的簽章。
②記賬憑證中常見舞弊。
假賬真做。
它是指無原始憑證而以行為人的意誌憑空填製記賬憑證,或在填製記賬憑證時,讓其金額與原始憑證不符,並將原始憑證與記賬憑證不符的憑證混雜於眾多憑證之中。