在借貸記賬法下，由於以“借”、“貸”作為記賬符號，人們在會計核算中長期以來習慣稱賬戶的左方為借方，右方為貸方，“借”和“貸”是代表記賬方向的一對記賬符號，在不同性質的賬戶中表示不同的含義。
（2）以“有借必有貸、借貸必相等”為記賬規則。
當經濟業務發生時，如何運用借貸記賬法把每一項經濟業務記入相互聯係的兩個或兩個以上的賬戶，這需要遵循一定的記賬規則：經濟業務的發生一方麵記入有關賬戶的借方，另一方麵必須記入有關賬戶的貸方，而且所記借方的金額與貸方的金額必然相等。為此，可以把借貸記賬法的記賬規則概括為“有借必有貸，借貸必相等”。借貸記賬法的這一記賬規則，適用於每一項經濟業務。
（3）賬戶的對應關係、對應賬戶及會計分錄。
按照借貸記賬法的記賬規則登記每一項經濟業務時，在有關賬戶之間就發生了應借、應貸的相互關係。這種反映經濟業務相互聯係的有關賬戶之間的依存關係，叫做賬戶的對應關係；存在對應關係的賬戶，叫做對應賬戶。通過賬戶的對應關係，可以了解經濟業務的內容及其內在聯係；同時，還可以發現對經濟業務的處理以及經濟業務本身是否合理、合法。
為了保證賬戶對應關係的正確性，對每一項經濟業務在記入有關賬戶前，首先應根據經濟業務確定涉及的對應賬戶名稱，及其借、貸方向和金額編製會計分錄。
會計分錄是指明經濟業務應記賬戶名稱，應借、應貸方向和金額的記錄，簡稱分錄。會計分錄按照其所反映經濟業務的複雜程度，即其涉及對應賬戶的多少，分為簡單會計分錄和複合會計分錄兩種。簡單會計分錄是指一個賬戶的借方同另一個賬戶的貸方發生對應關係的會計分錄，即“一借一貸”的分錄。複合會計分錄是指由兩個以上（不含兩個）對應賬戶所組成的會計分錄，包括“一借多貸”的會計分錄、“一貸多借”的會計分錄和“多借多貸”的會計分錄。
編製會計分錄應該注意以下幾點：
①每筆分錄要寫摘要，簡要說明經濟業務的內容。
②編製會計分錄的時候，“借”、“貸”應該分行，將應借賬戶排在上麵，應貸賬戶排在下麵，並縮進一格或兩格。
③賬戶的名稱要寫齊全，金額數字要寫整齊準確，上下筆分錄的借方金額和貸方金額要分別對齊。
（4）試算平衡。
試算平衡，就是根據“資產=負債+所有者權益”的平衡關係，按照記賬規則的要求，通過彙總計算和比較，來檢查賬戶記錄的正確性、完整性。
經濟業務發生後，按照借貸記賬法的記賬規則來記賬，借貸兩方的發生額必然是相等的。不僅是每一筆會計分錄借貸發生額相等，而且當一定會計期間（年、季、月）的全部經濟業務的會計分錄都記入相關賬戶後，所有賬戶的借方發生額與貸方發生額的合計數也必然相等。以此類推，全部賬戶的借方期末餘額與貸方期末餘額的合計數也必然相等。用借貸記賬法記賬，就要根據借貸必相等的規則進行試算平衡，檢查每筆經濟業務和會計分錄是否正確，全部賬戶的本期發生額是否正確，因此就有會計分錄試算平衡公式和發生額試算平衡公式。
通過前麵賬戶結構的說明，可以得出結論：凡是借方餘額的賬戶都是資產類賬戶，凡是貸方餘額的賬戶都是負債或所有者權益類賬戶。由於“資產=負債+所有者權益”的恒等性，所以賬戶借方餘額的合計數等於貸方餘額的合計數。
采用借貸記賬法進行試算平衡，可以按照下列公式試算平衡：
①會計分錄試算平衡公式：
借方科目金額=貸方科目金額
②發生額試算平衡公式：
全部賬戶借方發生額合計=全部賬戶貸方發生額合計
③餘額試算平衡公式：
全部賬戶借方餘額合計=全部賬戶貸方餘額合計
通過試算平衡來檢查賬簿記錄是否平衡並不是絕對的，如果借貸不平衡，就可以肯定賬戶的記錄或者計算有錯誤。但是如果借貸平衡，卻不能肯定記賬沒有錯誤，因為有些錯誤並不影響借貸雙方平衡。如果在有關賬戶中重記或者漏記某些經濟業務，或者將借貸方向弄反，就不能通過試算平衡發現錯誤。
1.12如何取得、填製和審核會計憑證
1.會計憑證的概念和分類
《會計法》所規定的辦理會計手續即指會計憑證，它是記錄經濟業務，明確經濟責任的書麵證明，是記錄賬簿的依據。通過對會計憑證的審核，可以檢查所發生的經濟業務是否符合有關法律和製度，保證經濟業務的合法性、合理性和有效性。
會計憑證按編製程序和用途分類，分為原始憑證和記賬憑證。原始憑證是經濟業務發生時或完成時取得的，用以記錄經濟業務已經發生或完成的最初書麵證明，是會計核算的原始資料。原始憑證按其取得來源不同，分為外來原始憑證和自製原始憑證。外來原始憑證是在同外單位或個人發生經濟業務時，從外單位或個人取得的原始憑證。自製原始憑證是在本單位內部發生經濟業務時，由本單位內部部門或人員填製的原始憑證。原始憑證隻能反映經濟業務的具體內容，不能直接據以入賬。
記賬憑證是會計人員根據審核無誤的原始憑證，按照經濟業務的內容加以歸類、整理，為確定會計分錄而編製的憑證，是登記賬簿的直接依據。記賬憑證根據複式記賬法的基本原理，將原始憑證中的經濟內容轉化為會計語言，是介於原始憑證與賬簿之間的中間環節。
2.原始憑證的取得和填製
（1）原始憑證的基本要素。
原始憑證種類繁多，來源廣泛，形式各異，作為記賬依據的原始憑證必須具備以下基本要素：
①憑證的名稱。
②填製憑證的日期。
③填製憑證單位的名稱或者填製人的姓名。
④經辦人員的簽名或蓋章。
⑤接受憑證單位的名稱。
⑥經濟業務事項的內容。
⑦經濟業務事項的數量、單價、金額。
此外，原始憑證一般還需要載明憑證的編號。原始憑證帶有附件的，還應載明其附件。
（2）原始憑證的填製和取得的要求。
根據《會計法》規定，填製和取得原始憑證應當符合下列要求：
①辦理經濟業務事項時必須如實填製或者取得原始憑證，並及時送交會計機構，以保證會計核算工作的正常進行。一般來說，填製或者取得原始憑證送交會計機構的時間最遲不應超過一個會計結算期。
②要保證原始憑證的內容完整。即應該填寫的項目要逐項填寫，不可缺漏；年、月、日要按照填製原始憑證的實際日期填寫；名稱要寫全，不能簡化；品名或用途要寫明確；有關人員的簽章必須齊全。
③從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填製單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填製人員的簽名或者蓋章。自製原始憑證必須有經辦部門負責人或者指定的人員的簽名或蓋章。對外開出的原始憑證必須加蓋本單位的公章。所謂“公章”應是具有法律效力和規定用途、能夠證明單位身份和性質的印鑒，如業務公章、財務專用章、發票專用章、收款專用章、結算專用章等。
④填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫的金額必須相符。
⑤購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。實物購入以後，要按照規定辦理驗收手續，以明確經濟責任，保證賬實相符。
⑥一式幾聯的原始憑證必須注明各聯的用途，並且隻能以一聯用作報銷憑證；一式幾聯的發票和收據，除本身具備複寫功能的外，必須用雙麵複寫紙套寫，並連續編號，作廢時應加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存。
⑦發生銷貨退回及退還貨款時，必須填製退貨發票，附有退貨驗收證明和對方單位的收款收據，不得以退貨發票代替收據。
⑧單位人員公出借款的收據，必須附在記賬憑證之後。借款收據是此項借款業務的原始憑證，是辦理有關會計手續、進行相應會計核算的依據。在收回借款時，應當另開收據或者退還借款收據的副本，不得退還原借款收據。因為借款和收回借款雖有聯係，但又有區別，在會計上需要分別處理，如果將原借款收據退還借款人，就會損害會計資料的完整性，使其中一項業務的會計處理失去依據。
⑨經上級有關部門批準的經濟業務事項，應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的，應當在憑證上注明批準機關名稱、日期和文件字號。
⑩原始憑證不得外借，其他單位確需借用原始憑證時，經本單位會計機構負責人（會計主管人員）批準，可以複製。向外單位提供的原始憑證複印件，應當在專設的登記簿上登記，由提供人員和收取人員共同簽名或者蓋章。
從外單位取得的原始憑證如有遺失，應當取得原開出單位蓋有公章的證明，注明原來憑證的號碼、金額和內容等，並由經辦人員簽名後，報經辦單位會計機構負責人（會計主管人員）和單位負責人批準後，才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的，如火車票、輪船票、飛機票等憑證，由當事人寫出詳細情況，由經辦單位會計機構負責人（會計主管人員）和單位負責人批準後，代作原始憑證。
原始憑證要用藍色或黑色筆書寫，字跡清楚、規範。填寫支票必須使用碳素筆。屬於需要套寫的憑證，必須一次套寫清楚。合計的小寫金額前應加注幣值符號，如“￥”、“HK＄”、“US＄”等。大寫金額有分的，後麵不加“整”字，其餘一律在末尾加“整”字，大寫金額前還應加注幣值單位，注明“人民幣”、“美元”、“港幣”等字樣，且幣製單位與金額數字之間，以及各金額數字之間不得留有空隙。各種憑證不得隨意塗改、刮擦、挖補，若填寫錯誤應采用規定的方法予以更改。對於重要的原始憑證，如支票以及各種結算憑證，一律不得塗改。對於預先印有編號的各種憑證，在填寫錯誤後，要加蓋“作廢”戳記，並單獨保管。阿拉伯數字應一個一個地寫，不得連筆寫。阿拉伯數字金額前麵應寫人民幣符號“￥”。人民幣符號“￥”與阿拉伯數字金額之間不得留有空隙。凡阿拉伯數字前寫有人民幣符號“￥”的，數字後麵不再寫“元”字。所有以元為單位的阿拉伯數字，除表示單價等情況外，一律填寫到角分。無角位和分位可寫“00”，或符號“—”；有角無分的，分位應寫“0”，不得用符號“—”代替。漢字大寫金額數字，一律正楷字或行書字書寫，如壹、發叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等易於辨認、不易塗改的字樣。不得用一、二、四、五、六、七、八、九、十、毛、另或“0”等字樣代替，不得任意自選簡化字。阿拉伯數字金額中間有“0”時，漢字大寫金額要寫“零”字，如￥101.50，漢字大寫金額應寫成“人民幣壹佰零壹元伍角整”。阿拉伯數字金額中間連續有幾個“0”時，漢字大寫金額中可以隻寫一個“零”字，如￥1004.56，漢字大寫金額寫成“人民幣壹仟零肆元伍角陸分”。阿拉伯數字金額元位是“0”或數字中間連續有幾個“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”時，漢字大寫金額可隻寫一個“零”字，也可不寫“零”字，如￥1320.56，漢字大寫金額應寫成“人民幣壹仟叁佰貳拾元零伍角陸分”，或“人民幣壹仟叁佰貳拾元伍角陸分”。
3.原始憑證的審核
對原始憑證進行審核，是確保會計資料質量的重要措施之一，也是會計機構、會計人員的重要職責。隻有經過審核無誤的憑證，才能作為記賬的依據。為了正確反映並監督各項業務，根據《會計法》規定，會計機構、會計人員必須審核原始憑證，這是法定職責。原始憑證的審核主要包括以下幾個方麵的內容：
（1）合規性審核。
會計機構、會計人員審核原始憑證應當以國家統一的會計製度為依據，也就是說會計機構、會計人員審核原始憑證的具體程序、要求，應當由國家統一的會計製度規定，會計機構、會計人員應當據此執行。如《會計基礎工作規範》規定，購買實物的原始憑證必須附有驗收證明，以確認實物已經驗收入庫。會計機構、會計人員在審核有關原始憑證時，應當根據要求審核驗收證明。
（2）合法性審核。
會計機構、會計人員對不真實、不合法的原始憑證，有權不予受理，並向單位負責人報告，請求查明原因，追究有關當事人的責任。
（3）完整性審核。
會計結構、會計人員對記載不準確、不完整的原始憑證應予以退回，並要求經辦人員按照國家統一的會計製度的規定進行更正、補充。
《會計法》的上述規定既明確了會計機構、會計人員的職責和要求，也明確了單位負責人、填製和取得原始憑證的經辦人員的職責和要求。相關人員應依法履行職責，保證原始憑證符合《會計法》的要求。
4.記賬憑證的填製
（1）記賬憑證的基本要素。
記賬憑證是會計人員根據審核無誤的原始憑證或原始憑證彙總表，按記賬的要求歸類整理而編製的。各種記賬憑證的格式、內容不盡相同，但編製記賬憑證的目的在於反映經濟業務，確定會計科目，便於登記賬簿和日後查閱。因此，所有記賬憑證都必須有以下幾個方麵的基本內容：
①填製單位的名稱。
②憑證的名稱。
③憑證的編號。
記賬憑證要根據經濟業務發生的先後順序編製號碼。企業若采用通用憑證，可統一編號，若分別采用收款憑證、付款憑證、轉賬憑證，通常采用分類編號辦法，即按收款憑證、付款憑證和轉賬憑證分收、付、轉三類編號，或細分為現收、現付、銀收、銀付、轉賬五類編號。憑證編號，便於裝訂保管和登記賬簿，也便於日後檢查。
④填製憑證的日期。
記賬憑證是在哪一天編製的，就寫上哪一天。記賬憑證的填製日期與原始憑證的填製日期可能相同，也可能不同。記賬憑證應及時填製，但一般稍後於原始憑證的填製。
⑤經濟業務內容摘要。
摘要應能清晰地揭示經濟業務的內容，同時要簡明扼要。
⑥會計科目及借、貸方金額（包括總賬科目、明細科目），即會計分錄。
⑦所附原始憑證的張數。
原始憑證是編製記賬憑證的根據，缺少它就無從審核記賬憑證正確與否。
⑧有關人員的簽章。
凡是與記賬有關的人員，包括會計主管人員和複核、記賬、編製人員，都要在憑證上簽章，有關收款和付款的憑證還要有出納人員簽章，以明確有關人員的責任，有利於相互牽製和監督。
（2）記賬憑證的填製要求。
根據《會計法》的規定，填製記賬憑證應當符合下列要求：
①記賬憑證必須根據審核無誤的原始憑證填製。
②記賬憑證應當具備的基本要素都應當具備。
③記賬憑證可以根據每一張原始憑證填製，也可以根據若幹張同類原始憑證彙總編製，或者根據原始憑證彙總表填製，但不得將不同內容和類別的原始憑證彙總填製在一張記賬憑證上。
④記賬憑證應當連續編號，目的是分清會計事項處理的先後順序，便於記賬憑證與會計賬簿之間的核對，確保記賬憑證的完整。記賬憑證編號的方法有多種，可以按收款、付款、轉賬三類業務或現收、現付、銀收、銀付和轉賬五類進行編號。
⑤除結賬和更正錯誤外，記賬憑證必須附有原始憑證並注明所附原始憑證的張數。所附原始憑證張數的計算，一般以原始憑證的自然張數為準。與記賬憑證中的經濟業務事項記錄有關的每一張證據都應當作為原始憑證的附件。如果記賬憑證中附有原始憑證彙總表，則應該把所附原始憑證和原始憑證彙總表的張數一起計入附件的張數之內。但報銷差旅費等零散票券，可以粘貼在一張紙上，作為一張記賬憑證。一張原始憑證如涉及幾張記賬憑證的，可以將該張原始憑證附在一張記賬憑證後麵，在其他記賬憑證上注明該主要記賬憑證的編號或者附上該原始憑證的複印件。
⑥一張原始憑證所列的支出需要由兩個以上的單位共同負擔時，應當由保存該原始憑證的單位開具原始憑證分割單給其他應負擔的單位。原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內容，包括憑證的名稱，填製憑證的日期，填製憑證單位的名稱或填製人的姓名，經辦人員的簽名或蓋章，接受憑證單位的名稱，經濟業務事項的內容、數量、單價、金額和費用的分擔情況等。
⑦正確使用改錯方法。填製記賬憑證時如果發現錯誤，應當重新填製。已經登記入賬的記賬憑證在當年內發現錯誤的，可以用紅字衝銷法進行更正。如果會計科目沒有錯誤，隻是金額錯誤，可以按正確數字同錯誤數字之間的差額，另編一張調整記賬憑證。如果發現以前年度的記賬憑證有錯誤的，應當用藍字填製一張更正的記賬憑證。
⑧實行會計電算化的單位，其機製記賬憑證應當符合記賬憑證的一般要求。打印出來的機製記賬憑證上要加蓋製單人員、審核人員、記賬人員和會計機構負責人（會計主管人員）印章或者簽字，以明確責任。
⑨填製完經濟業務事項後的記賬憑證，如有空行，應當在金額欄目自最後一筆金額數字下空行處至合計數上的空行處劃斜線注銷。
5.記賬憑證的審核
記賬憑證是登記賬簿的直接依據，為了確保賬簿記錄準確，監督款項收付，全麵提供會計信息，應嚴格按照要求填製記賬憑證，同時要由專人對已經填製的記賬憑證嚴格審核，隻有經審核無誤的記賬憑證，才能作為記賬的依據。記賬憑證審核主要包括以下幾項內容：
（1）合規性審核。
根據執行會計製度和會計準則的規定，審核記賬憑證所確定的會計分錄是否合規、合法，也就是要求審核人員必須根據記賬憑證所附原始憑證的經濟內容，按照會計核算方法的要求，審核會計分錄的編製（主要是確定會計科目及其金額）是否準確無誤，同時審核記賬憑證是否附有審核無誤的原始憑證，所附原始憑證張數及其內容是否與記賬憑證一致。
（2）完整性審核。
根據記賬憑證的要素，逐項審核記賬憑證的內容是否按規定要求填製完整無缺，該項目是否按規定填寫齊全並按規定手續辦理。
（3）技術性審核。
根據記賬憑證的填製要求，審核記賬憑證的摘要，應借、應貸會計科目及金額，以及賬戶對應關係是否清晰、完整，核算內容是否符合會計製度和會計方法的要求。
在審核中如果發現差錯，應及時查明原因予以重填或予以更正，並由更正人員在更正處簽章。
1.13會計憑證如何傳遞與保管
1.會計憑證的傳遞
（1）會計憑證傳遞的作用。
會計憑證的傳遞是指會計憑證從編製時起到歸檔時止，在單位內部各有關部門及人員之間的傳遞程序和傳遞時間。為了能夠讓會計憑證正確及時地反映各項經濟業務，提供會計信息，發揮會計監督的作用，必須正確、及時地進行會計憑證的傳遞，不得積壓。正確組織會計憑證的傳遞，對於及時處理和登記經濟業務，明確經濟責任，實行會計監督，具有重要作用。
（2）會計憑證傳遞的注意事項。
各種記賬憑證所記載的經濟業務內容不同，涉及的部門和人員不同，辦理的經濟業務手續也不盡一致。組織會計憑證傳遞，必須遵循內部牽製原則，力求做到及時反映、記錄經濟業務。會計憑證在傳遞過程中必須注意：
①一切會計憑證的傳遞和處理，必須在會計報告期內完成，應當及時傳遞，不得積壓，不得跨期，否則勢必影響會計核算的正確性和及時性。
②會計憑證在傳遞過程中，既要做到完備嚴密，又要簡便易行。憑證的簽收、交接應當製定必要的製度，以保證會計憑證的安全與完整。
③應根據每種經濟業務的特點、內部組織機構和人員分工情況以及經營管理的需要，恰當規定會計憑證經由的必要環節，並據之恰當規定會計憑證的份數，做到既使各有關部門和人員能了解經濟業務的情況，及時辦理憑證手續，又避免憑證傳遞經過不必要的環節，以利於提高工作效率。
④要根據各個環節辦理經濟業務所必需的時間，合理規定憑證在各個環節停留的時間，以確保憑證及時傳遞。
2.會計憑證的保管
會計憑證是重要的經濟資料和會計檔案。每個單位在完成經濟業務手續和記賬以後，須按規定的立卷歸檔製度，形成會計檔案資料，以便日後查閱。
會計部門在記賬後，應定期（每日、每旬或每月）對各種會計憑證加以分類整理，將各種記賬憑證按照編號順序，連同所附的原始憑證折疊整齊，加具封麵、封底，裝訂成冊，並在裝訂線上加貼封簽。在封麵上，應寫明單位名稱、年度、月份、記賬憑證的種類、起訖日期、起訖號碼，以及記賬憑證和原始憑證的張數，並在封簽處加蓋會計主管的騎縫圖章。如果采用單式記賬憑證，在整理裝訂憑證時，必須保持會計分錄的完整。為此，應按憑證號碼順序還原裝訂成冊，不得按科目歸類裝訂。
會計憑證的保管期限和銷毀手續，必須嚴格按照會計製度的有關規定執行。一般會計憑證至少保存10年，重要的憑證須長期保存，會計憑證保存期滿需銷毀時，必須開列清單，按照規定的手續報經批準後方可銷毀。任何單位都不能隨意銷毀會計憑證。
(本章完)