任務5對揚帆集團2007年文件是否歸檔進行判斷
【知識目標】
熟悉《歸檔文件整理規則》《國有企業文件材料歸檔範圍》和《機關文件材料歸檔與不歸檔範圍》
【能力目標】
迅速準確地判斷公司2007年的文件哪些歸檔、哪些不歸檔
能夠按照規定銷毀公司2007年不歸檔的文件
【任務引入】
揚帆集團總裁辦公室下屬的機要室，需要根據國家的有關標準對公司的2007年的文件進行歸檔。
【任務分析】
揚帆集團機要室要完成此項工作必須按《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》（2006年12月18日發布）進行，並且還要熟悉《國有企業文件材料歸檔範圍》和《機關文件材料歸檔與不歸檔範圍》的有關規定。
【相關知識】
歸檔文件是指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。
一、文件材料歸檔的範圍
國家檔案局《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》對文件材料歸檔和不歸檔的範圍有明確規定。應列入歸檔範圍的是：反映本單位主要職能活動和基本曆史麵貌的，對本單位工作、國家建設和曆史研究具有利用價值的文件材料；單位工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方麵具有憑證價值的文件材料；本單位需要貫徹執行的上級單位、同級單位的文件材料；下級單位報送的重要文件材料；其他對本單位工作具有查考價值的文件材料。具體來說，文件歸檔範圍主要包括以下內容：
1上級來文
（1）上級單位召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料；
（2）上級單位頒發的屬於本單位主管業務並要執行的文件，以及普發的、非本單位主管業務但需要貫徹執行的法規性文件等。
2本單位形成的各種文件
（1）本單位代表性會議、工作會議和專業會議的文件材料；
（2）本機關頒發的各種正式文件的簽發稿、印製稿，重要文件的修改稿；
（3）本單位與上、下級單位之間的請示、批複文件；
（4）本單位及其內部職能部門活動形成的工作計劃、總結和報告；反映本單位業務及科學技術管理活動的專業文件材料等。
3同級單位和非隸屬單位的文件
（1）同級單位和非隸屬單位頒發的非本單位主管業務但需要執行的法規性文件；
（2）有關業務單位對本單位工作檢查形成的重要文件；
（3）與本單位聯係、協商工作的重要來往文件。
4下級報送的文件
（1）下級單位報送的重要的工作計劃、報告總結、典型材料、統計報表、財務預算和決算等文件；
（2）直屬單位報送的重要的科技文件材料；下級單位報送的法規性備案文件等。
二、文件材料不歸檔的範圍
國家檔案局《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》對文件材料不歸檔的範圍也有明確規定。應列入不歸檔範圍的是：
（1）上級來文中包括上級單位的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。
（2）本單位文件形成的文件材料中包括本單位文件材料的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的曆次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本單位負責人兼任外單位職務形成的與單位無關的文件材料，有關工作參考的文件材料。
（3）同級單位和非隸屬單位文件材料包括同級單位的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。
（4）下級單位的文件材料中，包括供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
三、文件材料的銷毀
銷毀是指對運轉處理完畢,而又無保存價值的文件材料進行焚毀。這是文書管理當中一項重要的工作。
1銷毀文件的範圍
（1）不需歸檔的各類文書。
（2）平時清退回來的重份文書。
（3）無保存價值的其他文獻資料。
（4）上級機關授權銷毀的材料。有些上級發來的文件材料已注明“閱後可銷毀”的字樣,說明這些材料的銷毀權已授予受文單位,這些單位亦可以根據要求銷毀這些文件。
（5）翻印複印的上級文件。
另外,訂閱的內部發行的材料、刊物等,亦在銷毀之列。文件材料的銷毀,一般可一年集中進行一次,最好是安排在文書整理歸檔之後,也可以隨時銷毀,特別是密級較高的文件,應隨時清退隨時銷毀,以防止丟失或泄密。
2文件材料的銷毀要求
（1）按上級規定的銷毀權限和範圍銷毀。
（2）履行銷毀審批手續。
（3）銷毀文件應登記造冊。
銷毀文件清單
序號時間文件標題發文部門主要內容備注
【任務實施】
揚帆集團總裁辦公室下屬的機要室，根據國家的有關標準對公司的2007年的文件進行歸檔，可以按照以下步驟進行：
步驟一：判斷揚帆集團2007年的文件哪些屬於歸檔範圍，哪些不屬於歸檔範圍。
分四個部分判斷：
（1）上級來文。
（2）本單位形成的各種文件。
（3）同級單位和非隸屬單位的文件。
（4）下級報送的文件。
步驟二：對運轉處理完畢,而又無保存價值的文件材料進行焚毀。
（1）明確銷毀文件材料的範圍。
（2）對銷毀的文件要予以登記，保存銷毀文件清單。
（3）選擇合適的銷毀方式：粉碎型碎紙機粉碎（適用於任何紙麵文件）；
到郊外垃圾處理站監督燒毀（適用於非機密性、量較大的文件）；送造紙廠監督打成紙漿（適用於公司過期宣傳資料的銷毀）。