（9）寬敞的辦公室可以放置盆花，但盆花要經過認真選擇，一般不用盛開的鮮花裝點辦公室。過豔的色彩會奪取來訪者的注意力，使人們的精力發生偏移。可以選用以綠色為主的植物，綠色可以給人舒適的感覺，可以調節人的情緒。對盆花要給予經常的澆灌和整理，不能讓其萎枯而出現黃葉。可以在綠葉上噴水，使其保持蔥綠之色。花盆的泥土不能有異味，肥料要經過精選。有異味的肥料會引來蒼蠅或滋生寄生蟲，反而會給辦公室帶來汙染。
法則35：重要文件一定要備份
作為一流的員工，應該始終要求自己對工作的盡心盡力，特別在看似細小的事情上，更體現他們可貴的負責精神，做事情有始有終，比如，整理文件、給文件分類、對重要文件和檔案作備份，以備不時之需，這些都是一名優秀員工做事有始有終的體現。
1.對文件進行分類
在辦公逐漸進入電腦化時代後，人們原本預估紙張的使用會減少，但事實卻正好相反。統計數據顯示：如果說過去的紙張使用量是1，目前用量卻是1.3，可見電腦化時代並未能真正減少紙張的使用。在對文件進行分類管理的過程中，可以按照以下標準進行：
（1）把要用而未分類的文件統統整齊地堆疊在一起，放在固定的位置，千萬不要將紙質文件隨意亂放，這樣你要找某一份文件時就有序可循，等看過後再依自己的分類方式歸納好。
（2）當遇到大量的文件時，應該以自己工作需求的分類方式來歸納。給每個產品一個大的資料夾，每個資料夾中又分成公關，活動，記者會，展覽等，分別用透明夾收好，做好標簽，再整齊收到產品資料夾中，這樣就能一目了然。每份文件可能有不同版本，建議每次更新都能注明日期，這樣就能快速找到最新版本的文件。
（3）除了按產品分門別類，還可以依據經常接觸的部門業務來分，例如業務部、行銷部、財務部等；或是依文件功能，如合約類、工作報告類、廠商資料類等。重點就是要按自己的工作對象與需求來分類，分類後，最好能利用有索引內頁的文件分類來歸納，更方便找尋。
（4）不要把文件分的過細。複雜的分類係統反而會造成尋找上的不便。一般來說，50個檔案中，每個隻裝2份的文件，不如分類成10個檔案，每個有10份文件來得方便。過於複雜的分類，在一段時間後可能會被你遺忘，讓你因為找不到文件而倍感挫折，達不到你原來進行分類想要達到的目的了。
2.利用相應的工具管理重要文件
整理重要文件是為保存它們的使用價值，而不是為了收集而收集。所以，存放資料時，編排的方法很重要，要保證這些資料容易檢索，當然也要便於保管。
（1）Windows中的文件管理
如果你想顯示文件夾裏文件的詳細資料，你可能知道選擇資源管理器中的查看詳細資料選項（名稱、類型、大小及修改時間）。遺憾的是這些文件的分類僅僅是通過Microsoft或者是其他應用軟件的一些說明創建的。很多說明性的廣告文字占用了大量的磁盤空間，並且這個文件的分類並不見得合理。
一個管理文件的好方法就是用PowerDesk4，一個免費的替代Windows資源管理器的軟件，可以從“Ontrack”網站上直接下載。根據Windows文件分類選項，PowerDesk添加了通過文件擴展名的分類功能。
你還可以通過文件分類選項編輯文件說明的類型，比如你可以把你的圖片說明由“Bitmaplmage”改成“bmp”；“GIFImage”改成“gif”，“JPEGImage”改成“jPg”。也可以將它們整編分類改成“Imagesbmp”、“Images-gif”、“Imagesjpeg”，這樣所有的圖片就按類型排列在一起了。