案例分析
問題：邁克該如何應對如此多的訪客呢？
分析：“開門政策”固然優點很多，但是如果行之不當，反而會使管理者的效能受損。試想，一位管理者為了避免高不可攀的嫌疑，采用無條件的“門戶開放”政策，隨時都願意接見任何人並盡量聽取他們的意見，甚至連自己辦公室的大門也經常敞開，結果隻能是忙於應付來訪者而耽誤了重要的工作。因此，我們必須有一套好的應付訪客的方法。
接待訪客：
（1）由秘書安排一切約會
你要給秘書一份職權，讓他代你謝絕部分賓客。倘若他無法判斷，他也會為你做一個臨時約定，然後由你最後決定。這樣做不但可以將一部分不速之客納入你預定的會客名單之中，而且可以將他們安排在你最方便的時間會見。
（2）規定接待時間
對於你的下級，這樣安排尤為重要。你不妨規定每天上午10點至下午3點為接見時間。這樣，你至少可以在上午10點以前和下午3點以後的時間不受幹擾。你可以要求下級事先向秘書登記，並將求見的目的，大致所需的時間告訴秘書，這樣秘書可以在規定接見時間內做出合理的安排，同時為你準備好必要的參考資料。當然，特殊或緊急的情況例外。
（3）攔擋一部分訪客
秘書的座位應該安置在通往你辦公室的必經之路上。這樣，任何一位訪客要進入你的辦公室就非經他的安排不可。
（4）移樽就教
下級有事，都希望到主管辦公室來談幾分種。假如他來了，你應該先問清事情急不急。如果不是太緊要，可以這樣答複：“您能稍等一會嗎？過一會兒我到你辦公室去。”這樣做有許多好處：
第一，可以避免你正在進行的工作因受到幹擾而中斷；
第二，由於沒有讓對方坐在你的辦公桌旁，所以可以避免你對自己的工作失去控製；
第三，你可以利用最便利的時機去對方辦公室，而且可以隨時離開。因為你可以根據需要掌握談話時間；
第四，你置身於下級的辦公室，更接近問題發生的現場，一旦需要查閱有關資料、檔案，都容易取得；
第五，對於下級來說，你肯移樽就教，會被認為是對他的重視。
（5）在辦公室外會客
如果這位訪客不肯向秘書說明來意，不要貿然邀請他進入你的辦公室。你應該走出辦公室與他熱烈握手並問明來意，以便迅速決定是否請他進入辦公室。在辦公室外會見客人，有助於縮短會客時間。
（6）站立會客
不速之客一旦闖進來，你對付他的最好辦法是，馬上站起來與他打招呼，探明他的來意，如果你正在繁忙中，可以坦白地告訴對方，並另約麵談時間。如果你認為有必要同他多談一會兒，仍以站立為宜。因為你站起來，可以避免對方徑自坐下，這樣不但可以縮短麵談時間，而且可以使你在心理上居於上風。
（7）讓秘書控製會談時間
你的秘書應該最清楚每一位訪客的目的。他應該通過他的判斷或他與你事先的約定，在談話超過某一合理的時間以後，通過電話或親自登門提醒你有關其他待辦的事件。這樣，可以使你與對方的談話自然結束。倘若你認為仍有再談下去的必要，則可以說：“我們再談幾分鍾。”這個答複不但可以使秘書了解結束的時間，而且也給訪客一個結束談話的信號。
（8）限製談話時間
在談話開始，便應向對方說明你可以同他談多長時間，當然，說這類話要婉轉，否則會被地方誤認為傲慢無禮。如果是經秘書安排的會見，那麼限製談話時間的要求可以由秘書事先說明。
（9）利用午餐和工休
你可以利用午餐時間或上下午工休時間，輪流與個別下級或同事吃飯、喝茶。這種經常性的非正式接觸，不但可以有助於溝通信息，而且可以節省正式會議的次數。
社交客套：
訪客前來拜訪，少不得總有些客套話。先扯一些氣候、身體等無關緊要的問題。開會前，人還沒有到齊，也少不了這種題外的閑談。即使在寫信時，也免不了問候對方，說幾句上次見麵時的愉快往事，不必要的社交客套就這樣溜到我們的工作中來了。
管理者為了使企業興旺，與外界保持廣泛的社交是必須的。但要想成為高效能的管理者，就應隨時小心，謹防落入客套的時間陷阱。因此，學會巧妙的結束談話的技巧，是你在繁忙的社交中不浪費時間的一個保證。
案例陳述
快到吃飯的時間了，邁克的上午就這樣過去了，他實在感到力不從心，他仔細想了一下他的下屬們在幹什麼，發現：
（1）當他不在場時，他的下級隻做日常例行性工作。