【實訓與練習】
一、簡答題
1檔案保管的基本任務是什麼？
2根據所學知識結合實際,談談如何做好檔案庫房管理？
二、實踐與練習
根據所學知識回答下列案例問題：
某年某月某日，華中某縣鎮政府的1975—1991年度150卷檔案失竊。經偵破發現，係6名小學生撬門入庫，竊得檔案後當廢紙賣了。
分析以上案例，回答下列問題：
（1）該鎮政府在檔案保管工作中存在哪些問題？
（2）你認為應該采取什麼措施避免類似事情發生？
2鴻裕公司是一家中型建築公司，王力是該公司檔案室的管理員。由於檔案室存放有大量的基建檔案，所以公司對這些檔案的管理非常重視。為加強這些檔案的日常保管和利用中的保護，王力也采取了許多措施。假如你是王力，你準備采取什麼措施？
任務8接收檔案
【知識目標】
了解檔案保管的物質條件
【能力目標】
學會編製檔案交接文據
學會編製存放位置索引卡
【任務引入】
如果你是揚帆集團公司的專職檔案管理員，請你接收公司各部門移交的2007年的檔案材料，並將其上架排列保管。
【任務分析】
要做好檔案的接收和保管工作，必須首先了解哪些因素會損壞檔案，有針對地采取保護措施，向單位申請建立基本的保管檔案的條件。移交檔案時為了明確雙方的責任必須履行交接手續，為了方便以後的檔案利用與查閱。檔案的排放必須有序化。
【相關知識】
一、檔案損壞的原因
1內因
內因指檔案的載體材料、書寫材料等本身的質量對檔案壽命長短產生的影響。
（1）紙張。它是檔案的主要載體材料，一般檔案都是紙張的，所以紙張質量如何，對檔案的自然損壞是一個極重要的因素。紙張是植物纖維的紙漿做成的，植物纖維的成分有纖維素和非纖維素兩類。纖維素能抗水、抗油、抗酸，而非纖維素能夠溶解在水、油、酸、堿之中。紙張的質量主要取決於紙漿中的纖維素和非纖維素的比重。一般白、厚且有光亮的紙，纖維素含量多，耐久性強。
（2）墨和墨汁。墨的耐久性最好，它的基本成分是碳素，並增加了膠料的防腐劑，能防黴。墨汁的耐久性也較好，它的成分是色劑（碳素）、骨膠（使色劑粘在紙上）、純堿（降低膠料的凝凍點）、冰片（樟腦油之類）。用它們書寫的檔案壽命長。
（3）墨水。碳素墨水和藍黑墨水質量最好，耐光不怕氧化，而紅墨水、純藍墨水是加染料製成的，怕水、怕光，日久褪色。
（4）鉛筆。顏色經久不褪，但怕摩擦，彩色鉛筆害怕光。
（5）複寫紙和圓珠筆。耐久性差，極易褪色和擴散。
2外因
外因是指保管檔案的條件和周圍環境中各種有害因素對檔案的影響。
（1）不適宜的溫濕度。據有關研究表明，不適宜的溫度是25°C以上，濕度是70%以上。
（2）光線。特別是太陽光對紙張的字跡有較大的破壞作用，光線能和纖維素發生氧化作用，使紙張發黃變脆。
（3）灰塵。灰塵會玷汙檔案，也是昆蟲和微生物借以藏身繁殖之地，有的灰塵還有腐蝕性和毒性。
（4）機械作用。它是指摩擦、揉折、撕裂等現象等對檔案的破壞。
（5）各種有害生物。如害蟲、黴菌等。
另外，還有水、火、汙染等原因，都會對檔案造成損害。
二、檔案保管的基本物質條件
檔案的保管必須借助一定的物質條件才能進行，物質條件的優劣在相當程度上決定著保管水平的高低。檔案保管的物質條件是指檔案保管所需的一切物質裝備。作為公司檔案部門要向公司申請增加檔案庫房的設備、裝具及必要的消耗品。主要有以下幾種：
1檔案庫房
庫房應符合保管檔案的專業要求。應盡量按照《檔案館建築設計規範》的要求建造，如確實無法達到那樣的標準，也要注意做到以下幾點：
（1）專用。庫房不能和辦公室合用，更不能放置其他物品。
（2）堅固。庫房必須堅固，至少是正規的建築物。
（3）不能建在低窪處，不能是木質結構。
（4）遠離水源、火源、汙染源等。
（5）門窗的封閉性能良好。
2資料庫
公司檔案室應設有資料庫，收集和保存與檔案有關的圖書資料，以補充圖書資料，以補充檔案充分提供利用的需要。
3裝具
檔案裝具應堅固耐用，密封良好，存取方便，並有利於防水、防火，最好用金屬材料製成。一般來說，檔案櫃的密封性能較好，存取也很方便；檔案密集架不僅具有防火、防塵的性能，而且可以大大節省庫房空間。公司要根據自己的實際情況購買。
4包裝材料
包裝材料是卷皮、卷盒和包裝紙等。卷皮分軟卷皮和硬卷皮兩種。軟卷皮規格為297mm×210mm（供A4型文件紙用）或260mm×185mm（供16開文件紙使用）。用軟卷皮包裝的案卷必須裝入卷盒中存放。硬卷皮規格為300mm×220mm或280mm×210mm（長和寬），厚度分別為10mm、15mm、20mm三種。如采用新的檔案整理方法，則不需要卷皮。
檔案盒封麵應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長和寬），盒脊厚度可以根據需要設置為20mm、30mm、40mm（根據《規則》規定）。
5技術設備
技術設備是指那些具有“固定資產”性質的機械、儀器、儀表、器具等設備。如空調、去濕機、加濕器、溫濕度測量及控製設備，報警器、滅火器、電腦、複印機、裝訂機，縮微拍照及縮微品閱讀複製設備，通信及閉路電視監控設備，消毒滅菌設備，運送檔案的工具等。
6消耗品
用於保管工作的易耗低值物品。如防黴防蟲藥、吸濕劑、各種表格及管理性的辦公用品等。
三、編製存放位置索引卡
檔案存放位置索引是一種記錄、引導性的管理工具。它以表冊或卡片形式將檔案在庫房及裝具中存放秩序情況如實記錄和反映出來，便於檔案工作人員了解檔案存放情況和迅速取放檔案。存放位置索引，可以分為兩種：
第一種是指明檔案的存放位置，即以全宗及其各類檔案為單位，指出它們的存放處所。
四、對接收檔案進行檢查，履行接收手續
要加強對歸檔案卷質量的檢查，應在公司文書部門和所有業務部門歸檔工作結束或告一段落時，對已歸檔的文件的質量進行必要的檢查，並且對尚未歸檔的文件提出整理要求。這樣才能從總體上有效地保證和控製案卷的質量。檢查工作的內容主要包括：應當歸檔的文件是否收集齊全，是否包括了本機關形成的有保存價值的各類型和載體的檔案文件；歸檔案卷的內容能否反映公司的主要工作及其各種職能活動情況；保管期限的劃分是否準確；案卷題名的擬製及其他管理性項目的填寫是否科學；案卷目錄和歸檔文件目錄的編製是否符合標準等。在實際檢查工作後，應對尚存在的問題，提出加工、調整和修正的意見，切實保證歸檔案卷達到國家有關質量標準的要求。
【任務實施】
根據公司的管理與各項業務現狀，結合公司檔案管理的實際情況，申請增加檔案庫房設備，並將各部門上交的檔案材料上架保管。