任務19網上發文流程
【知識目標】
熟悉OA辦公平台的功能
明確文檔一體化的概念
【能力目標】
掌握在網上發文的流程
掌握電子檔案的管理方法
【任務引入】
總裁辦公室要發一份《關於對新員工進行考核的通知》，請在OA辦公平台上完成發文的全過程。
【任務分析】
要完成此項工作必須能夠熟練、正確地利用OA辦公平台。此份發文是電子文件，草擬時要嚴格按照通知的格式撰寫，在OA辦公平台上進行“審核—簽發—複核—校對—電子簽名—登記—公布（發出）—鑒定—歸檔（刪除）—檢索—利用”的過程中，需要嚴格遵守《電子文件歸檔與管理規範》（GB\\\/18894—2002）。
【相關知識】
網上收、發文是對電子文件進行處理的過程。電子文件指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲於磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，並可在通信網絡上傳送的文件。它包括文本文件、命令文件、圖像文件、數據文件、圖形文件、影像文件、聲音文件等。國家行政機關的電子公文，專指各地區、各部門通過由國務院辦公廳統一配置的電子公文傳輸係統處理後，形成的具有規範格式的電子數據。在企業和事業單位，用電子文件代替紙質文件進行網上自動化辦公可以節約辦公耗材，提高辦公效率。
一、電子文件的管理
1電子文件的收集和積累
（1）記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留。如果正式文件是紙質的，並且保管部門已經開始進行向計算機的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要確定是否保留。
（2）當公務或其他事務處理過程隻產生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲於能夠脫機保存的載體上。
（3）對在網絡係統中處於流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。
（4）對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。
（5）計算機係統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
（6）對套用統一模板的電子文件，在保證能恢複原形態的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數據保存。
（7）定期製作電子文件的備份。
2電子文件的日常管理
平時收集、積累的電子文件，應做好日常管理工作，以便順利歸檔和查找利用。
（1）建立文件夾。
內容相同或相近的電子文件，應放在一個文件夾中，以便分類保管。
（2）有序排列。
平時產生的電子文件，應該簡單分類，使之有序化。在具體文件夾中，可以右擊空白處，選擇排列圖標的方法，包括“名稱”“大小”“修改時間”“類型”等。
（3）拷貝另存。
為避免電腦故障或其他特殊原因造成電子文件的丟失損壞，應對產生的電子文件進行及時複製，並及時地把它另存到其他載體上。另外還要采取必要的保護措施，確保電子文件的安全。
（4）及時歸檔。
按照《電子文件歸檔與管理規範》（GB\\\/T18894—2002）的規定，及時把有價值的電子文件進行歸檔，轉化為電子檔案。
3電子文件的歸檔
電子文件的歸檔是將應歸檔的經過整理的電子文件，確定檔案屬性後，從計算機或網絡的存儲器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質上以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網絡，可按要求轉到檔案數據庫或記有歸檔的標識。如果是載體傳遞歸檔，就要做一些輔助和認證工作，要與紙質文件結合歸檔。歸檔工作的主要內容有：
（1）確定電子文件的歸檔範圍，是歸檔的首要任務，也是保證電子檔案質量的關鍵。
（2）明確歸檔時間。電子文件的歸檔一般在年度或任務完成後，或一個階段之後的一段時間內進行歸檔（稱階段歸檔），可視其具體情況而定。因涉及到電子文件的技術環境條件，存儲介質的質量、壽命等問題，一般以不超過2~3個月為宜。
（3）歸檔份數。一般拷貝二套，保存一套，借閱一套。即使在網上進行，也要保存一套。必要時應保存兩套，其中一套異地保存。這樣可以大大提高安全性和可靠性。
（4）對電子文件歸檔的要求，主要是真實、完整，達到檔案的功能價值。要做到這一點，首先要遵從歸檔各階段的規定、標準，如積累、鑒定等環節的規定、標準；其次是準確說明配套的軟、硬件環境；第三是歸檔電子文件格式盡可能的通用、標準。
（5）歸檔方法。一是將最終版本的應歸檔的經過整理的電子文件存入磁、光載體介質上。二是壓縮歸檔，采用數據壓縮工具對網絡上應歸檔的經過整理的電子文件，進行壓縮，然後刻入磁、光介質上。但采用壓縮工具的過程必須統一、規範。三是備份係統歸檔，一般在局域網或其他網絡環境下采用。將確定要歸檔的電子文件在網上進行一次備份操作，還可將歸檔的電子文件存放在磁、光介質上。四是一致性的測試。
二、OA辦公係統
OA是OFFICE AUTOMATION的縮寫，即辦公自動化。利用OA辦公軟件可以把辦公用的紙麵上的公文、流程轉移到計算機上來執行。OA係統也被稱為OA辦公係統、OA辦公自動化、辦公自動化、網絡辦公係統，也可以稱之為OA軟件或者OA協同網絡辦公係統。
1OA辦公係統的功能
OA麵向不同層次的使用者，有著不同的功能表現：
（1）企業高層領導。
OA是決策支持係統（DSS）。OA運用科學的數學模型，結合企業內部、外部的信息為條件，為企業領導提供決策參考和依據；
（2）中層管理者。
OA是信息管理係統（IMS），OA利用業務各環節提供的基礎“數據”，提煉出有用的管理“信息”，把握業務進程，降低經營風險，提高經營效率；
（3）普通員工。
OA是事務、業務處理係統。OA為辦公室人員提供良好的辦公手段和環境，使之準確、高效，愉快地工作。
2技術範疇
OA是計算機技術在辦公業務中的合理應用，計算機技術是OA的前提。
（1）OA是利用通信技術來實現人與機器、機器與機器及人與人的交流。
通信技術是OA的基礎。現代辦公室不再是孤軍奮戰，而是一個團隊的協同工作，團隊中成員之間的協調、合作離不開通信技術；現代辦公室也不再是閉門造車，企業需要與外界廣泛的信息交流，這更離不開通信技術。
（2）OA是科學的管理思想在先進的技術手段下的物化。
科學的管理思想是實現OA的核心。計算機技術和通信技術僅僅是為實現OA打下了基礎，提供了可能。要真正實現OA，還需物化人類思維中科學管理的內容。
目前，市場上OA軟件品牌繁多，可以通過代理商購買，也可以在官方網站下載試用版本。但是，試用版本的使用期是有限的。
以下網址可以免費下載OA辦公軟件的試用版：
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