第1節科特公司老總的時間管理
案例陳述
科特係統公司成立於1984年，主要從事網絡產品的銷售。早期，它的創始人依靠市場口碑和個人關係得到客戶，在隨後的幾年內，他們得到了風險資本的支持和一個專業管理人才的加盟，銷售額頓時從1987年的150萬美元暴漲到1989年的2800萬美元、1990年的6900萬美元和1997年的64億美元，擁有員工13000多人，科特公司已經成為計算機網絡市場上的一流公司。
科特的成功應歸功於它的收購。20世紀80年代末期和整個90年代，網絡行業首先從新型企業和新創企業起步，經曆了一個快速成長的過程。緊接著，和其他超速成長的行業一樣，由於聯盟與合並能夠增強企業的競爭力，於是行業合並與重組就開始了。科特公司的強勢收購計劃開始於1993年，當時它用9000萬美元的股票買入了克裏網絡服務公司。1994年，它又收購了馬凱公司，它是一家一流的交換機生產商。它還與一些網絡巨頭結成了戰略聯盟，一起為高速成長的網絡市場提供全套產品。科特公司用這些收購為自己在市場未來的進一步發展方向中找到了正確的位置。它並不主要依賴內部的研發，相反它用收購企業來對有前途的技術進行整合和向市場提供產品。這種做法使它能夠滲透到新的細分市場和提供具有高度吸引力的一係列服務。
科特公司應付管理成長和整合新公司帶來的挑戰可以說是費盡了心思。首先，它建立了一種企業文化，把它作為一種基本框架，用來組織各種具有很強的適應性的、柔性的管理體係和流程。然後，它用現金激勵來對公司績效和個人貢獻進行獎勵和回報，並提供股票期權，使員工們為公司的長遠發展承擔直接的、有意義的風險。總之，科特公司的企業文化在公司的各個領域推廣下述三個主要思想：
（1）以客戶為中心。傾聽、響應和解決客戶的問題和滿足客戶的需要。
（2）團隊精神。在公司內和戰略合作夥伴之間加強相互支持與合作，為市場提供盡可能好的產品和服務。
（3）完成具有挑戰性的目標。為績效設定高標準，永遠不對第二好感到滿意，為取得真正重要的結果而努力工作。
邁克·威廉姆斯，1981年畢業於西北大學，五年後進入科特公司。1993年時就成為公司的首席執行官，在其後的幾年中，他帶領公司以每年40%的速度高速成長，很快就成為行業的巨頭。
進入21世紀的今天，科特遇到了前所未有的挑戰：網絡經濟給人們帶來的狂熱隨著泡沫的破滅而迅速降溫，世界經濟在金融風暴與美國經濟的蕭條中衰退，競爭對手也在不知不覺中成長起來。首席執行官邁克·威廉姆斯為科特工作了十幾年，其間經曆了無數的大風浪，麵對這次巨大的衝擊，他泰然自若，他堅信自己有能力應對目前的困境。但是，最令他頭疼的是他總覺得要處理的事情太多，時間太緊張了，時間已經成為他前進的障礙。
5月的一天，當他剛踏進辦公室時，他發現自己的桌子上堆了一疊文件：
（1）家庭購買物品的賬單。
（2）一本管理雜誌，其中有值得讀的文章，但目前他無暇閱讀。
（3）來自董事會的會議通知（下星期召開）。
（4）一位大學企業管理係學生寄來的一封求職信。
（5）下級交來的一份有關下個月工作安排的資料。
（6）一封需要盡快答複的信，但他必須打幾個電話了解清楚才能回信。
（7）一位熟人的來信，其中有他新的工作地址和電話號碼。
（8）某個出版社寄來的刊物訂單。他認為其中的一兩本書也許值得訂購，但無法馬上確定。
（9）顧客寄來一封需要他親自答複的信。
（10）有關部門寄來的工作函件。
（11）用於提醒自己工作的備忘錄。
幾乎每天早上他都會遇到如此多的文件，許多時候令他十分苦惱。究竟如何快速地處理這些文件呢？他陷入了沉思。
案例分析
問題：邁克他該如何處理這些文件呢？
分析：作為一個高級主管，每天必定會遇到一大堆文件要處理，這些文件幾乎堆滿了整個桌子，要解決這個問題我們首先應該弄清楚造成“文件滿桌”的原因，主要原因大致有以下幾個方麵：
（1）領導授權不足
對於那些不願意或不善於“分層負責，逐級授權”的管理者來說，許多本來可以由下級處理的文件都彙集到他那兒，這是導致文件堆積的一個重要原因。
（2）猶豫不決
遇事不善於當機立斷，總是把待辦的文件存放到規定期限的最後，甚至超過期限之後才處理。這必然引起文件的堆積。
（3）半途而廢的工作習慣
有的管理者不是堅持把一項工作有始有終地做完，而是一遇到阻礙就又重新開始著手做一項與此無關的工作。或是見異思遷，總喜歡做新工作。這就使各種沒有結局的文件長期堆放在辦公桌上。“雜亂的桌子，會使人產生雜亂的思路”。一位辦公桌總是保持整潔的經理在談到這一點時說：“在辦公的時候應該保持桌麵整潔，專心處理一件事，這樣可以避免被別的事情分心。”