任務14編寫員工手冊
【知識目標】
掌握檔案編研的幾種形式；
掌握文件彙編的要求；
【能力目標】
學會編製文件彙編；
【任務引入】
揚帆集團新招聘了一批員工，如果你是人力資源部的秘書，請編製員工手冊，用於新員工的入職培訓。
【任務分析】
員工手冊屬於專題文件彙編，是檔案編研的一種，包括企業曆史、企業規章製度和獎懲措施等內容，用於企業培訓新入職員工，約束其行為，是企業文化的一種體現。一般要經過選題、選材、編排、印刷和使用幾個環節。
【相關知識】
檔案的編研工作就是以館（室）收藏的檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在研究的基礎上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修誌以及撰寫專門著作的工作。《機關檔案工作業務建設規範》第6條規定：“機關檔案部門應開展檔案史料的編研工作，積極配合有關部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字彙編、發文彙集和專題文件彙編等。”
一、發文彙集的編輯
它是將本機關一定時期製發的檔案文件按照文號排列彙集成冊的參考資料。
（1）本機關製發文件時，除了留存一份或兩份副本連同定稿歸檔外，再留存一份或幾份用於編輯發文彙集。
（2）將本機關每年或幾年（文件較少的機關）的發文按發文字號順序排列裝訂成冊。大機關有若幹發文字號的，分別按其文號排列，再合並裝訂成冊。
二、專題文件彙集的編輯
它就是將某一問題的檔案文件彙集成冊的參考資料。
（1）選擇專題。
應當選擇利用價值大的題目。常見的專題有以下幾類：
①規章製度彙集：如《財務製度彙集》；
②工作規範彙集：如《檢測標準彙集》；
③專門業務文件彙集：如《教學管理文件彙編》；
④成果材料彙集：如《科研成果彙集》。
（2）選擇材料。
選材時可選本機關分年度的文件，或分機關若幹年度的文件或不分作者和年度的所有文件。選材要求專門和精要。
（3）編排加工。
編排時可按文件時間順序排列或先按內容特點分類，在類內再按時間順序排列。收錄檔案文件的原文時，可根據需要將文件的文尾部分（如閱讀範圍、主題詞、抄送抄報單位、印製版記）等刪去，重新排版印刷。在正文之前編寫說明和目錄，在說明中應簡要介紹編輯目的、收錄文件的範圍、編排體例等事項。
（4）印刷與使用。
可打印成冊在機關內部使用，也可正式出版公開發行。
【任務實施】
步驟一：確定主題為員工手冊。
步驟二：選擇材料。
（1）公司概況。概要介紹本公司的曆史、現狀及隸屬關係。讓新員工大體了解公司的性質、經營範疇、主導產品（含勞務、服務）、市場分布、注冊資本、現有資本及實現利稅等基本情況，以便對公司實力和競爭能力充滿信心。
簡要回顧公司創業曆史，對公司戰略目標和發展規劃略加闡述，亦將公司美好前景展示給員工，以激勵鬥誌，為實施目標管理打好基礎。
（2）公司文化。企業文化是企業具有自身特色的意識形態和行為規範總和，大致包含企業哲學、企業規範、企業形象和企業精神。企業哲學是企業一切活動的行為指南，其核心是價值觀念。
在員工手冊中介紹企業經營理念，即始終遵循的價值觀念，以統一員工思想，為企業整體目標共同奮鬥。
企業精神是企業內部規範和外部形象的融合與升華，集中體現出企業經營哲學和獨特風格，是公司迎著市場風浪前進的旗幟和號角。企業精神是一種無聲無形的信念，但通常又可用簡短、響亮的標語或口號予以表述。可將凝煉出的企業精神，印到員工手冊的扉頁，以求醒目，鼓舞鬥誌。
（3）組織結構。員工來到公司，自然應對公司結構框架有個粗略的了解。一般可繪製部門結構圖。通過該圖，員工不僅可一目了然地知曉公司包括哪些部門，且對公司的產權構成、組織管理模式以及各個係統（辦公係統、生產係統、營銷係統、財務係統等）形成印象。
（4）部門職責。通過閱讀各部門工作職責，員工自會明白某個部門負責何種事務，協同哪些別的部門，參與哪些其他工作。部門自身職、責、權分明，部門之間縱橫關係清晰，有利於回答員工“有事找誰”和“我所在的部門分管什麼”兩個基本問題，有助於員工搞準自身位置，盡快進入角色。
（5）政策規定。這部分內容較多，且涉及員工切身利益，可謂手冊的“重頭戲”。首先是人事政策，即員工選聘依據、考核標準、晉升條件和聘用（解聘）程序；其次是工資待遇，即工資結構及分級、工齡計算，包括各種獎金和補貼發放辦法，試用期待遇等；還有勞動紀律，即勞動合同的簽訂，上下班時間，以及請假製度。其他各項製度，如報銷製度（指差旅費，醫藥費等）、車輛使用製度、安全製度、衛生製度、保密製度等，可視必要作出詳略不同的介紹。
現代公司為員工提供的各種社會保險（如養老保險、醫療保險、人身保險），以及其他福利，如提供工作服、免費午餐，提供可借閱的圖書，提供單身公寓或發放租房補助金，提供年度休假等，亦應列入此部分，以體現公司的關懷，展示公司為員工創造的良好工作、生活條件以及必要的保障。
（6）行為規範。一個現代化的公司，其精神風貌必然體現於員工的儀表風度（包括著裝、發型、化妝等）。員工的一言一行、一舉一動，均代表著企業形象。公司在這些方麵的要求，應明確且具體地寫入員工手冊之中，以利於員工經常對照，不斷提高自身道德修養和文明素質。待人接物的行為準則，雖為企業文化的有機組成部分，但單獨列為一節，以期引起員工特殊重視，自覺強化日常訓練，以達“習慣成自然”。
在員工手冊正文之前，可由董事長致辭，對新員工表示誠摯歡迎，預祝事業成功，並書親筆簽名，讓人倍感親切。正文之後可增設附錄，內容包括廠標、廠徽釋義、廠歌、駐外機構名稱、地點、負責人、郵編、電話、傳真及網址等。封麵可設計有寓意的圖案，封裏可刊登照片。如有必要，可增添圖片插頁。
（7）編印員工手冊應當注意的問題。
員工手冊是新員工步入企業的向導，也是廣大員工了解企業的窗口，必須認真編寫和印刷。在編印過程中，應當盡力避免出現下述問題，不妨稱之為“七忌”。
一忌貪多求全。員工手冊不是“企業大全”，不可能也無必要包羅萬象，麵麵俱到。手冊所含內容，應是員工最為關心的、與員工日常工作和切身利益相關度最高的事項，通常亦是出現頻率高、處理程序化強的各種事宜。手冊內容不能過多過細，以免造成雜亂無章，查閱不便。至於涉及某個方麵具體細節，員工可查詢有關文件，或者谘詢相關職能部門。
二忌陳舊過時。員工手冊編寫的依據隻能是公司現有狀況。
三忌稱謂混亂。有的員工手冊稱謂不一，一會兒用“公司要求……”，一會兒又用“我們認為……”。其實，這裏的“我們”就代表著公司，不如一律用“公司”。當某件事情要求員工與公司一起努力，協同一致去完成時，再用“我們……”。豈不更好？也有的員工手冊中“員工”“職工”“職員”等主體詞交替出現，容易引起不必要的疑慮，最好一律稱之為“員工”。
至於稱呼員工為“你”還是“您”，雖無礙大局，卻亦有技巧。譬如可作如下處理：在董事長致辭中用“您”，以示上級對部屬的尊重和愛護，且渲染歡迎氣氛；而在正文中，不妨就用“你”，似更顯直接、親切。
四忌段句冗長。員工手冊應盡量做到簡潔流暢，易懂易記，以增強實效。
五忌語法有誤。手冊從框架到段落，由語句至標點，都要反複琢磨，不僅要簡潔通順，還要力求勻稱優美，將精品奉獻給員工。
六忌口氣生硬。口氣生硬可謂某些公司“官方文件”之通病。員工手冊不是一般意義上的規章彙編，最好少用“不準”“嚴禁”“絕對不許”等字樣，更慎用“過時不候”“後果自負”之類。將命令改為溝通，對員工發出心靈的呼喚，無疑是現代公司的文明之舉。
不僅要求員工承擔義務，遵守製度，亦講明員工可享有的權利。公司旨在營造文明寬鬆、安全溫馨的工作環境，以最大限度發揮廣大員工的聰明才智，多用幾個“請”，用協商口吻“讓我們……”，拉近管理者與部屬的距離，將公司與員工融為一體，以發揚團隊精神，正合乎建立現代人本主義企業文化要領。
七忌印刷粗糙。員工手冊是新員工拿到的早期書麵資料，無疑凝聚著公司精神，代表著公司形象。員工手冊的質量不僅體現在科學取舍，精心編寫，還首先體現於裝幀精美的印刷質量上。隻有這樣才能給員工留下美好的第一印象。
步驟三：編排加工。
（1）收集所有材料的電子版原文。
（2）根據需要將文件的文尾部分（如閱讀範圍、主題詞、抄送抄報單位、印製版記）等刪去，重新排版印刷。
（3）在正文之前編寫說明和目錄，在說明中應簡要介紹編輯目的、收錄文件的範圍、編排體例等事項。
步驟四：印刷使用，新員工人手一冊，用於入職培訓和規範其行為。