茶話會的與會者，除主辦單位的會務人員外，均為來賓。邀請哪些方麵的人士參加茶話會，往往與其主題存在著直接的因果關係。因此，主辦單位在籌辦茶話會時，必須圍繞其主題，來確定與會人員，尤其是確定好主要的與會者。在一般情況下，茶話會的主要與會者，大體上可分為五種情況：本單位的顧問、本單位代表、合作的夥伴、社會的賢達、各方麵人士。
3．確定茶話會的時間
根據國際慣例，舉行茶話會的最為合適的時間是下午4點鍾左右。有些時候，也可將其安排在上午10點鍾左右。對於一次茶話會到底舉行多久的問題，可由主持人在會上隨機應變，靈活掌握。在一般情況下，一次成功的茶話會，大都講究適可而止。若是將其限定在一個小時至兩個小時之內，效果會更好一些。
4．確定茶話會的地點
按照慣例，適宜舉行茶話會的大致場地主要有以下幾種：
（1）主辦單位的會議廳。
（2）主辦單位負責人的私家客廳。
（3）主辦單位負責人的私家庭院或露天花園。
（4）賓館的多功能廳。
（5）高檔的營業性茶樓或茶室。
5．茶話會座次的安排
安排茶話會與會者具體的座次，可參照以下方法：
環繞式。就是不設立主席台，把座椅、沙發、茶幾擺放在會場的四周，不明確座次的具體尊卑，而聽任與會者在入場後自由就坐。這一安排座次的方式，與茶話會的主題最相符，也最流行。
散座式。散座式排位，常見於在室外舉行的茶話會。它的座椅、沙發、茶幾四處自由地組合，甚至可由與會者根據個人要求而隨意安置。這樣就容易創造出一種寬鬆、愜意的社交環境。
圓桌式。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在周圍自由就坐。圓桌式排位又分下麵兩種形式：一是適合人數較少的，僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌，而請全體與會者在周圍就坐。二是在會場上安放數張圓桌，請與會者自由組合。
主席式。在茶話會上，這種排位是指在會場上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就座，並且按照常規就座。
另外，茶話會的會場布置要盡量雅致一些，應設顏色淡雅、品質高貴的花，讓來賓感到清新、雅致。
6．預備茶點
商務禮儀規定，在茶話會上，不必上主食，不安排品酒，隻向與會者提供一些茶點。
茶話會議程的禮儀
在宣布會議正式開始之前，主持人應當提請與會者各就各位，並且保持安靜。而在會議正式宣布開始之後，主持人還可對主要的與會者略加介紹。其中，主辦單位負責人的講話是很重要的一個環節。因此主辦單位主要負責人的講話，應以闡明此次茶話會的主題為中心內容。為了確保與會者在發言中直言不諱、暢所欲言，通常，主辦單位事先均不對發言者進行指定與排序，也不限製發言的具體時間，而是提倡與會者自由地進行即興式的發言。在茶話會結束之前，主持人可略作總結。隨後，即可宣布茶話會至此結束並散會。
茶話會現場發言的禮儀
茶話會上，主持人應在現場上審時度勢，因勢利導地引導與會者的發言，並且控製會議的全局。現場發言在茶話會上舉足輕重。茶話會假如沒有人踴躍發言，或者是與會者的發言嚴重脫題，都會導致茶話會的最終失敗。當大家爭相發言時，主持人決定先後。當沒有人發言時，主持人引出新的話題；或者懇請某位人士發言。會場發生爭執時，主持人要出麵勸阻。在每位與會者發言前，主持人可以對發言者略作介紹。發言的前後，主持人要帶頭鼓掌致意。
茶話會與會者的發言以及表現必須得體。在要求發言時，可以舉手示意，但也要注意謙讓，不要爭搶。不管自己有什麼高見，都不要打斷別人的發言。肯定成績時，要力戒阿諛奉承。提出批評時，不能諷刺挖苦。切忌當場表示不滿，甚至私下裏進行人身攻擊。
茶話會上茶點的講究
對於用以待客的茶葉與茶具，必須要精心進行準備。選擇茶葉時，在力所能及的情況下，應盡力挑選上等品，不要以次充好。在選擇茶具時，最好選用陶瓷器皿，並且講究茶杯、茶碗、茶壺成套，千萬不要采用塑料杯、不鏽鋼杯、搪瓷杯、玻璃杯或紙杯，也不要用熱水瓶來代替茶壺。值得注意的是，在茶話會上向與會者所供應的點心、水果或地方風味小吃，品種要對路、數量要充足，並且要便於取食。因此，最好同時將擦手巾一並上桌。
沙龍活動中的禮儀
人們將主要在室內進行的專門的社交性聚會稱之為沙龍。沙龍在我國，尤其是在商界也非常流行。商界人士看中沙龍這種社交的形式，主要是因為它形式自然、內容靈活、品位高雅，可以使渴望友誼、注重信息的人們，既正規而又輕鬆愉快地與其他人進行交際。
沙龍的類型
社交性沙龍。由較熟識的朋友、同事結成的定期或不定期的聚會，如同鄉聯誼會等。
學術性沙龍。由職業、興趣相同或相近的人組成的，以探討某一學術問題為主要目的。