任務12為公司各部門提供檔案服務
【知識目標】
了解檔案利用的主要途徑；
熟悉開放檔案的條件；
【能力目標】
熟練掌握檔案提供利用的各種方法；
【任務引入】
揚帆集團成立15年了，文件數量逐年增長，各部門對檔案的利用需求逐年增加，公司要求檔案室加強信息服務，並采用現代化手段提高查詢效率，主動提供檔案信息服務。
【任務分析】
收藏檔案的根本目的，就是滿足廣大檔案用戶對檔案信息資源的利用需求。檔案部門隻有將檔案納入利用實踐，使檔案所具有的特殊功能與檔案用戶的利用需求發生一定的關係，才能充分發揮檔案的積極作用，為社會創造更多的物質財富和精神財富。
為了滿足各部門對檔案信息大量快速的查詢需求，檔案部門必須熟悉室藏檔案的成分、內容和檢索工具的使用方法，主動了解各部門工作利用檔案的需求，把握其需求規律，有針對性地做好檔案利用服務工作。運用多種方式為企業管理提供檔案信息並處理好利用與保密的關係是檔案部門的基本任務。
【相關知識】
檔案的提供利用工作，亦稱“檔案利用服務”，是檔案保管部門以所收藏的檔案文化財富為依據，通過一定的方式與方法，直接提供利用檔案信息，為社會各項事業服務的一項業務活動。
一、基本途徑
（1）通過提供檔案原件。如開辟閱覽室，讓檔案用戶查閱所需檔案原件；根據國家各項工作的特殊需求，讓檔案用戶暫時將檔案原件借出館（室）外使用等。
（2）通過提供檔案副本或複製品。如利用文件歸檔時的副本、文件彙編、文件選編、在報刊上公布的檔案文件材料等；或利用檔案縮微品、檔案複製本等。
（3）通過提供檔案信息加工品。如編寫大事記、組織沿革、基礎數字彙集、會議簡介、專題概要、企業年鑒、圖冊、圖集、科技成果簡介，製發檔案證明，編纂各種檔案史料書籍等。
二、主要方法
1檔案閱覽服務
閱覽服務是指檔案部門根據自身條件和利用需要，設立專門的檔案閱覽室，供利用者查閱利用檔案。通過閱覽服務，檔案工作人員能為利用者直接提供所需檔案材料、解答各種詢問，迅速、準確地滿足利用者的需求。
閱覽服務的優點：能為利用者提供較好的閱覽條件；便於控製閱覽檔案的情況，有利於檔案的保護和保密；有利於提高檔案的利用率和周轉率；便於對利用檔案者開展谘詢。
檔案閱覽服務的條件：應有專供閱覽檔案的房間——閱覽室，閱覽室應與檔案庫房鄰近，不能與庫房混合使用，麵積大小可根據利用人數的多少和房間條件確定；應有必要的設備和檔案檢索工具，閱覽室一般應當設置服務台、閱覽桌、目錄櫃等，配備檔案檢索工具和工具書、參考資料等；公布閱覽檔案的製度，閱覽檔案的製度應規定閱覽檔案的時間、人員、手續、範圍及其他相關事項。
2檔案外借服務
檔案外借服務，指為了滿足利用檔案者的特殊利用需求暫時把檔案借出，由利用者在檔案室外麵使用檔案的服務方式。一般情況下，檔案是不準外借使用的。但是，由於特殊利用需要，如將檔案原件或副本作為證據等情況，經過主管領導批準，可以外借檔案。檔案室認為有必要，還可以采取“送卷上門”的主動服務方式。
外借檔案服務工作程序和要求：檔案利用者外借檔案，應當經過主管領導批準；對外借檔案進行控製，一次外借的檔案數量不宜過多，使用的時間不應過長；外借檔案應履行交接手續，在“借閱檔案登記簿”和“檔案代卷卡”上進行登記，並將代卷卡放到所借檔案的存放位置上；對外借檔案到期不歸還者，應及時催還，如果利用者確實需要繼續使用，應經過批準辦理續借手續；對歸還的檔案，應清點、檢查，將檔案放到原存放位置，並在“借閱檔案登記簿”和“檔案代卷卡”上注明。如果發現外借檔案有被汙損、拆散、撕破、抽換和散失等現象，應及時作出妥善處理。
3檔案複製服務
檔案複製服務指根據檔案原件製發複製本的檔案利用服務方式。複製本有兩種：一是副本，即反映檔案原件所有組成部分的複製本；二是摘錄，指反映檔案原件某些部分的複製本。
機關檔案部門可用手抄、打字、印刷、照相和靜電複印等方法製成複製本。製發複製本既可以擴大利用範圍，減輕檔案人員負擔，又可以減少對原件的磨損，有利於延長檔案的壽命。另外，還可以利用重份文件，將主管上下級業務部門或本機關的發文裝訂成冊，分發給各有關部門存用，提高檔案的利用率。
4製發檔案證明
製發檔案證明的服務是指根據利用者的詢問和要求，為證實某種事實（如審理案件、工齡、學曆、職稱和財產證明等）在室藏檔案內有無記載和如何記載並摘抄而出具的書麵證明材料。製發檔案證明不僅針對機關各部門或個人，而且往往要滿足其他機關、團體、企事業單位和公民個人對檔案證明的需要。製發檔案證明，本身是一項政治性、政策性很強的工作，因此，必須認真審查製發檔案證明申請單，並要求申請者認真填寫，其內容包括申請製發檔案證明的目的，所要證明的事項或事實及其發生的時間、地點，申請者的單位、證件名稱等。證件連同申請單一起報請有關領導或有關部門審批，檔案證明必須根據檔案正本或可靠的副本來編寫，主要采取引述、複印、節錄檔案原件的方式。無論采取何種方式，都必須在檔案證明上注明材料的出處和根據，文字表述要準確、明了，切不可擅自對檔案內容進行解釋。經審查核實後，加蓋公章方才有效。製發檔案證明也需登記備查。
5檔案谘詢服務
檔案谘詢服務是指機關檔案部門或檔案人員以室藏檔案為根據，通過口頭（包括電話）或書麵形式，向利用者提供檔案，解答提出的有關檔案專業知識、檔案利用手續、各種檔案規章製度、檔案檢索途徑等方麵的問題。開展谘詢服務，既是一種直接為利用者服務的途徑，又是一種宣傳檔案工作、傳播檔案知識的極好的方法。若機關領導及工作人員因工作忙或其他原因不能到檔案室來查閱檔案，檔案人員應根據其提供的線索，分析、研究所需要的檔案材料，並主動將有關檔案送到領導和業務人員手中，或通過通信手段回答利用者所需的檔案內容，以節約利用者的時間，提高利用效率。
6電子化服務
檔案的電子化服務是在計算機技術迅猛發展的形勢下興起的一種檔案的新型利用方式，是指檔案部門利用電子化辦公設備和現代通信技術，向利用者提供非紙質載體的數字化檔案。
實現檔案信息開發利用的電子化具有諸多優勢。首先，能將文字、聲音、圖像結合起來，向利用者提供多媒體信息；其次，能使利用工作變得方便、高效，電子化服務通過多媒體的超文本技術，可將計算機存儲、表現信息的能力與人腦篩選信息的能力結合在一起，提高檢索效率；最後，能夠提供超時空、全方位的信息服務。
檔案電子服務的方式主要有以下幾種：
（1）直接利用，即到檔案部門直接查詢電子檔案。這一方式要求檔案部門建立完善的檔案數據庫，配備擁有先進的硬件設備和實用、標準的軟件環境的電子閱覽室，以便利用者方便高效地利用電子檔案。在直接利用中應注意對利用者的利用權限和操作權限的限定，無論采取哪種利用方式，係統都應對利用者進行全程跟蹤監控，並自動進行相關記錄，以保證檔案信息的安全，同時也作為對利用工作查證的依據。
（2）提供拷貝，即向利用者提供記錄在特定載體上的電子檔案，所用的載體應隨不同利用對象而異。在提供拷貝時，應將電子檔案轉換成通用的、標準的存儲格式，由利用者自行解決恢複和顯示的軟硬件平台。
（3）通信傳輸，即通過網絡環境直接傳遞檔案信息。這種方法比較適用於館際之間檔案信息的互相交流和向相對固定的檔案用戶提供檔案資料，可以通過點對點數據通信或互聯網來實現。這種方式可以在較短時間內提供大量的檔案信息，內容豐富，速度快捷，效果良好。
（4）網絡服務，這是近年來基於互聯網建立起來的一種全新的檔案提供利用方式。其具體方法是由檔案部門將經過提煉加工的檔案信息鏈接在專門的網站和網頁，利用者根據自己的需要隨時進行異地查閱。網絡檔案信息服務超越了時空界限，充分發揮了網絡的互動功能，利用超文本鏈接提供多媒體服務，利用效果十分理想。
但網絡技術目前的一些明顯的缺點妨礙著網絡服務的開展：一是大量的電子檔案不可能都存儲在網絡中，否則將會對網絡資源帶來浪費，檔案部門雖可以采用根據利用者的需求定期向係統加載信息的方法解決這一問題，但畢竟影響了檔案信息作用的全麵發揮。二是檔案利用權限不易控製，檔案信息與一般網絡信息不同，它有著較強的政治性和機密性，一旦失控，將會給國家和單位造成不可挽回的損失。三是網絡資源需要定期維護、定期更新，需要必要的人力、財力、物力的支持，對檔案工作人員的素質也有著較高的要求。就目前的情況來看，有些檔案部門的網絡服務還流於形式，跟著政府上網的大潮，建立起自己的網站，但卻不知道如何發揮作用，因而其網站除了有一個主頁外，別無他物。還有的網站的內容幾年如一日，除了一些檔案部門的基本信息，如電話、地址、機構設置外，沒有真正可利用的內容。如何最大限度地利用網絡資源，更新檔案提供利用的形式，這是檔案部門應麵對的新任務。