正文 第16章 商務禮儀:遵規守矩,運籌帷幄(1)(2 / 3)

商務接待的禮儀

1.迎接客人的禮儀

要按照客人身份、職務等級安排不同人士迎接,級別較高、身份較高的客人,企業有關領導應親自迎接,對於一般客人,可以由部門經理或總經理秘書代為迎接。

2.招待客人的禮儀

客人抵達後,因旅途勞頓,不宜立即談公事。最好先將其安頓在待客廳或會議室休息,並端上茶水或飲料等,然後告訴客人就餐地點、時間,並將自己的聯係方式留下,以便及時聯絡。也可以陪客人聊一會兒,介紹一下當地的名勝古跡、人文趣事。但時間不宜過長,稍作介紹後,就應轉身離開,給客人留下充足的休息時間。

3.組織活動的禮儀

客人食宿問題安排好以後,應該按照接待方案組織客人參與一係列活動,如商務洽談、參觀遊覽等。客人在商務洽談、遊覽等活動中所提出的意見必須及時向有關領導反饋,盡可能滿足客人需求。活動結束後,安排時間讓有關領導和客人見麵,以示對客人的尊敬。倘若整個活動過程中,客人都沒有見到公司領導,必然會對公司產生看法,影響公司整體形象。如果客人有意要走,則應按照客人要求,為其安排返程時間,盡快為其預訂機票、車船票,安排專門人員和車輛為客人送行。

接待人員的引導方法和引導姿勢

(1)在走廊的引導方法。接待人員在客人兩三步之前,配合步調,讓客人走在內側。

(2)在樓梯的引導方法。當引導客人上樓時,應該讓客人走在前麵,接待人員走在後麵,若是下樓時,應該由接待人員走在前麵,客人在後麵,上下樓梯時,接待人員應該注意客人的安全。

(3)在電梯的引導方法。引導客人乘坐電梯時,接待人員先進入電梯,等客人進入後關閉電梯門,到達時,接待人員按“開”的鈕,讓客人先走出電梯。

(4)客廳裏的引導方法。當客人走入客廳,接待人員用手指示,請客人坐下,看到客人坐下後,才能行點頭禮離開。

禮儀為開業典禮增色

開業儀式,也稱開業典禮,是指在公司開業、項目完工、某一建築物正式動工,或是某項工程正式開始,為了表示慶祝,而按照相應的程序所舉行的一項專門的儀式。開業儀式一直非常受商界人士的青睞,主要是因為通過它可以因勢利導,對於商家自身事業的發展幫助很大。它既有助於擴大本公司的社會影響力,吸引社會各界的重視與關心,還能塑造出本公司的良好形象,提高自己的知名度與聲譽度,從而為自己的事業創造出一個新的起點。

開業儀式的籌備原則

開業儀式的籌備很重要,是整個儀式最為關鍵的一環,應遵循刪繁就簡,但卻不失熱烈、隆重的原則。在舉辦開業儀式以及為其進行籌備工作的整個過程中,在經費的支出方麵要節製、儉省,量力而行,反對鋪張浪費,不該花的錢千萬不要亂花。另外,主辦單位在籌備開業儀式時,既要遵行禮儀慣例,又要具體情況具體分析,認真策劃,注重細節,分工負責,一絲不苟。力求周密、細致,嚴防臨場出錯。而且要想方設法在開業儀式的進行過程中營造出一種歡快、喜慶、隆重同時又令人激動的氛圍,而不應令其過於沉悶、乏味。

開業儀式的輿論宣傳

舉辦開業儀式的主旨在於塑造本單位的良好形象,因此要對其進行必不可少的輿論宣傳,以吸引社會各界人士對自己的注意,爭取社會公眾對自己的認可或接受。為此一定要選擇有效的大眾傳播媒介,進行集中性的廣告宣傳。宣傳的內容上應包括:開業儀式舉行的具體時間、地點、開業之際對顧客的優惠、經營特色等。另外,進行輿論宣傳還可以邀請有關的大眾傳播界人士在開業儀式舉行之際進行現場采訪、現場報道等活動,以便對本單位進行進一步的正麵宣傳。

邀約來賓的禮儀

開業儀式影響的大小,實際上大部分取決於來賓的身份高低以及數量的多少。因此,要在力所能及的條件下,爭取多邀請一些來賓參加開業儀式。邀請時應優先考慮的重點有:地方領導、上級主管部門與地方職能管理部門的領導、合作單位與同行單位的領導、社會團體的負責人、社會賢達、媒體人員等富有影響力和號召力的人員。為了慎重起見,用以邀請來賓的請柬應認真書寫,並應裝入精美的信封,由專人提前送達對方手中,這樣,既顯示了對對方的尊重,又便於對方早做安排。

開業儀式的現場布置

開業儀式多在開業現場舉行,因此,開業的場地可以是正門之外的廣場,也可以是正門之內的大廳。按照慣例,舉行開業儀式時賓主都要站立,所以一般不用布置主席台或座椅。但如果為了顯示現場的隆重與主人的敬客,可在來賓特別是貴賓站立之處鋪設紅色地毯,並在場地四周懸掛標語、橫幅、彩帶、氣球等。另外,還應當在顯眼的地方擺放來賓贈送的花籃、牌匾。本單位的宣傳材料、來賓的簽到簿、待客的飲料等,也要提前準備好。對於音響、照明設備以及開業儀式舉行時所需使用的用具、設備,必須事先認真進行檢查、調試,以防其在使用時出現差錯。