美國的卡耐基在教授別人期間，有一位公司的經理去拜訪他，看到卡耐基幹淨整潔的辦公桌感到很驚訝。他問卡耐基說：“卡耐基先生，你沒處理的信件放在哪兒呢？”
卡耐基說：“我所有的信件都處理完了。”
“那你今天沒幹的事情又推給誰了呢？”經理緊追著問。
“我所有的事情都處理完了。”卡耐基微笑著回答。看到這位公司經理困惑的神態，卡耐基解釋說：“原因很簡單，我知道我所需要處理的事情很多，但我的精力有限，一次隻能處理一件事情，於是我就按照所要處理的事情的重要性，列一個順序表，然後就一件一件地處理。結果，完了。”說到這兒，卡耐基雙手一攤，聳了聳肩膀。
“噢，我明白了，謝謝你，卡耐基先生。”幾周以後，這位公司的老板請卡耐基參觀其寬敞的辦公室，對卡耐基說：“卡耐基先生，感謝你教給了我處理事務的方法。過去，在我這寬大的辦公室裏，我要處理的文件、信件等等，都是堆得和小山一樣，一張桌子不夠，就用三張桌子。自從用了你說的法子以後，情況好多了，瞧，再也沒有沒處理完的事情了。”
這位公司的老板，就這樣找到了處理事務的辦法，幾年以後，他成為了美國社會成功人士中的佼佼者。我們為了個人事業的發展，也一定要根據事情的輕重緩急，製訂出一個事情表來。我們可以每天早上製訂一個先後表，然後再加上一個進度表，就會更有利於我們向自己的目標前進了。
3.把重要的事情放在首位
法國著名作家格雷寫過小品文《成功的公分母》。他一生探索所有善於推銷自己的人成功共享的分母。他發現這個分母不是勤奮地工作、好運氣或精明的人際關係，雖然這些都是非常重要的。一個似乎超過所有其他因素的因素--把首要的事放在首位。你可以用這個觀點去衡量自己：你做到這一點了嗎？
（1）設定事情的優先順序
時間管理的一種簡單而有效的方法是去設定事情的優先順序，一般可以分為以下四種類型：①重要而緊急；②重要但不緊急；③緊急但不重要；④不緊急也不重要。
重要而且緊急的工作是指事情非常重要，而且需要立即行動。此類事情帶給人們較大的壓力。比如老板緊急交辦的工作、重要客戶來訪、家人臨時生病住院、不擅長的必修科目隔天要期末考試等。
重要但不緊急的事情對個人而言是很有意義的，可能是許久的盼望或長遠的目標。通常這類事情極負挑戰性，困難程度也大。最常見的例如參加考試、年底的婚禮、下星期應聘工作麵試等。
緊急但不重要的事情本身並不重要，但因為時間，需要趕快采取行動，例如接電話、換尿布、煮飯、處理郵件等。
不緊急而且不重要的事情，本身沒有迫切完成的壓力，而且並不重要，例如打電話和老同學閑聊、唱卡拉OK、逛街、看電視、寫問候信等。
基本上，我們可以先記錄每周的時間流水賬，然後將每周的事情依重要性與急迫性分為上列四種類型。設定事情的優先順序很簡單，重要的是要克服這種一般人常有的心理傾向：逃避壓力，選擇處理那些容易、快速完成的事情。
（2）充分利用最顯效率的時間
如果你把最重要的任務安排在一天裏你幹事最有效率的時間去做，你就能花較少的力氣，做完較多的工作。何時做事最有效率？各人不同，需要自己摸索。
登山時，本來爬得很累，氣喘如牛，但是，當看到山頂時，頓時感到精神百倍，一般人都有這種經驗。
大部分的人在工作接近結束時，效率都會提高。因為“快結束了”這種心理上的安定感，對工作效率有很好的影響，心理學上稱為“周末效果”。另外在一星期當中，大多是在等到星期五，一度低落的工作效率，才會漲高。這也是“周末效果”。
我們非常同意日本成功學大師多湖輝的觀點：“周一病”，是因為周日剛休息後，有種乏力的感覺；再加上“今天開始，又要工作一星期”的壓力，通常周一工作效率都不高。到了星期二這種心情會消失，再度精力充沛。星期三、四後，工作效率又逐漸降低。但是，到了星期五就會覺得“這個星期快結束了，可以休息”，這種“結束效應”可使工作效率上升。這就是多湖輝所說的“周末效率”，應該善加利用。
要使一個星期的工作維持一定水準，就要安排擅長的工作於周一開始去做；不擅長或太過厭惡的工作，則安排在周末做。
周末做些厭惡、不擅長的事，即使工作不順利，也會認為反正明天休息，可以再做。心情也就平靜下來，反而做得更好。因為阻礙工作效率的元凶之一，就是“焦躁”。因此；應多加利用“周末效果”。
一般人都有自己情況最佳的時段。例如：早上到中午的“早晨型”；午後才有精神的“白晝型”；等別人都睡了才起來的“夜貓型”等各類型。但一般人都是上午精神較好，下午兩點最差的“早晨型”。