1.做一個重要文件清單列表。及時整理所有計算機、外部硬盤、存儲磁盤和可能保存文件的任何位置，將所有重要文件及所在位置整理到一份列表中。
2.選擇重要的內容每天備份。對文件進行了解，決定每天要備份哪些內容。
3.定期備份。要保護你的重要信息和文件，除定期備份外，別無他法。
4.自動進行定期備份。由於手動備份比較耗時，需要嚴格履行，持之以恒，所以有些麻煩，你可采用自動備份工具自動為你定期備份重要文件。
5.你可以創建一個包含所有重要文件的刻錄文件夾。無論什麼時候你想備份這些文件的最新版本，隻需打開該刻錄文件夾，然後點按“刻錄”即可。
不要成為去處不明的人
工作中，常常會碰到這種事情，當上司叫某個員工時，那個員工竟去向不明。一般而言，上司召喚這個員工，必定有事，並且很可能是要緊的事，如果這個時候這個員工正好不在，那麼即使他平時很守紀律也會給上司留下不好的印象。
某食品企業正在召開有關中層領導參加的會議。與會的副經理王剛從會議室外打電話叫下屬張善過去，可是，張善偏偏不在，與他同辦公室的李德問副經理別人去行不行。他卻說：“不行，有一些資料必須由他來說明，他到底去哪裏了？”
李德先後詢問幾個同事，他們都不知道張善的去向。在這種情況下，王剛坐立不安，一方麵，會議上需要他說明的事情有可能就無法說清楚；另一方麵，在這麼多與會者麵前，特別是上級領導麵前，讓他感到連自己下屬的去向都掌握不了，麵子上也過不去。從此，王剛再也不會對張善有什麼賞識了。
其實工作中有很多類似的事情，有重要事情來臨時，上司總是非常忙碌不堪，並且陸續地發出指令，而此時你卻因某種原因不辭而別，給上司帶來困擾。
也許你的上司會抱怨、責備你說：“在這重要關頭時，那個家夥總是不在……”這樣，你就會給你的上司留下“不能信賴”“靠不住”的印象，因此，你的上司會認為你可能不再是那個好助手，自然就難以再對你委以重任。
如果上司不知道你在哪裏，不知道你在幹什麼，那麼他的直接感覺就是你什麼都沒幹，或者工作沒有計劃性和條理性，或者無法勝任重要工作。
因此，無論你去哪裏，要幹什麼，都不要成為去處不明的人。不要悶頭傻幹，幹的每件事都應讓上司知道，這樣在他的感覺裏你每天都在忙工作。不要悶頭研究指望某天一鳴驚人，悶頭的這段時間已經讓上司對你有了負麵的感覺！不僅指直接上司，更指上司的上司，多些彙報，讓上司知道你每天都在忙些什麼。
【智慧點金】如何避免成為去處不明的人？
以下建議可以幫你避免成為去處不明的人：
1.如果你預先知道公司開會，而且也知道會議的主題，你就應該能夠預料是否會牽涉到自己的工作範圍，所以當天最好不要走開。
2.如果你時常注意每月的例行事情，每日的工作進度，以及當天上司的行動，你就可以判斷這天能不能離開。
3.工作時間內，你要讓上司了解你的去向。如果你需要離開工作崗位的時間較長，在離開辦公室時，要把你的去處給上司或同事說清楚，而不要一聲不吭地離開。
4.要想不成為去處不明的人，最好的方法就是彙報你的去向。
上班時不要處理私人事務
上班時處理私人事務是老板最不能容忍的行為之一。可想而知，如果你在上班時間內處理私人事務，老板會認為你這樣的人不夠忠誠，不管是你出差在外，還是在公司裏處理個人私事，都是如此。
我們應該知道，公司是講求效益的地方，任何投入都必須緊緊圍繞著產出來進行。上班時處理私人事務，無疑是在浪費公司的資源和時間。
一位老板曾經這樣評價一位當著他的麵打私人電話的員工：“我想，他一定經常這樣做，否則他怎麼連我都不防？也許他沒有意識到這有違於職業道德。”其實，在老板看來，上班時間處理私人事務很大程度上反映了員工工作時的心態。因此，明智的老板通常把私人事務的多少，當作員工是否積極上進、安心本職工作的一個考核標準。下麵這個故事很值得我們深思：
雨燕在一家外貿公司上班，平時工作很緊張，但緊張之餘她還不忘利用公司電話跟幾個朋友眉飛色舞、手舞足蹈聊上八九分鍾。那些朋友都知道雨燕有這個習慣，他們也會在工作時間打電話給她，和她談一些無關緊要的事情。中午是打電話的最佳時間，因此，雨燕的午飯總是簡單迅速，因為她要打越洋電話給異國他鄉的親人和朋友。在同事的印象中，她總是抱著公司的電話在說笑。在她心情舒暢地跟朋友說笑時，已經忘記了自己周圍的同事，這既耽誤了自己的工作，也影響了同事們的工作，而且她朋友的工作也被影響。終於有一天，雨燕在上班時間處理私事的行為致公司漏接了一筆很大的業務，公司開始徹查此事，她受到了嚴厲懲罰。