（4）故意讓文件堆積
有的管理者把堆積如山的文件看成是自己工作重要、忙碌的象征，甚至認為這是工作中不可避免的，因此故意讓文件堆積。
（5）擔心文件被遺忘
許多管理者為了避免文件被遺忘，將它們統統擺在辦公桌上。其實這樣做是不好的。一位德國經理在談到文件堆積如山時說：“那是因為我們對某件工作唯恐把它忘掉。由於我們希望能夠記住，於是把它保留在桌子上，以便我們隨時可以看見它。這個辦法有時真靈。每當我們看到它，便回想起它。可是我們原有的思路卻中斷了。以後，桌上的文件越堆越高，下麵堆的是什麼我們也想不起來了。於是我們開始翻動，時間也就這樣浪費了：浪費在尋找上，也浪費在偶然看到的那些我們唯恐忘記的文件上。”
（6）“文山”
“文山”是造成文件堆積的客觀因素。有些文件是不必要的，完全可以借助電話或會議的間隙來傳達。
接下來，讓我們看看邁克應該如何處理桌子上的文件：
（1）他必須通過特定的程序處理購買物品的賬單。例如立即付款，立即至財務部門報銷，交給其他人處理，將賬單放在注明哪一天付款（報銷）的卷宗內。
（2）將那本雜誌放在抽屜裏或辦公桌以外的適當地方，如茶幾、書架上。不能讓它留在辦公桌上。
（3）假如這個會議通知隻寫了開會時間和開會地點，他隻須把這些內容記在台曆上或記事黑板上，然後把通知丟進紙簍。假如會議通知附有詳細的議程、出入證、有關的參考資料，那麼就把它放在“待辦”的卷宗裏。
（4）當時決定（而不是明天或以後）是否回信。假如出於某種原因你不願回信，就把來信丟掉。倘若樂於寫回信，就應馬上動手，寫完後及時將信發出。
（5）這份資料關係到下個月的工作安排，他可以將它歸入注明使用日期的“待辦”卷宗內。
（6）將這封信放在辦公桌的中間，這樣他可以將電話的結果寫在信上以便立即回信。如果有的電話沒打通，或是他需要等電話，那麼這封信就放在“待急辦“的卷宗內。
（7）將新的地址和電話號碼抄在他的通信錄上，然後把信丟進紙簍。如果認為有必要告訴其他同事，就請他們傳閱。
（8）假如他無法當場確定是否值得訂購，就扔掉這封訂購信，或是把它轉給能為他提供判斷信息的人。
（9）處置顧客來信有三種可行辦法。第一，假如有錄音設備，立刻口述你的答複，讓有關部門在適當時候處理它。第二，如果有秘書，請他速記口述。如果不能立即做出答複，可把答複的要點寫在信上，並把這封信放在需要“速記”的卷宗中，以便適當處理。第三，用電話答複，並把談話內容記在來信上，然後將該信歸檔。
（10）如果來函有保留價值，應立即歸檔。如果隻是一般性問題，讀後可丟掉。以後如需要澄清這個問題，可以向有關部門索取資料。
（11）必須建立一套能提醒你待辦事項的文件係統。填寫工作日曆是一種有效的辦法。
最後，我們介紹一些處理文件的好方法：
（1）充分發揮紙簍的作用，不是確實有用的資料盡量舍棄。
（2）不要為了使辦公桌看上去整潔而把桌上的東西無選擇地全部塞進抽屜或堆在辦公室的一個角落。要分類存放，及時處理。
（3）建立一套最適合自己、便於儲存和調閱的文件處置係統。
（4）可能的話，每天規定的一段時間專門處理文件。這樣可以避免文件因拖延處理而造成積壓。
（5）辦公桌和周圍的物件擺放時要“各就各位”，每一件物品必須放在固定的地方。
（6）將桌上其他無關的文件全部清除，隻把準備辦理的文件擺在辦公桌上。
（7）照片、紀念品等零星的裝飾物不應擺在辦公桌上。它們不但占用空間，而且也容易使注意力分散。
（8）每天下班前將辦公桌整理好。
（9）除了資料不足等客觀原因，同一文件原則上隻應處理一次。每次拿起文件，不要簡單地把它放在“待辦”的卷宗中，而應當時做出處理，使文件能盡早離開辦公室。
（10）培養秘書處理例行性文件，不要讓他們一收到文件就統統交給你，而應讓他們根據文件的類別和重要程度先做出不同的處理。
（11）外來的文件先由秘書閱讀後標出重點。如果需要批複，可在文件上批示答複的要點，讓秘書代筆擬稿答複。如有可能，盡量用電話回複。
（12）規定凡較長的書麵報告要附有封麵。封麵上寫明題目、編寫日期、編寫者以及內容摘要。
（13）屬於下級職責範圍內的文件一定要讓下級處理，不要讓這類文件出現在你的辦公桌上。
（14）盡量不用文件形式上傳下達。
（15）不發內容重複文件。
上麵這些辦法，看起來容易實行，但要堅持不懈地做下去並不容易。而隻有長期堅持這樣做，才能收到實效。
案例陳述
處理完桌上的文件，邁克舒了一口氣，他泡了一杯咖啡，坐了下來，冷靜地思考應付目前的被動局麵的方法。突然，聽見有人敲門，他想，做個總裁真是不容易，要處理的事情太多，連一點自己沉思的時間都沒有。科特公司的文化更傾向於民主，公司認為，管理者的“門戶”應該向任何人開放。“開門政策”能增加管理效能，有助於下情上達。邁克打開門，是人力資源部的約翰，他來與邁克商討公司培訓的事宜。經過一個多小時的交談，他們就培訓的有關事項達成了統一的意見。送走了約翰，邁克還沒坐定，又有人敲門，是一個員工，他對公司的考核有些意見，於是，邁克又浪費了半個小時。