當邀請上級主管部門、當地政府、行業組織的有關人員參加儀式時，切記不要勉強對方，以努力爭取為原則，並持著誠懇的態度。因為利用舉行交接儀式這一機會，可以使施工、安裝單位、接收單位，與上級主管部門、當地政府、行業組織進行多方接觸，這樣既可以宣傳自己的工作成績，又有助於有關各方之間進一步地相互理解和相互溝通，從而為自己創造更多的機會。
（2）交接儀式的現場布置。
應視交接儀式的重要程度，對舉行交接儀式的現場進行布置。舉行儀式的主要因素由全體出席者的具體人數、交接儀式的具體程序與內容以及是否要求對其進行保密等幾方麵而定。根據舉行交接儀式的規則，一般可將交接儀式的舉行地點安排在已經建設、安裝完成並已驗收合格的工程項目或大型設備所在地的現場。有時，也可根據具體的情況，安排在東道主單位本部的會議廳或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認可的其他場所。
（3）交接儀式的物品準備。
在交接儀式上，應由東道主提前準備需要使用的物品，其中作為交接象征之物的物品包括：驗收文件、一覽表、鑰匙等。另外，主辦交接儀式的單位，要為交接儀式的現場準備一些用以烘托喜慶氣氛的物品，在舉行交接儀式的現場四周，尤其是在正門入口處、幹道兩側、交接物四周，可懸掛一定數量的彩帶、彩旗、彩球，並放置一些色澤豔麗、花朵碩大的盆花，不僅烘托了氣氛，也美化了環境。在儀式上贈送禮品是必不可少的，其中禮品應突出其紀念性、宣傳性。
通常，來賓都會贈送一些祝賀性花籃，若這些花籃較多，可依照約定俗成的順序，將其呈一列擺放在主席台正前方，或是分成兩行擺放在現場入口處門外的兩側。但若來賓所贈的花籃甚少，就不用這樣做。
交接程序的禮儀
交接儀式的程序，具體是指交接儀式進行的各個步驟。不同內容的交接儀式，其具體程序往往各有不同。主辦單位在擬定交接儀式的具體程序時，必須遵守慣例執行原則和實事求是的原則。
交接的基本程序包括：
（1）宣布交接儀式開始。在宣布交接儀式開始之前，主持人應邀請有關各方人士在主席台上就座，宣布交接儀式正式開始後，全體應進行較長時間的鼓掌。
（2）奏國歌。全體人員必須肅立，奏國歌，並演奏東道主單位的標誌性歌曲。
（3）進行交接。由施工、安裝單位的代表，將有關的工程項目、文件及象征物品正式遞交給接收單位的代表。此時，雙方應麵帶微笑，雙手遞交、接受有關物品，之後，應該熱烈地握手。
（4）代表發言。這些發言，一般均為禮節性的，原則上講，每個人的發言時間應以三分鍾為準。
（5）儀式結束。此時，全體人員應再次進行較長時間的鼓掌。
參加交接儀式的禮儀
在交接儀式中，不論是東道主，還是到場來賓，都存在一個表現是否得體的問題。如果有人在儀式上表現失當，不僅會使交接儀式黯然失色，還會影響到有關各方的相互關係。
1. 東道主的禮儀
（1）儀容儀表。東道主一方參加交接儀式的人員，代表本單位的形象。所以要求其妝飾規範、服飾得體、舉止大方有禮。在交接儀式舉行期間，不允許東道主一方的人員交頭接耳，或嬉笑、打鬧。
（2）待人友好。東道主一方的全體人員都應當自覺地樹立起主人翁意識。一旦來賓提出問題或有需求時，都要全力相助。即使自己力不能及，也要向對方說明原因，並且及時向有關方麵進行反映，使相關問題得以解決。
2. 來賓的禮儀
（1）準時到場。若無特殊原因，接到邀請後，應正點抵達，為主人捧場。若不能出席，則應盡早通知東道主，以防在儀式舉行時來賓甚少，使氣氛冷淡。
（2）致以祝賀。接到正式邀請後，被邀請者即應盡早以單位或個人的名義發出賀電或賀信，向東道主表示熱烈祝賀。有時，被邀請者在出席交接儀式時，將賀電或賀信麵交東道主，也是可行的。不僅如此，被邀請者在參加儀式時，還須鄭重其事地與東道主一方的主要負責人分別握手，並口頭道賀。
（3）預備賀詞。如果來賓與東道主關係密切，還須提前預備一份書麵賀詞。賀詞的內容應當簡明扼要，主要是為了向東道主一方道喜祝賀。
（4）準備賀禮。為表示祝賀之意，可向東道主一方贈送一些賀禮，如花籃、牌匾、賀幛等。
交接儀式的注意事項
在參加交接儀式時，不論是東道主一方還是來賓一方，都存在一個表現是否得體的問題。
①儀表整潔。東道主一方參加交接儀式的人員，必須要求他妝容規範、服飾得體、舉止大方。
②保持風度。在交接儀式舉行期間，不允許東道主一方的人員東遊西逛、交頭接耳、打打鬧鬧。在為發言者鼓掌時，不允許厚此薄彼。