任務10檔案著錄
【知識目標】
掌握檔案著錄方法和基本格式
熟悉檔案著錄細則
【能力目標】
迅速準確地分析文件的內容與形式特征
熟練地根據國家規定的著錄規則對文件進行著錄
【任務引入】
檔案室的工作人員為了編製檔案目錄，需要根據國家的有關標準對公司的“揚人字〔2007〕15號”發文進行著錄。
【任務分析】
準確規範的檔案著錄是編製檔案檢索工具的基礎，此項工作必須按1999年發布的國家行業標準《檔案著錄規則》（DA\\\/T18—1999）進行。要想準確規範地著錄，必須首先分析文件的內容與形式特征。這是揚帆集團的一份內部發文，同時有紙質和電子文件兩種形式，文件的內容與形式較為規範，段落符號式條目格式的著錄格式。為今後查找方便，應將文件的具有檢索價值的特征詳細著錄。掌握了著錄項目、著錄符號及使用細則之後，就可以按照規定格式進行著錄了。
【相關知識】
檔案著錄是指在編製檔案目錄時，對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。所謂內容特征，就是指對檔案主題的揭示，表現為檔案的分類號、主題詞、提要等記錄項。所謂形式特征，包括檔案的標題、作者、形成時間、地點、檔號、文種、載體等。檔案著錄工作具有登記、介紹、報道、交流和檢索的作用，其中最重要的是檢索作用。對檔案進行著錄應遵守1999年發布的國家行業標準《檔案著錄規則》（DA\\\/T18—1999）。
一、著錄項目
著錄項目是指揭示檔案內容和形式特征的記錄事項。它包括題名與責任說明項、稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形態項、附注與提要項、排檢與編號項。
1題名與責任者說明項
題名，又稱標題、題目，是表達檔案中心內容、形式特征的名稱。
（1）正題名。它是檔案的主要題名，一般指單份文件文首的題目和案卷封麵上的標題。
（2）並列題名。它是以第二種語言文字書寫的與正題名對照並列的題名。
（3）副題名及說明題名文字。副題名是解釋或從屬於正題名的另一題名。說明題名文字是指在題名前後對檔案內容、範圍、用途等的說明文字。
（4）文件編號。它包括發文字號、科研試驗報告流水號、標準規範類文件的統編號、圖號等。
（5）責任者。也稱作者，指對檔案內容進行創造、負有責任的團體和個人。
（6）附件。它是指文件正文之後的附加材料。
2稿本與文種項
（1）稿本。它包括草稿、定稿、手稿，草圖、原圖、底圖、藍圖，正本、副本，原版，修訂本、試行本、影印本、各種文字本等。
（2）文種。它是指文件種類的名稱。
3密級與保管期限項
（1）密級。
（2）保管期限。根據檔案價值確定的檔案應該保存的時間，一般分為永久、長期和短期三種。
4時間項
文件形成時間，或卷內文件起止時間。
5載體形態項
（1）它分為甲骨、金石、簡犢、縑帛、紙、唱片、膠片、膠卷、磁帶、磁盤和光盤等。
（2）數量及單位。
（3）規格。指檔案載體的尺寸及型號等。
6附注與提要項
（1）附注項。它指檔案中需要解釋和補充說明的地方。有則錄，無則免。
（2）提要項。它是對文件和案卷的簡介和評述，簡明扼要，準確清楚，文字流暢，一般不超過200字。
7排檢與編號項
它是目錄排檢和檔案室（館）業務注記項。
（1）分類號。根據《中國檔案分類法》和“GB\\\/T15418—1994”的有關規定對檔案著錄的分類號。
（2）檔案館代號。根據《編製全國檔案館名稱代碼的實施細則》對本檔案館所賦予的代碼。
（3）檔號。它是檔案室（館）在整理和管理檔案過程中以字符形式賦予檔案的一種代碼。
（4）電子文檔號。它是檔案館（室）管理的電子文件的一組符號代碼。
（5）縮微號。檔案館（室）賦予檔案縮微製品的編號。
（6）主題詞和關鍵詞。
在這些項目中正題名、責任者、時間、分類號、檔案館代號、檔號、縮微號、主題詞或關鍵詞為主要著錄項目，其餘為選擇項目。
二、著錄用標識符
1著錄用標識符
為了便於識別各著錄項目、小項及其內容，著錄時必須添加如下規定的標識符。
標示符位置或作用示例
“—”置於下列各著錄項目之前：稿本與文種項、密級與保管期限項、時間項、載體形體項、附注項例如：“—絕密”，“—副本”，“—藍圖”，“—19801127”
標示符位置或作用示例
“=”置於並列題名之前；
“：”置於下列各著錄小項之前：副題名及說明題名文字、文件編號、文種、保管期限、數量級單位、規格例如：“：中發［1980］1號”，“：根據錄音整理，未經本人審閱”；
“\\\/”置於第一個責任者之前例如：“∕山東省勞動局”；
“；”置於相同職責、身份省略時的責任者或同一責任者的不同職責、身份之間例如：“∕國家計委；財政部；商業部等”；
“，”置於相同職責、身份省略時的責任者或同一責任者的不同職責、身份之間例如：“∕中共北京市委辦公廳，北京市人民政府辦公廳”；
“+”置於每一個附件之前例如：“+國務院通知”；
“［］”置於下列著錄內容的兩端：自擬著錄內容、文件編號種的年度、責任者省略時的“等”字例如：“通告［××縣人民政府關於春季封山育林的通告］”；
置於下列著錄項目的兩端：責任者所屬機構名稱、責任者的真實姓名、責任者的職責和身份、外國責任者的國別及姓名原文、中國責任者的時代，曆史檔案中的朝代紀年、農曆、地支代月、韻目代日轉化後的公元紀年例如：“∕（民國）教育部”，“∕王楓（《人民日報》）記者）”，“∕江澤民（中共軍委主席）”用於不能確定的的著錄內容，一般與［］配合使用例如：“∕［張治中］”；
用於下列著錄項目之間：日期起止、檔號、電子文檔號、縮微號各層次之間；
用於節略內容；
用於每一殘缺文字和未考證出時間的每一個數字。
2著錄用標識符的使用說明
（1）除了“題名與責任者項”“排檢與編號項”之外，各項目連續著錄時，其前均冠以“—”號，如遇回行不可省略，但各項目另起段落著錄時可省略。
（2）標識符“—”占兩個格，回行時不宜拆開；其他標識符隻占一格。
（3）當某一項目缺少第一小項時，應將現在位於首位的小項的原規定的標識符改為標識符“—”。
（4）各著錄項目及單元所使用的標識符，除“，”和“”隻在後麵空一格外，其他規定使用的標識符均在前後格空一格。
（5）凡重複著錄一個項目或單元時，其標識符也需要重複。
（6）不著錄的項目或單元，其標識符連同該單元一並省略。
三、著錄條目格式
《檔案著錄規則》中規定一般使用段落符號式的條目格式。實際工作需要時也可以使用表格式條目格式。段落符號式是指將著錄項目分為若幹段落，每個項目及單元之間用符號區分開來的著錄格式，在這種格式中每一著錄項目及單元的數字不受限製，並與《文獻著錄總則》的規定相一致。表格式是指將著錄項目名稱及填寫位置印製成表格的條目式，這種表格式直觀，易於掌握，但每一著錄項目的字數受表格大小的限製。其格式如下：
1段落符號式條目格式
（1）段落符號式條目格式將著錄項目劃分為四個段落。第一段落中分類號、檔號分別置於條目左上角的第一、二行，檔案館代號、縮微號分別置於條目右上角第一、二行，電子文檔號置於第二行的中間位置。第二段落從第三行與檔號齊頭處依次著錄題名與責任說明項、稿本與文種項，密級與保管期限項、時間項、載體形態項、附注項，回行時，齊頭著錄。第三段落另起一行空兩格著錄提要，回行時與一、二段落齊頭。第四段落另起一行齊頭著錄主題詞或關鍵詞，各詞之間空一格。檔案著錄段落符號式條目格式。
（2）實際工作中需要使用表格式條目時，其著錄項目應與段落符號式相同，排列順序亦可參照段落符號式。
（3）無論著錄對象是單份文件、單個案卷，還是一組文件或一組案卷，均按此格式著錄。
（4）著錄條目的形式為卡片時，卡片尺寸為125cm×75cm，著錄時卡片四周均應留1cm空隙。如果卡片正麵著錄不完，可接背麵連續著錄，並在正麵右下角用“（）”注明“接背麵”。背麵著錄時原順序、格式不變。
著錄格式是著錄項目在條目中的排列順序及其表達方式。《檔案著錄規則》中規定了案卷級和文件級兩種條目著錄格式。案卷級條目著錄格式及文件級條目著錄格式。
分類號檔案館代號
正題名=並列題名：副題名及說明題名文字。
1952年全國各省、自治區、直轄市耕地麵積、糧食作物播種麵積、總產量和各種糧食作物產量分省與綜合累計統計；
上海第五建築有限公司關於下發《二四至二五年度合格分包方名錄》的通知：滬建股五司勞字〔2004〕33號\\\/上海第五建築有限公司+二四至二五年度合格分包方名錄—副本：通知—內部：永久—20040702—2頁：260mm×184mm。
上海第五建築有限公司為了進一步加強對分包隊伍的管理，落實考核評價製度，並在隊伍使用上充分體現優勝劣汰的原則，公司會同各項經部及有關部門，對現有合格分包商重新進行調查評價，確定66家建築施工單位為上海市第五建築有限公司二四至二五年度合格分包方。二四至二五年度合格分包方名錄。
2表格式條目格式
實際工作需要使用表格式條目時，其著錄項目應與段落符號式的條目格式相同，其排列順序可參照段落符號式的條目格式。
無論著錄對象為單份文件、單個案卷還是一組文件或一組案卷，均按以上兩種格式依次著錄。著錄條目的形式為卡片式時，卡片尺寸一般為125cm×75cm，著錄時卡片四周均應留1cm空隙，如卡片正麵著錄不完，可接背麵連續著錄。
四、著錄用文字和著錄信息源
（1）著錄用文字必須規範化。漢字必須是規範化簡化漢字,外文與少數民族文字必須依照外文與少數民族文字書寫規則。文件編號項、時間項、載體類型與形態項、排檢與編號項中的數字一律用阿拉伯數字。圖形及符號應照錄，無法照錄時可改為其他的相應內容，並加“［］”號。