任務7製定檔案管理製度
【知識目標】
了解檔案保管的重要性
檔案庫房管理的有關內容
【能力目標】
製定適合本單位的檔案管理製度
【任務引入】
揚帆集團公司檔案室共分兩室，總麵積約100平方米，設專職1人負責管理，上級領導為機要主管，辦公室主任主抓。公司每年文件數量：2004年355份，2005年475份，2006年521份，2007年488份，總體呈增長趨勢。
如果你是揚帆集團公司的專職檔案管理員，請你為公司製定一份《庫房管理製度》《閱覽製度》《借閱製度》等檔案管理製度。
【任務分析】
公司檔案室檔案保管工作的任務，是了解和掌握檔案損壞的規律，通過經常性工作，采取專門的技術措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的係統性和完整性，保證檔案的安全。因此，公司檔案室工作人員必須學習和掌握有關的科學技術知識，要製定計劃，要了解公司各部門職責、情況，根據集團的情況，開始著手準備工作：製定公司的各項檔案管理製度，熟悉檔案管理的方法，學習國家有關檔案規章製度。
【相關知識】
檔案保管在整個檔案管理工作中具有十分重要的意義。檔案保管是根據檔案的成分和製成材料，所采取的科學存放和安全防護措施。維護檔案的完整與安全，這是檔案工作者的基本職責。它的工作任務主要有兩個方麵，一是維護檔案實體的秩序狀態，使檔案存放和使用始終有序；二是保護檔案實體的理化狀態，使其在存放和使用中，不受或少受人為和自然因素的損害，盡量延長其物質形體的“自然壽命”。
一、檔案保管工作的內容
檔案保管是根據檔案的成分和製成材料所采取的科學存放和安全防護措施。它的內容主要包括三個方麵：
（1）檔案的庫房管理。
檔案的庫房管理是指檔案在庫房內的一係列科學管理方法。它是檔案保管工作中的一項日常工作，也是一項重要任務。其具體內容包括：檔案庫房與裝具的編號（從左到右，回行時從右到左S形），檔案排架、庫房溫濕度的控製與調節，庫房的防光、防塵、防火、防水、防盜、防有害氣體以及防害蟲等。
（2）檔案流動過程中的安全防護。
檔案流動過程中的安全防護，是指在檔案的各項管理和利用過程中，加強安全防護措施，防止檔案在流動過程中丟失和損壞。
（3）各種保護和修複檔案的專門技術。
檔案保管工作中所采取的各種專門技術，是指為盡量延長壽命，防止檔案損壞或搶救已破損檔案而采取的諸如修裱、消毒、滅菌和縮微複製等一係列檔案保護和修複技術。
二、建立適合本單位的各項檔案管理製度
檔案保管工作在檔案管理實踐中主要表現為兩個基本方麵：一是檔案庫房管理，這是檔案保管工作的一項重要內容和形式，庫房管理是檔案保管工作的主要內容，隻有經常的庫房管理工作，才能為整個檔案工作的進行創造必要的條件。二是檔案使用過程中的維護與保護，而檔案使用過程中的維護和保護工作比檔案庫房工作具有明顯的動態性、複雜性與綜合性，所用的方法及所需注意的問題頭緒很多。做好這一項工作的基本途徑，一是建立嚴格的管理製度並在工作中嚴格執行落實；二是采用各種合理有效的管理方法，認真細致地做好維護與保護工作。
1進出庫製度
庫房是保管檔案的重要場所，因此必須有嚴格的進出庫製度。
（1）庫房一般隻允許檔案工作人員在工作時間內進入。
（2）非檔案工作人員原則上不準進入庫房，如因工作需要必須進入（如維修設備或來人參觀），則必須有工作人員始終陪同。
（3）檔案工作人員在庫房內不允許從事與管理工作無關的活動，更不允許吸煙、喝水和吃東西等。
（4）離開庫房時，必須關燈、斷電、關好窗戶和鎖好房門。
2“八防”措施
“八防”措施是庫房管理工作的重要內容，幾乎囊括了庫房管理的各個方麵。“八防”的內容為：
（1）防火。要求在裝具的選用、電器及其線路的安裝等方麵消除一切隱患，還必須設置消防器材。
（2）防盜。要求庫房門窗堅固（最好安上防盜門），盡量安裝防盜報警裝置，離開庫房時嚴格檢查並鎖好房門。
（3）防水。要求庫房建在地勢較高、有利於防洪的位置，庫房內及附近不能有水源。
（4）防潮。要求每天測量庫房濕度，發現濕度過低及時調整。
（5）防黴。要求定期檢查檔案文件，放置防黴藥品，發現有黴的跡象應及時通風。
（6）防蟲。要求入庫時對檔案進行滅菌消毒，在庫房內定期檢查，放置防蟲藥品，搞好庫房衛生，破壞蟲子的生存環境。